Wie eine aktuelle Studie der OTRS Group (1) zeigt, verbringen Arbeitnehmer einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten ohne sich ihren Kernaufgaben widmen zu können: 82 Prozent verwenden eine halbe Stunde ihrer Arbeitszeit allein darauf, nach Informationen zu suchen, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Bei über 23 Prozent davon sind es sogar mehr als zwei Stunden täglich.
Insbesondere E-Mails scheinen Arbeitnehmer immer wieder von ihren eigentlichen Aufgaben abzulenken: Über 32 Prozent geben an, dass sie durchschnittlich eine Stunde am Tag benötigen, um ihre E-Mails zur sortieren.
Folgende Faktoren stellen dabei die größten Schwierigkeiten dar:
- Durch die Menge der E-Mails werden andere Aufgaben immer wieder nach hinten geschoben oder sogar vergessen (28 Prozent).
- Es dauert sehr lange, eine E-Mail wieder zu finden, auf die man antworten möchte (26 Prozent).
- E-Mails werden an zu viele Empfänger geschickt, für die die Informationen gar nicht relevant sind (24 Prozent).
Bei der Frage nach dem größten Missgeschick im beruflichen Alltag bestätigte der größte Teil (20 Prozent), schon einmal eine E-Mail an den falschen Empfänger - oder Empfängerkreis gesendet zu haben.
Wie die Studie außerdem zeigt, sind es nicht nur die E-Mails, die viel Zeit kosten und Mitarbeiter von der Arbeit abhalten können, sondern auch IT-Probleme: Über 22 Prozent geben an, dass sie dadurch täglich ein bis zwei Stunden verlieren.
„Wie die Umfrage verdeutlicht, verbringen Mitarbeiter sehr viel Zeit mit administrativen Aufgaben, so dass sie in ihrer Produktivität der Hauptaufgaben eingeschränkt werden. Das wirkt sich auch negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus“, sagt André Mindermann, CEO und Co-Founder der OTRS AG. „Hier helfen Ticket-Systeme, die Mitarbeiter aller Branchen gezielt dabei unterstützen, Kommunikationsprozesse zu strukturieren und Prioritäten zu setzen, so dass sie in ihrem Aufgabengebiet effizient bleiben."