2020/5 | Praxis Wissensmanagement | Dokumentenmanagement
Veränderung als Chance nutzen!
Die heutige Arbeitswelt ist dynamischer als je zuvor! Sie verlangt von Organisationen, sich ständig zu hinterfragen und ihre Abläufe zu verbessern. Kleinere und größere Change-Prozesse sind daher allgegenwärtig und aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Um Veränderungen rasch und effektiv umzusetzen, ist eine transparente Kommunikation einer der wichtigsten Grundpfeiler. Nur wenn alle Beteiligten gut "abgeholt" werden, kann die Transformation gelingen. Mit WBI wird diese Mammut-Aufgabe zum Kinderspiel!
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Ein praktisches und effektives Wissensmanagement bietet Hilfe im Umgang mit Veränderungen des Arbeitsalltags. Neue - oder angepasste - Abläufe können rasch und flächendeckend kommuniziert werden, wodurch sie sofort in den laufenden Betrieb einfließen. Die Change-Projekte sind einfach umsetzbar, da aktuelle Stände jederzeit einsehbar und damit transparent sind. Die praxisorientierte WBI®Methode sowie die anwenderfokussierte Software WIVIO sind optimale Arbeitswerkzeuge, die es jeder Organisation ermöglichen, Verbesserungen schnell zu realisieren. Und zwar in diversen Bereichen, die meist ineinander übergehen:
Rasche Informationsverteilung
Wesentliche Änderungen müssen meistens zeitnah im Arbeitsablauf integriert werden. Eine wirksame und schnelle Verteilung der wichtigen Informationen ist dabei erfolgskritisch. In WIVIO werden die Anpassungen einfach in Wissensdokumenten (WiDoks) eingetragen und durch die Aufgabe "Lesen" an die gewünschten Personen verteilt. Diese erhalten umgehend eine Mitteilung via E-Mail und können ihre Tätigkeiten entsprechend anpassen. Zusätzlich sind die aktualisierten Abläufe auf Knopfdruck im System auffindbar - zu jeder Zeit und von jedem Ort.
Einheitlicher Wissensstand
Der zentrale Zugang zu Unternehmenswissen garantiert einen einheitlichen Informationsstand über die gesamte Organisation hinweg. Allgemeine Neuerungen werden mithilfe von WiDoks global verteilt und stehen zentral in WIVIO zur Verfügung. Diese Dokumente werden nicht direkt verschickt - daher gibt es auch nur eine (!) Dokumentenversion. Somit haben alle Mitarbeiter denselben - aktuellen - Informationsstand und der Kommunikationsaufwand reduziert sich deutlich.
Zielgruppenorientierte Kommunikation
Veränderte Arbeitsprozesse, die ausschließlich eine bestimmte Zielgruppe betreffen, können dezidiert an diese kommuniziert werden. Die automatische Benachrichtigung via Aufgabe "Lesen" stellt sicher, dass die User exakt jene Informationen erhalten, die für sie relevant sind. Somit werden die ohnehin meist überfüllten E-Mail-Postfächer geschont und die Mitarbeiter können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren.
Einfache Kollaboration
Das gemeinsame Arbeiten an WiDoks ermöglicht das Einbringen individueller Ideen. Alles, was sichtbar ist, kann bearbeitet werden - die endgültige Freigabe liegt allerdings beim Inhaltsverantwortlichen des jeweiligen Dokuments. Vorschläge und Gedanken können gesammelt, aufbereitet und bewertet werden, wodurch eine hochwertige Wissensbasis entsteht. Das frühzeitige Miteinbeziehen der Mitarbeiter schafft zudem Vertrauen und erhöht die Akzeptanz des Systems.
Nachvollziehbare Entscheidungen
Die Umgestaltung von Prozessen erfordert häufig einen langen Entscheidungsweg. Die Grundlage bilden WiDoks, die die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Optionen behandeln. Dadurch erhalten die Verantwortlichen einen umfassenden Überblick, der die Entscheidungsfindung deutlich erleichtert. Das Sichern der Alternativvorschläge sowie die Begründung der Entscheidung in WIVIO ermöglichen die spätere Nachvollziehbarkeit. Natürlich ist die vollständige Revisionssicherheit gegeben!
Wissensmanagement erfolgreich einführen - mit WBI
Je nach Organisationsgröße und gewählter Methode, kann die Einführung von Wissensmanagement zu einem umfangreichen und langfristigen Projekt werden. Wie bei vielen anderen Dingen auch, ist gute Planung hier die halbe Miete!
Die zweitwichtigste Voraussetzung ist ein Tool, das sich leicht bedienen lässt und schnell verstanden wird. Ein selbsterklärendes System mit praktischen Features - wie WIVIO - erleichtert den Einstieg erheblich. Die einheitliche Darstellung, z.B. in Form von gängigen Office-Dokumenten, verbessert die Lesbarkeit. Durch die Nutzung dieser Standardsoftware fällt es den Nutzern außerdem leicht, Informationen zu erfassen, zu bearbeiten und aufzunehmen. Ein intelligenter Suchalgorithmus unterstützt dabei, das Gesuchte auch tatsächlich rasch zu finden. Das schafft Akzeptanz und motiviert die Mitarbeiter, ihre Erfahrungen sowie ihr Know-how mit anderen zu teilen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was ein Wissensmanagementsystem können sollte, dann fordern Sie das kostenlose Whitepaper zu diesem Thema an: www.wbi.at/wms