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Doch der Schritt hin zu einem unternehmensweiten Dokumentenmanagement-System oder einem Enterprise Content Management muss gut durchdacht und vorbereit sein. Hier spielen neben der erwähnten Revisionssicherheit auch Compliance-Anforderungen eine entscheidende Rolle. Zugriffsberechtigungen müssen festgelegt, Prozesse definiert und die IT-Sicherheit gewährleistet sein. Darüber hinaus stellen sich Fragen nach dem mobilen Zugriff auf Daten und Dokumente oder nach Anwendungen aus der Cloud.