2021/9 | Fachbeitrag | Digitalisierung

5 Fakten, die für Business Messenger sprechen

Dezentrales Arbeiten ist zwar (noch) kein Standard in Unternehmen, aber weitaus mehr als eine Ausnahme. Ein elementarer Faktor, den diese Arbeitsform neu prägt, ist die interne Kommunikation. Trotz aller Flexibilität von New Work: Ein hohes Nachrichtenaufkommen und unterschiedlichste Kommunikationstools erschweren es Kollegen, Informationen zu überblicken. Hinzu kommt die Herausforderung, mobile Arbeitskräfte, die nur selten über eine dienstliche E-Mail-Adresse oder ein mobiles Endgerät verfügen, durchgängig mit allen Neuigkeiten zu versorgen. Ein Tool, das - im Sinne von New Work - alle Mitarbeiter orts- und geräteunabhängig miteinander verbindet und sowohl der DSGVO als auch den individuellen Compliance-Anforderungen gerecht wird, ist ein Business Messenger. Warum Unternehmen auf einen Business Messenger setzen sollten, zeigen folgende fünf Fakten.

Bildquelle: (C) Teamwire

Fakt 1: Es gibt ihn doch, den Unterschied zwischen Messenger im Privatgebrauch und Unternehmenskontext

WhatsApp, Signal, Telegram und Threema - die Änderung der WhatsApp-Datenschutzbestimmungen und die damit verbundene Nutzerabwanderung zu sicheren Alternativ-Apps waren zuletzt in aller Munde. Ohne Frage: Alle genannten Messenger zeichnen sich durch ihre leichte Bedienbarkeit aus und setzen Standards für den Privatgebrauch. Aber sollte man sie im Business-Bereich nutzen? Eindeutig "Nein". Denn sie bieten keine Funktionen, die auf die Bedarfe von Unternehmen abgestimmt sind.

Fakt 2: Consumer-App Funktionen ? Business Messenger Funktionen

Das Verschicken von GIFs und Emoticons ist im privaten Gebrauch ein schönes Gimmick. Was aber für Funktionen braucht man eigentlich im unternehmerischen Kontext? Ein Business Messenger ist für mobile Endgeräte und Desktop-PCs gleichermaßen optimiert, sodass sich zwischen mobilen Arbeitskräften und Office-Kollegen eine kommunikative Brücke schlagen lässt. Zudem bietet er zahlreiche Business-Funktionen, die die Anwendungsfälle von Unternehmen abdecken: Gruppenchats, Alarmierungen bei kritischen Ereignissen, Live-Standort-Übermittlung, Umfragen und Status-Nachrichten. Letztere sind ideal, um Mitarbeiter in das Unternehmensgeschehen stärker einzubinden. Das stärkt das Employee Engagement und sorgt für ein stärkeres Wir-Gefühl.

Fakt 3: Der IT-Administrator behält die Hoheit über die Nutzerverwaltung

Anders als bei nutzerverwalteten Consumer-Apps steuert der IT-Administrator den Business Messenger zentral über ein Portal bzw. Dashboard. Er kann Benutzerrechte festlegen, ein organisationsweites Adressbuch einrichten, Nachrichten revisionssicher archivieren und externe Gastzugänge hinzufügen. So ist sichergestellt, dass Unternehmen ihre individuellen Compliance-Anforderungen jederzeit einhalten und keine Sicherheitslücken riskieren.

Fakt 4: Keine Sorgen um Datensouveränität und -sicherheit

Spätestens seit dem Privacy Shield-Urteil, mit dem der Europäische Gerichtshof den Datentransfer in die USA, ohne Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO, für unzulässig erklärt hat, sollten Unternehmen Consumer-Apps und andere US-Anbieter-Tools meiden. Daten, die in einem DSGVO-konformen Business Messenger entstehen, sind idealerweise in einem IS0 27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in der EU oder On-Premise in den eigenen Räumlichkeiten gespeichert.

Fakt 5: Crawl, Walk, Run - Von der simplen Nutzung hin zu automatisierten Prozessen

Eine weitere Stärke: Offene APIs erlauben, anderen Systeme, wie CRM und ERP, an das bestehende Ökosystem nahtlos anzubinden. Dadurch lassen sich Prozesse automatisieren und Workflows beschleunigen - ein enormer Effizienz- und Produktivitätsgewinn. Außerdem ermöglicht eine WhatsApp for Business-API, dass Mitarbeiter mit Kunden und externen Stakeholdern einfach kommunizieren können. Während sie weiterhin WhatsApp for Business nutzen, kommen die Nachrichten bei den Mitarbeitern im sicheren Business Messenger an.


