Neben dem heterogenen Ablagesystem wurden die Papierdokumente zudem in mehreren verstreuten Räumen aufbewahrt. Immer wenn ein HR-Mitarbeiter eine Personalakte benötigte, beanspruchte das Auffinden des richtigen Ordners unverhältnismäßig viel Zeit. Als weitere Herausforderung kam hinzu, dass der Standort stetig gewachsen ist. Ende des Jahres 2017 hat thyssenkrupp in Schönebeck eine neue, 3.000 Quadratmeter große Produktionshalle eröffnet und 65 zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen. Um die gestiegene Arbeitslast zu bewältigen, galt es, die HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus hat Schönebeck die Organisationsstruktur seiner HR-Abteilung auf das Business Partner-Modell umgestellt: Anstatt sich auf einen Aufgabenbereich, wie etwa die Lohnbuchhaltung, zu spezialisieren, betreuen die Personalverantwortlichen jetzt als HR-Experten jeweils eine Unternehmenseinheit umfassend bei allen HR-Themen. Die digitale Prozessoptimierung mit der Personalmanagementlösung hat diese Transformation begleitet und ermöglicht.
Da bereits ein anderer Standort forpeople einsetzte, fiel die Entscheidung für die digitale Aktenlösung nicht schwer. Schönebeck beschloss, die Software als Cloud-Service zu nutzen, weshalb vom ersten Kontakt mit forcont bis zur Inbetriebnahme nur ein knappes Jahr verging. Das neue Tool hat die administrative Arbeit enorm erleichtert. Mitarbeiterstammdaten aus dem Lohnabrechnungssystem DATEV und der unternehmenseigenen Mitarbeiterdatenbank werden über einen Konnektor automatisch in die digitale Personalakte übertragen. Somit liegen jetzt sämtliche Daten zu einem Mitarbeiter zentral in der digitalen Aktenlösung vor. Das aufwändige Suchen nach Papierordnern ist passé. In der digitalen Akte erhalten die Nutzer mit wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dokumente lassen sich dank Volltextsuche in Sekundenschnelle auffinden. Auch das Erstellen von Dokumenten ist deutlich einfacher: Um etwa die Bestätigung einer Bonuszahlung aufzusetzen, wählt der HR-Verantwortliche in der digitalen Akte eine Word-Vorlage aus. Die Anwendung fügt die Daten des betreffenden Mitarbeiters automatisch ein; lediglich die Höhe des Bonusbetrags ist manuell einzutragen.
Christian Schröder, Personalleiter bei thyssenkrupp Presta Schönebeck GmbH, erläutert: "Jede Minute, die wir als HR-Team bei der Administration einsparen und für das wertschöpfende Geschäft gewinnen können, ist Gold wert. So gesehen haben wir mit der Einführung von forpeople einen echten Schatz an Ressourcen gehoben. Endlich bleibt uns genügend Zeit für wichtige Aufgaben wie die Betreuung von Führungskräften oder die Personalentwicklung. Davon profitieren die Mitarbeiter, das Unternehmen - und nicht zuletzt wir als HR-Verantwortliche: Nicht mehr in erster Linie Verwalter von Daten zu sein, sondern auch unsere beratende und strategische Rolle voll ausfüllen zu können, ist für unser Team äußerst befriedigend."
Durch schlankere, effiziente Personalprozesse ist die HR-Abteilung für die gewachsenen Anforderungen gerüstet. Mehr noch, sie verfügt jetzt über einen Handlungsspielraum, der es ihr erlaubt, wertsteigernd zur Unternehmensentwicklung beizutragen. An diesen Erfolg will thyssenkrupp Presta Schönebeck anknüpfen und plant, den Funktionsumfang der digitalen Akte weiter auszuschöpfen. Im nächsten Schritt sollen Führungskräfte und auch der Betriebsrat eigene Zugänge zu der Lösung erhalten, um Freigabeprozesse zu vereinfachen - beispielsweise die Freigabe von Dokumenten oder die Zustimmung des Betriebsrats zu einer Neueinstellung. Zudem ist angedacht, das Employee Self Service-Modul einzuführen, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch einfacher mit dem HR-Team kommunizieren können.
