2023/4 | Fachbeitrag | Digitalisierung

4 Kernprobleme des Modern Workplace - und wie sie sich lösen lassen

Die hybride Arbeitsweise hat sich inzwischen weitestgehend in den Unternehmen etabliert und ist vor allem von Mitarbeitenden gewünscht - aber auch Arbeitgeber haben dadurch Vorteile. Viele IT-Abteilungen sind bei der Etablierung und dem Betrieb moderner Arbeitsplätze allerdings noch mit diversen Herausforderungen konfrontiert. Dazu zählen unter anderem die gestiegene Komplexität der IT-Landschaft, hoher Kostendruck, mehr Support-Tickets bei gleichzeitig fehlenden personellen Ressourcen, höhere Ansprüche an die Nutzungsfreundlichkeit von Endgeräten, Lösungen und Prozessen, verschärfte Anforderungen an die IT-Sicherheit sowie gesellschaftliche und politische Anforderungen an ein umweltgerechteres Wirtschaften.

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

Die Liste an Herausforderungen ist lang und macht es Unternehmen und deren IT-Fachkräften nicht leicht, einen reibungslosen Betrieb ihres Digital Workplace sicherzustellen. Die folgenden Lösungen und Konzepte sollten IT-Fachkräfte daher für sich evaluieren:

1. Kernproblem: Komplexität der IT-Landschaft und Unternehmensprozesse

Wollen Unternehmen moderne Arbeitsplätze bereitstellen, sehen sie sich vor allem technologisch mit einem teils enormen Ausmaß an Komplexität konfrontiert: durch die Vielzahl an Innovationen in der Branche, durch heterogene Geräte- und Systemlandschaften und in manchen Fällen auch global verteilte Mitarbeitende in unterschiedlichen Zeitzonen. IT-Abteilungen müssen dafür sorgen, dass alle Bestandteile der Infrastruktur ineinandergreifen sowie reibungslos und effizient zusammenarbeiten. Ein Unified-Endpoint- Management-System (UEM) kann der IT dabei helfen, komplexe und heterogene Gerätelandschaften zu verwalten und abzusichern. Denn nicht nur die Anforderungen von Unternehmen ändern sich stetig, auch entwickeln die Hersteller ihre Systeme ständig weiter. Dieses Potenzial schöpfen einige Unternehmen noch nicht aus. Sie sollten daher regelmäßig ihre Anforderungen und Use Cases überprüfen: Welche Szenarien möchte das Unternehmen umsetzen? Bietet das genutzte System diese Möglichkeiten? Beispielsweise verwalten laut der von EBF durchgeführten Modern-Workplace-Studie nur 25 Prozent der befragten Unternehmen neben ihren mobilen auch ihre Desktop-Geräte mit der UEM-Plattform. Bei den Mac-Geräten sind es ebenfalls lediglich 28 Prozent. Dabei wäre es ein echter Arbeitgebervorteil, wenn Mitarbeitende mit ihrem favorisierten Betriebssystem arbeiten könnten.

Doch die IT hat aufgrund des enormen Workloads oft nicht die Kapazitäten, kontinuierlich den Überblick über Innovationen zu behalten, geschweige denn deren Möglichkeiten auszuschöpfen. Daher sollten Unternehmen überlegen, ob Managed Services eine sinnvolle Ergänzung ihres IT-Teams sein können - gerade in Zeiten von fehlenden Fachkräften. Sie unterstützen die IT-Abteilungen dabei, sich auf ihre Kernthemen zu konzentrieren.

Mit der technologischen Komplexität einher geht auch eine steigende Anzahl der Geschäftsbeziehungen zu verschiedenen Dienstleistern, Lieferanten und Partnern, die Unternehmen managen müssen. Viele Organisationen wünschen sich daher zunehmend ganzheitliche Lösungen aus einer Hand. Eine engere Zusammenarbeit von Dienstleistern und Herstellern im Sinne eines Ökosystems ist bereits in einigen Bereichen Realität - dass sich das in Zukunft noch weiter intensiviert, ist zu erwarten. Vereinzelt gibt es hier schon erste Plattformen, über die Unternehmen viele Produkte und Services rund um den Digital Workplace an zentraler Stelle kaufen, beauftragen und verwalten können. Auch die Abrechnung kann dann zentral erfolgen.

