Neben dem heterogenen Ablagesystem wurden die Papierdokumente zudem in mehreren verstreuten Räumen aufbewahrt. Immer wenn ein HR-Mitarbeiter eine Personalakte benötigte, beanspruchte das Auffinden des richtigen Ordners unverhältnismäßig viel Zeit. Als weitere Herausforderung kam hinzu, dass der Standort stetig gewachsen ist. Ende des Jahres 2017 hat thyssenkrupp in Schönebeck eine neue, 3.000 Quadratmeter große Produktionshalle eröffnet und 65 zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen. Um die gestiegene Arbeitslast zu bewältigen, galt es, die HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus hat Schönebeck die Organisationsstruktur seiner HR-Abteilung auf das Business Partner-Modell umgestellt: Anstatt sich auf einen Aufgabenbereich, wie etwa die Lohnbuchhaltung, zu spezialisieren, betreuen die Personalverantwortlichen jetzt als HR-Experten jeweils eine Unternehmenseinheit umfassend bei allen HR-Themen. Die digitale Prozessoptimierung mit der Personalmanagementlösung hat diese Transformation begleitet und ermöglicht.
Da bereits ein anderer Standort forpeople einsetzte, fiel die Entscheidung für die digitale Aktenlösung nicht schwer. Schönebeck beschloss, die Software als Cloud-Service zu nutzen, weshalb vom ersten Kontakt mit forcont bis zur Inbetriebnahme nur ein knappes Jahr verging. Das neue Tool hat die administrative Arbeit enorm erleichtert. Mitarbeiterstammdaten aus dem Lohnabrechnungssystem DATEV und der unternehmenseigenen Mitarbeiterdatenbank werden über einen Konnektor automatisch in die digitale Personalakte übertragen. Somit liegen jetzt sämtliche Daten zu einem Mitarbeiter zentral in der digitalen Aktenlösung vor. Das aufwändige Suchen nach Papierordnern ist passé. In der digitalen Akte erhalten die Nutzer mit wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dokumente lassen sich dank Volltextsuche in Sekundenschnelle auffinden. Auch das Erstellen von Dokumenten ist deutlich einfacher: Um etwa die Bestätigung einer Bonuszahlung aufzusetzen, wählt der HR-Verantwortliche in der digitalen Akte eine Word-Vorlage aus. Die Anwendung fügt die Daten des betreffenden Mitarbeiters automatisch ein; lediglich die Höhe des Bonusbetrags ist manuell einzutragen.
Christian Schröder, Personalleiter bei thyssenkrupp Presta Schönebeck GmbH, erläutert: "Jede Minute, die wir als HR-Team bei der Administration einsparen und für das wertschöpfende Geschäft gewinnen können, ist Gold wert. So gesehen haben wir mit der Einführung von forpeople einen echten Schatz an Ressourcen gehoben. Endlich bleibt uns genügend Zeit für wichtige Aufgaben wie die Betreuung von Führungskräften oder die Personalentwicklung. Davon profitieren die Mitarbeiter, das Unternehmen - und nicht zuletzt wir als HR-Verantwortliche: Nicht mehr in erster Linie Verwalter von Daten zu sein, sondern auch unsere beratende und strategische Rolle voll ausfüllen zu können, ist für unser Team äußerst befriedigend."
Durch schlankere, effiziente Personalprozesse ist die HR-Abteilung für die gewachsenen Anforderungen gerüstet. Mehr noch, sie verfügt jetzt über einen Handlungsspielraum, der es ihr erlaubt, wertsteigernd zur Unternehmensentwicklung beizutragen. An diesen Erfolg will thyssenkrupp Presta Schönebeck anknüpfen und plant, den Funktionsumfang der digitalen Akte weiter auszuschöpfen. Im nächsten Schritt sollen Führungskräfte und auch der Betriebsrat eigene Zugänge zu der Lösung erhalten, um Freigabeprozesse zu vereinfachen - beispielsweise die Freigabe von Dokumenten oder die Zustimmung des Betriebsrats zu einer Neueinstellung. Zudem ist angedacht, das Employee Self Service-Modul einzuführen, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch einfacher mit dem HR-Team kommunizieren können.
