Neben dem heterogenen Ablagesystem wurden die Papierdokumente zudem in mehreren verstreuten Räumen aufbewahrt. Immer wenn ein HR-Mitarbeiter eine Personalakte benötigte, beanspruchte das Auffinden des richtigen Ordners unverhältnismäßig viel Zeit. Als weitere Herausforderung kam hinzu, dass der Standort stetig gewachsen ist. Ende des Jahres 2017 hat thyssenkrupp in Schönebeck eine neue, 3.000 Quadratmeter große Produktionshalle eröffnet und 65 zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen. Um die gestiegene Arbeitslast zu bewältigen, galt es, die HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus hat Schönebeck die Organisationsstruktur seiner HR-Abteilung auf das Business Partner-Modell umgestellt: Anstatt sich auf einen Aufgabenbereich, wie etwa die Lohnbuchhaltung, zu spezialisieren, betreuen die Personalverantwortlichen jetzt als HR-Experten jeweils eine Unternehmenseinheit umfassend bei allen HR-Themen. Die digitale Prozessoptimierung mit der Personalmanagementlösung hat diese Transformation begleitet und ermöglicht.
Da bereits ein anderer Standort forpeople einsetzte, fiel die Entscheidung für die digitale Aktenlösung nicht schwer. Schönebeck beschloss, die Software als Cloud-Service zu nutzen, weshalb vom ersten Kontakt mit forcont bis zur Inbetriebnahme nur ein knappes Jahr verging. Das neue Tool hat die administrative Arbeit enorm erleichtert. Mitarbeiterstammdaten aus dem Lohnabrechnungssystem DATEV und der unternehmenseigenen Mitarbeiterdatenbank werden über einen Konnektor automatisch in die digitale Personalakte übertragen. Somit liegen jetzt sämtliche Daten zu einem Mitarbeiter zentral in der digitalen Aktenlösung vor. Das aufwändige Suchen nach Papierordnern ist passé. In der digitalen Akte erhalten die Nutzer mit wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dokumente lassen sich dank Volltextsuche in Sekundenschnelle auffinden. Auch das Erstellen von Dokumenten ist deutlich einfacher: Um etwa die Bestätigung einer Bonuszahlung aufzusetzen, wählt der HR-Verantwortliche in der digitalen Akte eine Word-Vorlage aus. Die Anwendung fügt die Daten des betreffenden Mitarbeiters automatisch ein; lediglich die Höhe des Bonusbetrags ist manuell einzutragen.
Christian Schröder, Personalleiter bei thyssenkrupp Presta Schönebeck GmbH, erläutert: "Jede Minute, die wir als HR-Team bei der Administration einsparen und für das wertschöpfende Geschäft gewinnen können, ist Gold wert. So gesehen haben wir mit der Einführung von forpeople einen echten Schatz an Ressourcen gehoben. Endlich bleibt uns genügend Zeit für wichtige Aufgaben wie die Betreuung von Führungskräften oder die Personalentwicklung. Davon profitieren die Mitarbeiter, das Unternehmen - und nicht zuletzt wir als HR-Verantwortliche: Nicht mehr in erster Linie Verwalter von Daten zu sein, sondern auch unsere beratende und strategische Rolle voll ausfüllen zu können, ist für unser Team äußerst befriedigend."
Durch schlankere, effiziente Personalprozesse ist die HR-Abteilung für die gewachsenen Anforderungen gerüstet. Mehr noch, sie verfügt jetzt über einen Handlungsspielraum, der es ihr erlaubt, wertsteigernd zur Unternehmensentwicklung beizutragen. An diesen Erfolg will thyssenkrupp Presta Schönebeck anknüpfen und plant, den Funktionsumfang der digitalen Akte weiter auszuschöpfen. Im nächsten Schritt sollen Führungskräfte und auch der Betriebsrat eigene Zugänge zu der Lösung erhalten, um Freigabeprozesse zu vereinfachen - beispielsweise die Freigabe von Dokumenten oder die Zustimmung des Betriebsrats zu einer Neueinstellung. Zudem ist angedacht, das Employee Self Service-Modul einzuführen, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch einfacher mit dem HR-Team kommunizieren können.
Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelz...
Viele KI-Projekte scheitern nicht an der Technologie selbst, sondern an fehlender Wertlogik, isolierten Pilotansätzen und mangelnder Integration in reale Prozesse, Entscheidungen und Systemlandschaften. Weil Technologie alleine nicht ausreicht, um Prozesse, Geschäftsmodelle und Entscheidungslogiken nachhaltig zu verändern, gilt es, die fünf entscheidenden Prinzipien einer wirklich erfolgreichen KI-Trans...
In den vergangenen Monaten hat sich eine nie dagewesene Offenheit für neue Arbeitsweisen, Homeoffice und Remote Work etabliert. Was viele Arbeitnehmer freut, bedeutet für Unternehmen und IT-Verantwortliche jedoch eine echte Herausforderung: Mitarbeitern sicheren Zugang zu Dokumenten, Daten und Applikationen bieten sowie eine enge Zusammenarbeit und effiziente Prozesse auch remote ermöglichen. Moder...
Digitale Souveränität ist zu einem zentralen Schlagwort der Verwaltungsmodernisierung geworden. Doch was bedeutet sie konkret - und wie lässt sie sich praktisch umsetzen? Johanna Wende, Leiterin des Geschäftsbereichs Government bei IBM Deutschland, erklärt im Interview, warum digitale Souveränität vor allem Wahlfreiheit bei Technologien bedeutet, welche Rolle eine übergreifende Datenstrategie s...
In diesem Jahr erreicht der Hype-Zyklus von KI seinen ersten Tiefpunkt und wir erleben eine Welle von eingestellten Projekten. Viele Unternehmen müssen erkennen, dass sie KI ohne ganzheitliche Strategie eingesetzt haben. Folgerichtig wird es eine deutliche Verlagerung von taktischen Maßnahmen hin zu strategischen Ansätzen geben. In den nächsten Monatn gehören diejenigen zu den Gewinnern, die diszi...
CMS ist eine der zehn größten internationalen Anwaltskanzleien. Sie ist in 70 Städten in 43 Ländern vertreten - mit 75 Standorten weltweit. Aufgrund einer Fusion mit den Kanzleien Nabarro und Olswang im Jahr 2017 hatte es CMS mit einer heterogenen IT-Landschaft zu tun. Doch die Digitalisierung macht auch vor der Rechtsbranche keinen Halt. Ein immer schnelleres Wachstum und die hohen Anforderungen ...
Generative KI verspricht erhebliche Produktivitätsgewinne in der Wissensarbeit: Texte, Analysen, Konzepte oder Codes können in kürzester Zeit erstellt werden. In vielen Organisationen wird KI daher primär als Effizienzwerkzeug eingeführt - mit messbaren kurzfristigen Erfolgen. Eine aktuelle PwC-Studie beziffert das Produktivitätswachstum im Zeitraum 2018 - 2024 in den Branchen, die am stärksten ...
Im Jahr 2050 besteht die Weltbevölkerung aus ca. 9,7 Milliarden klimabewussten Smart Citizens. Sie leben länger und haben mittlerweile das Weltall und die Tiefen des Ozeans als weitere Verkehrsinfrastrukturen erobert. Aber welche agilen Errungenschaften stecken dahinter? Wie haben sich die Menschen im Jahr 2050 auf der Erde entwickelt und welche Innovationen haben sie zu einer solchen Agilität befähigt?...
Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration
Cookie Einstellungen
Wir verwenden Cookies, um Ihre Erfahrung zu verbessern. Wählen Sie aus, welche Cookies Sie zulassen möchten. Sie können Ihre Auswahl jederzeit in unserer Datenschutzerklärung ändern.