Für das bessere Zusammenspiel verschiedener Technologien untereinander und mit administrativen Prozessen - wie zum Beispiel das UEM mit anderen Systemen - investieren Telekommunikationsanbieter, Dienstleister und Softwarehersteller vermehrt in weitere und besser nutzbare APIs.

2. Kernproblem: eSIM-Technologie stärkt die Nutzungsfreundlichkeit

Wenn Prozesse und Strukturen weniger komplex sind und einen reibungslosen Ablauf gestatten, steigert das die Nutzungsfreundlichkeit für Anwender:innen und IT gleichermaßen. Die IT ist stets gefordert, sich mit neuen Möglichkeiten und Verbesserungspotenzialen auseinanderzusetzen, wie zum Beispiel aktuell bei der eSIM ("embedded" SIM). Vorreiter für eine kommende Entwicklung ist Apple mit dem Launch des neuen iPhones auf dem US-Markt, das sich ausschließlich per eSIM betreiben lässt. Ein Fach für eine physische SIM gibt es nicht mehr - eine Entwicklung, die kurz- bis mittelfristig auch in Europa für den Betrieb von mobilen und IoT-Geräten (Internet-of-Things-Geräten) zu erwarten ist. Die eSIM-Technologie sorgt auf verschiedenen Ebenen für mehr Komfort: Nutzer:innen sparen sich das Warten auf die klassische SIM-Karte, wenn sie ein neues Endgerät ortsunabhängig in Betrieb nehmen möchten. Außerdem bietet die eSIM mehr Flexibilität. So lassen sich zum Beispiel benötigte Auslandstarife einfach remote buchen und aktivieren.

Auch die Inbetriebnahme neuer Geräte wird durch die eSIM deutlich vereinfacht -Nutzer:innen sind nach wenigen Klicks produktiv. Zudem spart dies Plastik und Transportkosten. Während die eSIM im privaten Bereich schon Anwendung findet, sehen sich Unternehmen bei der Einführung und Verwaltung aktuell noch mit einigen Herausforderungen konfrontiert: Um Geräten eine eSIM zuzuweisen, diese zu aktivieren oder bei Bedarf wieder zu entziehen, gilt es, Daten aus verschiedenen Quellen wie Mobilfunkvertrag und UEM-System miteinander zu verknüpfen. Erste Tools, die genau dies in Verbindung mit einer UEM-Plattform ermöglichen, befinden sich bereits auf dem Markt.

3. Kernproblem: Remote- und Hybrid-Arbeit als Bedrohung für die IT-Sicherheit

Bei allen Vorteilen des digitalen Arbeitens heißt es dennoch, die IT-Sicherheit nicht außer Acht zu lassen, denn gerade Remote-Arbeitsplätze sind häufig das Ziel von Cyberattacken. Hier muss die Balance zwischen User Experience und Sicherheit bei sämtlichen Prozessen gewahrt sein. Ein gutes Beispiel dafür: Conditional Access. Hier wird die Authentifizierungsmethode beim Einloggen in Anwendungen an den jeweiligen Kontext angepasst. Neben dieser Lösung und der klassischen Firewall trägt zusätzliche Sicherheitssoftware wie eine Mobile-Threat-Defense-Lösung (MTD) dazu bei, Endgeräte besser abzusichern.