Remote Work, Home Schooling, Versorgungsengpässe - das Jahr 2020 hat viele Unternehmen an die Belastungsgrenze gebracht. Eine besonders große Herausforderung stellte das mobile Arbeiten dar. Aber die bisherige Bilanz sieht größtenteils gut aus: Aus der Notwendigkeit heraus, eine Business Continuity zu gewährleisten, haben viele Unternehmen in kürzester Zeit enorme Fortschritte gemacht. Die groß...
Seit 2020 gelten verschärfte Prüfungs- und Meldepflichten, um Geldwäsche oder Terrorfinanzierung aufzudecken. Inzwischen geht der Kreis der KYC-"Verpflichteten" (Know Your Customer, kenne Deinen Kunden) weit über den Finanzsektor hinaus. Auch Digitalplattformen, Immobilien-, Kunst- & Güterhändler müssen bei Barzahlungen hoher Beträge künftig KYC-Prüfungen durchführen. Angesich...
Im Jahr 2050 besteht die Weltbevölkerung aus ca. 9,7 Milliarden klimabewussten Smart Citizens. Sie leben länger und haben mittlerweile das Weltall und die Tiefen des Ozeans als weitere Verkehrsinfrastrukturen erobert. Aber welche agilen Errungenschaften stecken dahinter? Wie haben sich die Menschen im Jahr 2050 auf der Erde entwickelt und welche Innovationen haben sie zu einer solchen Agilität befähigt?...
Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelz...
Eine neue globale Befragung von 3.700 Business- und IT-Entscheidern, davon 200 in Deutschland, ergab, dass 70 Prozent der Entscheider in Deutschland (67 Prozent weltweit) bereits unter Druck standen, KI-Projekte trotz Sicherheitsbedenken zu genehmigen. 17 Prozent von ihnen (14 Prozent global) bezeichneten diese Bedenken sogar als "extrem", wurden aber dennoch übergangen, um mit Wettbewerbern...
Der Wandel weg vom Arbeitgeber- hin zum Arbeitnehmermarkt ist längst vollzogen und der "War for Talents" allgegenwärtig. Unternehmen buhlen um junge Talente, müssen aber auch das bestehende Personal im Blick behalten - und möglichst dauerhaft an sich binden. Denn für den Organisationserfolg ist beides wichtig: neue Mitarbeiter mit innovativen Ideen und langjährige Beschäftigte mit wertvollem Erfahrun...
Input Management ist eine Herausforderung, vor allem für Dienstleister auf Massenmärkten. Während ein menschlicher Bearbeiter aus dem Kontext in der Regel nach ein paar Minuten erkennt, in welchen Prozess, an welchen Bearbeiter oder in welche Akte er ein Dokument einsortieren sollte, muss ein Input Management System dafür per Hand konfiguriert werden. Für jede Regel und häufig zahlreiche Abweichungen...
CMS ist eine der zehn größten internationalen Anwaltskanzleien. Sie ist in 70 Städten in 43 Ländern vertreten - mit 75 Standorten weltweit. Aufgrund einer Fusion mit den Kanzleien Nabarro und Olswang im Jahr 2017 hatte es CMS mit einer heterogenen IT-Landschaft zu tun. Doch die Digitalisierung macht auch vor der Rechtsbranche keinen Halt. Ein immer schnelleres Wachstum und die hohen Anforderungen ...
Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration
Cookie Einstellungen
Wir verwenden Cookies, um Ihre Erfahrung zu verbessern. Wählen Sie aus, welche Cookies Sie zulassen möchten. Sie können Ihre Auswahl jederzeit in unserer Datenschutzerklärung ändern.
