Neben dem heterogenen Ablagesystem wurden die Papierdokumente zudem in mehreren verstreuten Räumen aufbewahrt. Immer wenn ein HR-Mitarbeiter eine Personalakte benötigte, beanspruchte das Auffinden des richtigen Ordners unverhältnismäßig viel Zeit. Als weitere Herausforderung kam hinzu, dass der Standort stetig gewachsen ist. Ende des Jahres 2017 hat thyssenkrupp in Schönebeck eine neue, 3.000 Quadratmeter große Produktionshalle eröffnet und 65 zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen. Um die gestiegene Arbeitslast zu bewältigen, galt es, die HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus hat Schönebeck die Organisationsstruktur seiner HR-Abteilung auf das Business Partner-Modell umgestellt: Anstatt sich auf einen Aufgabenbereich, wie etwa die Lohnbuchhaltung, zu spezialisieren, betreuen die Personalverantwortlichen jetzt als HR-Experten jeweils eine Unternehmenseinheit umfassend bei allen HR-Themen. Die digitale Prozessoptimierung mit der Personalmanagementlösung hat diese Transformation begleitet und ermöglicht.
Da bereits ein anderer Standort forpeople einsetzte, fiel die Entscheidung für die digitale Aktenlösung nicht schwer. Schönebeck beschloss, die Software als Cloud-Service zu nutzen, weshalb vom ersten Kontakt mit forcont bis zur Inbetriebnahme nur ein knappes Jahr verging. Das neue Tool hat die administrative Arbeit enorm erleichtert. Mitarbeiterstammdaten aus dem Lohnabrechnungssystem DATEV und der unternehmenseigenen Mitarbeiterdatenbank werden über einen Konnektor automatisch in die digitale Personalakte übertragen. Somit liegen jetzt sämtliche Daten zu einem Mitarbeiter zentral in der digitalen Aktenlösung vor. Das aufwändige Suchen nach Papierordnern ist passé. In der digitalen Akte erhalten die Nutzer mit wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dokumente lassen sich dank Volltextsuche in Sekundenschnelle auffinden. Auch das Erstellen von Dokumenten ist deutlich einfacher: Um etwa die Bestätigung einer Bonuszahlung aufzusetzen, wählt der HR-Verantwortliche in der digitalen Akte eine Word-Vorlage aus. Die Anwendung fügt die Daten des betreffenden Mitarbeiters automatisch ein; lediglich die Höhe des Bonusbetrags ist manuell einzutragen.
Christian Schröder, Personalleiter bei thyssenkrupp Presta Schönebeck GmbH, erläutert: "Jede Minute, die wir als HR-Team bei der Administration einsparen und für das wertschöpfende Geschäft gewinnen können, ist Gold wert. So gesehen haben wir mit der Einführung von forpeople einen echten Schatz an Ressourcen gehoben. Endlich bleibt uns genügend Zeit für wichtige Aufgaben wie die Betreuung von Führungskräften oder die Personalentwicklung. Davon profitieren die Mitarbeiter, das Unternehmen - und nicht zuletzt wir als HR-Verantwortliche: Nicht mehr in erster Linie Verwalter von Daten zu sein, sondern auch unsere beratende und strategische Rolle voll ausfüllen zu können, ist für unser Team äußerst befriedigend."
Durch schlankere, effiziente Personalprozesse ist die HR-Abteilung für die gewachsenen Anforderungen gerüstet. Mehr noch, sie verfügt jetzt über einen Handlungsspielraum, der es ihr erlaubt, wertsteigernd zur Unternehmensentwicklung beizutragen. An diesen Erfolg will thyssenkrupp Presta Schönebeck anknüpfen und plant, den Funktionsumfang der digitalen Akte weiter auszuschöpfen. Im nächsten Schritt sollen Führungskräfte und auch der Betriebsrat eigene Zugänge zu der Lösung erhalten, um Freigabeprozesse zu vereinfachen - beispielsweise die Freigabe von Dokumenten oder die Zustimmung des Betriebsrats zu einer Neueinstellung. Zudem ist angedacht, das Employee Self Service-Modul einzuführen, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch einfacher mit dem HR-Team kommunizieren können.
Auf Server Nr. 1 eine E-Mail versenden, mit Tool Nr. 2 ein neues Projekt erfassen und in Software Nr. 3 Rechnungen verwalten - für alle digitalen Prozesse gibt es unterschiedliche Insellösungen. Unternehmen sind sich häufig nicht bewusst, wie zeitaufwändig und kostenintensiv eine derart verteilte Softwarelandschaft ist. Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme arbeiten anders: Intelligent vern...
Bei der Enno Roggemann GmbH & Co. KG gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an. Innerhalb kürzester Zeit digitalisierte der Holzgroßhändler seine Auftragsabwicklung an allen neun Standorten. Die Einführung der All-in-One-Software für Telematik und digitales Auftragsmanagement erfolgte schrittweise und orientierte sich konsequent an den bestehenden Prozessen. Heute profitieren das rund ...
Call-Recording ist zwar kein rechtliches Minenfeld, erfordert aber Sorgfalt. Strafrechtlich müssen sich Unternehmen bei Erkennbarkeit der Aufzeichnung keine Sorgen machen. Datenschutzrechtlich ist - zumindest nach Auffassung der Datenschutzbehörden - eine informierte Einwilligung erforderlich. "Die lässt sich niedrigschwellig gestalten", weiß Dr. Carsten Ulbricht, IT-Rechtsanwalt bei Menold Be...
Wie sieht eigentlich das "Neue Normal" in den Personalabteilungen aus? Gibt es bleibende Veränderungen oder geht es nach dem Krisenmanagement wieder zurück zu "business as usual"? Im Rahmen einer meta | five Studie wurden daher im Mai 2020 rund 50 Unternehmensvertreter, vorwiegend führende Mitarbeitende aus Personal-Abteilungen verschiedener Branchen dazu befragt, inwieweit sich ihr beruflicher Alltag du...
Webinare boomen. Damit sie nicht zur langweiligen Werbeveranstaltung verkommen, sollten Veranstalter nutzwertigen Inhalt bieten. Ein wenig Marketing und professionelle Technik helfen außerdem dabei, Events über das Netz zu füllen und möglichst viele interessante Menschen zu erreichen....
Viele Unternehmen starten ihre KI-Initiativen mit der Auswahl eines Tools, stellen später aber fest, dass sie den konkreten Nutzen kaum beziffern können. Eine Lünendonk-Studie zeigt, wie groß diese Lücke ist: Nur 30 Prozent der Unternehmen schaffen es, mehr als ein Viertel ihrer KI-Prototypen in den operativen Betrieb zu überführen. Als Ursache nennt die Studie vor allem organisatorische Faktoren, ni...
Der E-Commerce wächst immer weiter: 2019 erzielte der deutsche Online-Handel einen Rekordumsatz von 72,6 Milliarden Euro, so der Bundesverband E-Commerce und Versandhandel (bevh). Kein Wunder, denn in Zeiten von Over-Night-Zustellung, kostenlosem Versand- und Rückversand ist Online-Shopping so bequem wie nie zuvor. Diese Entwicklungen stellen Logistiker vor immense Herausforderungen und sorgen auf d...
Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelz...