2020/7 | Fachbeitrag | Digitalisierung

Die E-Rechnung kommt! Fristen, Hintergründe & Chancen

von Thomas Kuckelkorn

Inhaltsübersicht:

Unternehmen sollten die E-Rechnung als Chance begreifen. Über das Rechnungswesen hinaus schafft sie die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Prozesse. Und garantiert ihnen die Wettbewerbsfähigkeit am Markt. Die papierlose Übermittlung hilft beim Bürokratieabbau, indem sie Vorgänge standardisiert und automatisiert. Sie ist umweltbewusst, schont personelle Ressourcen und beschleunigt Prozesse. Zudem steigert sie die Qualität der Daten, da Fehler durch manuelle Übertragung entfallen.

Der zeitliche Ablauf

Bereits im April 2014 haben das Europäische Parlament und der Rat die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet. Sie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen von beispielsweise Verwaltungen, Hochschulen oder Krankenhäusern. Während die Verordnung etwa in Österreich, der Schweiz, Italien und Ungarn längst umgesetzt ist, mahlen die bürokratischen Mühlen hierzulande gemächlicher. Sukzessive wurden in Deutschland erst der Bund, dann die Länder und Kommunen zur Umsetzung verpflichtet. Als Letzte sind nun deren Lieferanten und Dienstleister gefragt: Ab Ende November müssen sie ihre Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in vorgeschriebener digitaler Form erbringen. Ausnahmen gibt es nur wenige, wie etwa Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Wer jetzt meint, er könne künftig einfach seine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken, irrt. Die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung gibt genaue Vorgaben in Bezug auf Inhalt und Format. Nach ERechV gilt die XRechnung als Standard. Sofern sie der ERechV entsprechen, sind auch andere Formate möglich, etwa ZUGFeRD 2.0.

Die Lösung: ein cloudbasierter Dienst

Diverse Softwareunternehmen bieten für die Abwicklung von E-Rechnungen Standard-Lösungen an, die im Bestfall in die bestehende Unternehmenssoftware und -technik integriert werden können. Inzwischen ist es jedoch unrealistisch, bis zum 27. November ein Produkt auszuwählen und zu implementieren. Softwareanbietern, deren Produkte noch nicht ERechV-konform sind, läuft ebenfalls die Zeit davon: Inzwischen ist es kaum noch möglich, etwa eine ERP-Lösung um die nötigen Funktionalitäten zu erweitern.

Unproblematisch ist hingegen die Auslagerung der Prozesse in einen cloudbasierten Dienst. Der Service funktioniert denkbar einfach: Unternehmen, die eine E-Rechnung benötigen, schicken ein Dokument als PDF an eine spezifische E-Mail-Adresse. Eine Capture-Plattform in der Cloud erkennt die relevanten Daten wie Rechnungs- und Kundennummer, Kontodaten etc. Schließlich bekommen die Unternehmen eine compliancekonforme Rechnung nach ERechV zurück. Auch Softwareanbieter können von diesem Dienst profitieren, indem sie ihn in ihr Portfolio integrieren.

Flexibel, skalierbar, sicher

Hohe Flexibilität, größtmögliche Datensicherheit und optimierte Arbeitsprozesse - das sind die großen Pluspunkte eines cloudbasierten Dienstes. Wer diesen Service nutzt, spart Kosten für den Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur und deren Instandhaltung. Rentabel ist zudem das Abrechnungsmodell "Pay-per-Use": Der Anwender zahlt pro Rechnung statt für eine Softwarelizenz, bei der Laufzeit und Datenvolumen festgelegt sind. Ein Cloud-Spezialist bietet außerdem höchste Sicherheitsstandards, die gerade für KMU schwer realisierbar sind.

Das Fazit: Die Rechnungsabwicklung gemäß ERechV ist ohne viel Aufwand und große Investitionen möglich, und sie bietet den hiesigen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Doch die Zeit tickt! Wer in der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt mit Mitbewerbern Schritt halten will, muss sich sputen!

