Wege aus der Dokumentenflut

E-Mails ausdrucken? Ja, dieses Phänomen gibt es nicht nur im Geschäftsalltag leider häufig genug! Briefe ausdrucken, die mit dem Computer geschrieben wurden? Ja, das ist heutzutage ebenfalls gang und gäbe. 40 bis 50 Blatt Papier im Durchschnitt druckt ein Büromitarbeiter laut Umweltbundesamt täglich. 800.000 Tonnen Papier pro Jahr werden so gedruckt – ein Papierband von einem Meter Breite, das 250 Mal um den Äquator passt. In einer digitalen Welt klingt das alles sehr bizarr; der PC hat den Papierverbrauch nach oben getrieben. Gut, dass uns der „World Paper Free Day“ (WPFD) den berühmten Spiegel vors Gesicht hält.

Speziell für einen bewussteren Umgang mit Papier, insbesondere in Unternehmen und im Geschäftsverkehr, hat die AIIM Europe deshalb einen Aktionstag ins Leben gerufen. Anlässlich des WPFD am 6. November stellte der Softwarehersteller SER drei Wege vor, wie Unternehmen und Verwaltungen mithilfe von elektronischem Dokumentenmanagement und digitalen Geschäftsprozessen das Papieraufkommen dauerhaft reduzieren, Kosten einsparen, die Informationsverfügbarkeit unternehmensweit erhöhen, dazu die Auskunftsfähigkeit verbessern und dabei noch die Umwelt schonen: 

  1. Ganz vorne anfangen – beim Posteingang: Die Automation des Posteingangs ist längst kein Hexenwerk mehr und rechnet sich schnell für Unternehmen. Direkt nach dem Posteingang werden die Dokumente gescannt, automatisiert, klassifiziert und in die richtigen elektronische Postkorb gelegt – und das in Sekundenschnelle. Das spart lange Durchlaufzeiten, Kosten und jede Menge Papier.
  2. Mit E-Rechnungen Geld und Papier sparen: Mit Rechnungen Geld sparen, wie soll das gehen? Ganz einfach: Die Bearbeitung nur einer Papierrechnung kostet Unternehmen im Durchschnitt 13 Euro. Viel günstiger funktioniert es mit E-Rechnungen. Laut Bundeswirtschaftsministerium lassen sich 9,27 Euro pro Rechnung sparen. Ein weiteres ZUGFeRD könnte das neue (gleichlautende) Format sein – ein Standard zum schnelleren und komfortableren Rechnungsaustausch.
  3. E-Akten statt Papierakten – weniger ist mehr: In elektronischen Akten finden sich heute Dateien jeglichen Formats strukturiert, sicher aufbewahrt und im richtigen Sachzusammenhang wieder. Die Zuordnung der Dokumente, Zeichnungen, Bilder, Fotos und Videos zu den einzelnen Registern der Akte kann automatisiert erfolgen. Der große Vorteil: Unabhängig von Raum und Zeit können alle berechtigen Mitarbeiter auf den Inhalt der E-Akte zugreifen. 

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