Hierbei kommen vermehrt intelligente Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz) und ML (Machine Learning) zum Einsatz, die es gestatten, den Modern Workplace besser zu schützen. KI- und ML-basierte Endpoint-Security-Programme können Sicherheitsbedrohungen automatisiert identifizieren, überprüfen und blockieren. Das passiert, indem das Programm Geräte- und Netzwerkaktivitäten sowie Software durchgehend scannt und anhand von Merkmalen überprüft. Unternehmen können im Vorfeld definieren, welche Bedrohungsszenarien die Lösung nach Erkennen selbstständig blockieren soll und wann Administrator:innen zur näheren Prüfung hinzuzuziehen sind. Ist das der Fall, erhalten die IT-Administrator:innen eine Benachrichtigung und müssen Auffälligkeiten en Detail prüfen. Für KI- und ML-basierte Securitylösungen ist es erforderlich, immer mehr Erfahrungen in der inviduellen Umgebung des Unternehmens zu sammeln. Daher gilt es, nach der Implementierung einer solchen Lösung Zeit einzuplanen, in der die KI die Prozesse, Strukturen und Bewegungen der IT-Infrastruktur "kennenlernt". Wird dies beachtet, können KI- und ML-basierte Lösungen einen guten Beitrag leisten, die Sicherheit zu erhöhen und die IT-Abteillung zu entlasten. Durch den Lernprozess und das ständige Suchen nach Abweichungen sind sie auch in der Lage, aktuelle Bedrohungen wie Zero Day Exploits zu erkennen.

4. Kernproblem: Politik und Stakeholder erwarten Konzepte für mehr Nachhaltigkeit

Nicht nur die unternehmenseigenen Ressourcen gilt es zu schonen, sondern auch die Umwelt. Um den erhöhten Anforderungen an Nachhaltigkeit gerecht zu werden, führt beispielsweise ein Umdenken bei der Beschaffung und Nutzung von Hardware ans Ziel. Wurden Geräte jüngst alle zwei Jahre ausgetauscht, entscheiden sich heute immer mehr Unternehmen zu nachhaltigeren und kosteneffizienteren Lösungen: hin zum Leasing, zum Kauf gebrauchter Geräte und/oder zu Recyclingkonzepten. Diese und andere nachhaltigkeitsfördernde Maßnahmen werden zukünftig eine immer größere Rolle spielen.

Auch beim Betrieb von Rechenzentren - seien es die eigenen oder solche in der Cloud - gibt es noch viel Luft nach oben. Denn diese sind für einen hohen CO2-Ausstoß verantwortlich. Hier ist bereits absehbar, dass neben dem Wunsch, einen Beitrag im Kampf gegen die Klimakrise zu leisten, auch strengere Gesetzesvorgaben zukünftig dafür sorgen, dass neue Konzepte notwendig werden, um den CO2-Ausstoß zu verringern oder die Abwärme besser zu nutzen.

Fazit: New Work braucht neue Konzepte und Technologien

Der moderne Arbeitsplatz ist heute kein Nice-to-have mehr, sondern betriebliche Notwendigkeit und somit längst Realität. Doch es ist und bleibt eine Herausforderung, wollen Unternehmen ihren Mitarbeitenden den Wunsch nach der flexiblen Arbeitsorganisation erfüllen und gleichzeitig ihre IT nicht überlasten. Dies zu meistern wird nur durch den Einsatz moderner, intelligenter Technologien gelingen. Zudem sind ein Umdenken und neue Konzepte in vielerlei Hinsicht gefragt, etwa was Lösungen aus einer Hand oder das Thema Nachhaltigkeit betrifft.

Der Autor:

Der studierte Informatiker Marco Föllmer ist IT-Experte und Geschäftsführer der?EBF-EDV Beratung Föllmer GmbH aus Köln und leitet die Bereiche IT-Services und Development. Mit einem rund 100-köpfigen Team begleitet er Unternehmen bei der individuellen Transformation zum digitalen Arbeitsplatz. Als IT-Dienstleister bietet die EBF dabei alles von der Konzeption über Implementierung, Managed Services, individuelle Entwicklungsleistungen bis zum Hosting. Seit der Unternehmensgründung 1994 gemeinsam mit Markus Adolph leiten beide die Geschäfte der EBF mit viel Leidenschaft und gestalten den Markt mit visionären Ideen und eigenen Produkten mit.

Web: https://ebf.com