Input Management ist eine Herausforderung, vor allem für Dienstleister auf Massenmärkten. Während ein menschlicher Bearbeiter aus dem Kontext in der Regel nach ein paar Minuten erkennt, in welchen Prozess, an welchen Bearbeiter oder in welche Akte er ein Dokument einsortieren sollte, muss ein Input Management System dafür per Hand konfiguriert werden. Für jede Regel und häufig zahlreiche Abweichungen...
Hybrides Arbeiten ist vom Krisenmodus zum Standard geworden. Für viele Wissensarbeitende gehört die durch Homeoffice gewonnene Flexibilität inzwischen zu den beliebtesten Benefits und gilt heute vielerorts als nicht mehr verhandelbar. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis jedoch eine strukturelle Herausforderung: Besonders für junge Talente droht die Freiheit hybrider Arbeit in Isolation umzuschlag...
In den vergangenen Jahren hat sich Customer Experience stark professionalisiert: Wir haben gelernt, Kundensignale systematisch zu erfassen und diese über Dashboards, automatisierte Reports und NPS‑Tracking im Unternehmen verfügbar zu machen. Diese Grundlagenarbeit war wichtig - und sie war eine echte Stärke moderner CX‑Teams. Noch nie wussten Unternehmen so viel über ihre Kunden wie heute. Und doch ...
Ob bei politischen Verantwortungsträgern oder in den Medien: Virologen und Epidemiologen waren in den letzten Wochen die gefragtesten Interviewpartner. Wissenschaftler haben es geschafft, wieder on-vogue zu sein. Man glaubt ihnen wieder mehr, als so genannten Gesundheitsexperten - die zwar wenig wirklich fachlichen Hintergrund besitzen, dafür aber voll gefüllte Seminarhallen und geschliffene Marketing-K...
Auf Server Nr. 1 eine E-Mail versenden, mit Tool Nr. 2 ein neues Projekt erfassen und in Software Nr. 3 Rechnungen verwalten - für alle digitalen Prozesse gibt es unterschiedliche Insellösungen. Unternehmen sind sich häufig nicht bewusst, wie zeitaufwändig und kostenintensiv eine derart verteilte Softwarelandschaft ist. Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme arbeiten anders: Intelligent vern...
Künstliche Intelligenz gilt als einer der zentralen Treiber für Effizienz und Innovation in Unternehmen. In der Praxis zeichnet sich jedoch häufig ein anderes Bild: Während einzelne, isolierte Anwendungsfälle beeindruckende Ergebnisse liefern, scheitert die breite Skalierung von KI-Initiativen oft. Viele Projekte bleiben hinter den Erwartungen zurück oder werden nach ersten Tests gar nicht erst i...
Wie sieht eigentlich das "Neue Normal" in den Personalabteilungen aus? Gibt es bleibende Veränderungen oder geht es nach dem Krisenmanagement wieder zurück zu "business as usual"? Im Rahmen einer meta | five Studie wurden daher im Mai 2020 rund 50 Unternehmensvertreter, vorwiegend führende Mitarbeitende aus Personal-Abteilungen verschiedener Branchen dazu befragt, inwieweit sich ihr beruflicher Alltag du...
Aufgrund der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von jetzt auf gleich ins Homeoffice schicken. Dabei wurde schnell klar, dass sich bisherige Abläufe radikal änderten. Organisationen, die bereits ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz haben, waren und sind hier deutlich im Vorteil. Denn sie können sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter auch in ihren eigenen v...
Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration
Cookie Einstellungen
Wir verwenden Cookies, um Ihre Erfahrung zu verbessern. Wählen Sie aus, welche Cookies Sie zulassen möchten. Sie können Ihre Auswahl jederzeit in unserer Datenschutzerklärung ändern.