Der Autor:

Tobias Stepan ist Gründer und Geschäftsführer der Teamwire GmbH, die sich auf sicheres und souveränes Instant-Messaging für Unternehmen, Behörden und Blaulicht-Organisationen spezialisiert hat. Zuvor setzte er als Berater Wachstums- und Sanierungsprojekte bei Hightech-Unternehmen um und baute das Europa-Geschäft des amerikanischen IT-Start-ups Servo bis zum Exit an die japanische Kii Corporation auf. Er engagiert sich für die mobile Digitalisierung und ein starkes, europäisches IT-Ökosystem.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Implosionen im Büro - oder: Was nach dem Homeoffice übrig bleibt

Gehören Sie auch zu den Anhängern flexibler Arbeitsorte und Homeoffice? Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen auch schon seit zehn oder sogar zwanzig Jahren sowohl remote, hybrid und mobil als auch gleichzeitig physisch? Lange Zeit wurde diese Praxis noch etwas belächelt: Wer nicht einmal ein zentrales Office mit Arbeitsplätzen für alle zur Verfügung hatte, galt als unkonventionell. Heute ist es vö...

Weiterlesen

Home-Office: Bleibt das implizite Wissen auf der Strecke?

WISSENplus
Die Euphorie, endlich im Home-Office arbeiten zu können, verpufft zunehmend. Stattdessen wächst die Erkenntnis, dass "etwas" fehlt: Das Zwischenmenschliche, die Arbeitsfreude oder das gemeinsame Feiern von Erfolgen. Dabei bemühen sich Führungskräfte darum, sozialen Kontakt mit und zwischen ihren Mitarbeitern zu gestalten, indem sie virtuelle Küchen schaffen, sich mit ihrem Team zum Mit...

Weiterlesen

Mehrwert für die deutsche Industrie: Semantische Technologien machen Komplexität beherrschbar

Die technische Dokumentation ist eins von vielen Feldern, in denen semantische Technologien und Wissensgraphen in der Industrie wertschöpfend eingesetzt werden können. Noch viel zu wenig Unternehmen aber nutzen Mehrwert und Möglichkeiten dieser Technologien. Drei Experten aus Wissenschaft und Industrie klären auf über die spezifischen Einsatzgebiete von semantischen Technologien in technischen Dokumen...

Weiterlesen

Smarte Projektplanung ohne PC

Beim Planen komplexer Projekte gilt es meist, viele Bereiche und Menschen mit teils unterschiedlichen Interessen zu integrieren. Einfach und für alle anschaulich gelingt dies mit der Roadmap-Methode, bei der statt mit Laptops und PCs mit ein paar Tapetenbahnen und Tischkärtchen gearbeitet wird....

Weiterlesen

Die Bedeutung der elektronischen Patientenakte für die Gesundheitsbranche

Hier eine Röntgenaufnahme, dort ein Blutbild - und beim nächsten Arzt beginnt alles wieder von vorn: Viele Untersuchungen wären vermeidbar, wenn Patienten ihre Krankengeschichte mit allen Befunden stets bereithalten könnten. Ermöglichen soll dies die elektronische Patientenakte (ePA). Sie gilt als Meilenstein in der Digitalisierung des Gesundheitswesens, wirft bei Patienten, Arztpraxen und Kliniken abe...

Weiterlesen

Wohlfühlatmosphäre im Büro: So wirken sich positive Sitzmöbel und Co. aus

Das Büro wird immer mehr zur Symbiose aus Arbeitsplatz und Freizeitgestaltung. Viele Arbeitnehmer verbringen viel mehr Zeit im Büro und im Kollegenkreis als in ihrer Freizeit zu Hause. Mit dem Wandel in Arbeitszeit-Modellen haben sich auch die Ansprüche an das Büro und die damit verbundene Wohlgefühl-Atmosphäre geändert. Rückzugsorte, kleine Meeting-Bereiche oder die individuelle Arbeitsplatzg...

Weiterlesen

Digital lernen – mit Erfolg

WISSENplus
Das vergangene Jahr hat vieles im Unternehmensalltag umgewälzt - und den Bedarf an neuen Kompetenzen sowie neuem Wissen noch deutlicher gemacht. Gleichzeitig waren klassische Präsenz-Weiterbildungen viel schwieriger umsetzbar. Wo zuvor im Seminarraum gemeinsam gelernt und diskutiert wurde, bedurfte es neuer Herangehensweisen, um Lernen auch während der Pandemie weiter möglich zu machen. Damit kon...

Weiterlesen

Innovationsmanagement: Die Rolle der Führungskraft

WISSENplus
Innovationen sind so wichtig wie nie: Wer nicht vorbereitet ist und agil auf unvorhersehbare Entwicklung reagiert, büßt seine Wettbewerbsfähigkeit ein. Erfolge sind von der Innovationsfähigkeit der Organisation und den strategischen Entscheidungen des Managements abhängig. Sie können Innovationen antreiben oder stoppen. So lassen sich durch das Ausloben einer Innovationsprämie wahre Ideenfeuerw...

Weiterlesen