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

On-Premise und Hardware sind von gestern: Vor allem KMU profitieren von der neuen Generation der IT-Infrastruktur

Schon längst ist klar: On-Premise und Hardwareinstallationen in den eigenen Unternehmenswänden sind auslaufende Modelle der IT-Welt. Doch noch immer halten viele Unternehmer und CIOs daran fest, ihre Software innerhalb der eigenen IT-Landschaft zu hosten und Hardware zu kaufen. "Angst vor Kontrollverlust in Bezug auf Daten und Sicherheit ist hier nach wie vor der große Punkt, der Unternehmer erfahrungsge...

Weiterlesen

Digitale Souveränität: Welcher Investitionen bedarf es?

WISSENplus
Mit Techniken wie Cloud Computing, Internet of Things (IoT), Advanced Intelligent Tape (AIT), Industrie 4.0 und Künstliche Intelligenz (KI) durchzieht die digitale Transformation mittlerweile so gut wie alle Bereiche des Lebens. ITK-Infrastrukturen werden immer größer und komplexer und verändern sich aufgrund der Bereitstellung und Nutzung von Technologien aus unterschiedlichsten Ländern immer sc...

Weiterlesen

In the Loop: Input & Output Management verknüpfen

WISSENplus
In der Kommunikation gilt: Des einen Input ist des anderen Output - und umgekehrt. Im Sinne eines ganzheitlichen Informationsmanagements sollten daher dokumentenbasierte Prozesse als "Closed Loop" technisch und organisatorisch verknüpft sein....

Weiterlesen

Intelligente Unternehmenssuche hält Knowledge Management lebensfähig

Wenn die Beschäftigten eines Unternehmens mit einer Knowledge-Management-Infrastruktur erst nach Informationen und Wissen suchen müssen, hat der Knowledge Manager im Grunde schon versagt. Denn eigentlich, so die Theorie, sollte er nur die Struktur kommunizieren, die er für das Wissen der Organisation aufgebaut hat. Dann müsste jeder sofort wissen, wo das gerade benötigte Wissen zu finden ist. Mit...

Weiterlesen

Digitalisiert & vernetzt: Daten im (Work-)Flow

Daten gelten als Gold des 21. Jahrhunderts. Sie haben sich als vierter Produktionsfaktor neben Boden, Arbeit und Kapital fest etabliert. In vielen Organisationen tragen sie - als elementarer Wissensbaustein - mittlerweile sogar mit mehr als 60 Prozent zur Wertschöpfung bei. Doch trotz ihrer wachsenden Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit werden Daten in vielen Organisationen nach wie vor vernachlässig...

Weiterlesen

Führen auf Distanz: Darauf kommt es an!

WISSENplus
Beim Führen von Mitarbeitern auf Distanz und Kommunizieren mit ihnen über digitale Medien zeigen viele Führungskräfte Verhaltensunsicherheiten. Dies gilt es zu beheben, wenn die digitale Kommunikation ein fester Bestandteil der Regelkommunikation wird - zum Beispiel weil mehr Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice arbeiten....

Weiterlesen

Fernwartung: Durchblick dank Datenbrille

WISSENplus
Das Reiseverbot während der Coronakrise stellt Industrieunternehmen bei Aufbau und Inbetriebnahme neuer Anlagen vor Herausforderungen, denn die benötigten Spezialisten können nicht mehr anreisen. So kann es bei einer Inbetriebnahme zu Fehlern kommen, die vor Ort behoben werden müssen. Das so genannte Troubleshooting gestaltet sich - ohne sich ein eigenes Bild von der Situation machen zu können - ...

Weiterlesen

Business Messaging: Die Zukunft der mobilen Kommunikation

Mailen Sie noch oder chatten Sie schon? Messenger-Dienste sind aus der privaten Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Auch im beruflichen Bereich gewinnen sie zunehmend an Relevanz. Dabei ist das Thema gar nicht so neu, wie man vermuten mag. Bereits 2001 nennt Gartner den Begriff "Enterprise Instant-Messaging" erstmals in seinem Hype Cycle. Und 2007 konstatiert der Marktforschungsexperte, dass En...

Weiterlesen