Was Unternehmen von der Einführung digitaler Mitarbeiterdokumente abhält

Vielen Unternehmen ist die digitale Archivierung von Belegen wie Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen - mit einer Ausnahme: Bei Mitarbeiterdokumenten schrecken selbst die größten Digitalisierungs-Fans davor zurück. So hat aktuell nur jeder zehnte Kunde der eks informatik eine digitale Personalakte im Einsatz. Dazu Manuel Metzler, Leiter des Vertriebs der eks informatik gmbh: "Es gibt drei maßgebliche Faktoren, die Unternehmen von der Einführung abhalten: Während sich die generellen Vorteile einer digitalen Personalakte meist sofort erschließen, sprengen die konkrete Anpassung für das eigene Unternehmen und der Funktionsumfang oft den Rahmen. Als zweiter Punkt erscheint der Aufwand für die Digitalisierung bestehender Mitarbeiterdokumente zu groß, da jedes einzelne verarbeitet werden muss. Zu guter Letzt fehlt der Überblick über die Möglichkeiten, die eine digitale Personalakte Unternehmen jeder Größe bietet - hier schwingt zudem die Angst mit, gegen DSGVO-Vorschriften zu verstoßen."

Die generelle Stärke der digitalen Personalakte, welche auf einem Dokumentenmanagement-System (DMS) basiert, liegt darin, Daten aus verschiedenen Unternehmensanwendungen zu bündeln und diese vereint in einer Übersicht anzuzeigen. Über einen Aktendeckel (oder ein Dashboard) lassen sich alle Informationen zu einem Mitarbeiter finden: Adresse, Lohnnachweis, Einstufung, Vorgesetzter usw. Bereits vorhandene Dokumente können schnell über einen Scandienstleister oder via OCR-Erkennung integriert werden.

Das Ziel: eine mehrstufige Unterstützung der Personalabteilung

Schnittstellen zu anderen Systemen bieten die Möglichkeit zur Integration aktueller Daten, wie beispielsweise den derzeitigen Stundensaldo. Alle Dokumente - vom Arbeitsvertrag bis zum "Zahltagzettel" - finden sich dann an einem Ort wieder. Egal ob Arztbestätigung oder Urlaubsschein: sämtliche Belege sind rechtsgültig, unveränderbar und versioniert archiviert. Durch eine Reminder-Funktion werden bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch Erinnerungs-E-Mails vor Vertragsablauf an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung gesendet. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird dadurch einfacher, da die jeweiligen Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können. Gepaart mit Onboarding- und Offboarding-Workflows lässt sich auch gezielt die Digitalisierung von HR-Dokumenten und -Prozessen umsetzen. Unterlagen für neu eintretende Mitarbeiter können mittels Workflows nachvollziehbar an die zuständigen Abteilungen gesendet werden. Mittels Drag-and-Drop wird die E-Mail mit der Krankmeldung eines Mitarbeiters in der Akte archiviert. Die Indexierung des Dokuments erfolgt zum größten Teil automatisch, da einfach die Indexwerte aus der digitalen Personalakte übernommen werden.

Argumente für die Einführung einer digitalen Personalakte

Einige der zuvorderst genannten Argumente für die Einführung, wie die Digitalisierung von Papierdokumenten an sich und die Einsparung von Platz durch das Auflösen von Papierordnern, greifen zu kurz und sind zu unspezifisch. Denn die Stärke der digitalen Personalakte liegt darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und diese vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen. Dadurch können eine Vielzahl der bislang händisch ausgeführten Prozesse via Mausklick vollzogen werden. Ein typisches Beispiel wäre der zeitliche Aufwand eines Personalverantwortlichen, der in einer "offline" Mitarbeiterakte die Krankmeldung der letzten beiden Jahre zusammentragen muss. Im Vergleich dazu ist die Zeitersparnis für digitalisierte Personalabteilungen enorm. Jeglicher Aufwand für die Aktensuche und "Ordnerkramerei" entfällt.

DSGVO? Kein Thema!

Das Thema DSGVO ist in diesem Zusammenhang allgegenwärtig und stellt bei einer digitalen Personalakte kein Problem dar: Da sich alle Dokumente an einem Ort befinden, kann der Zugriff darauf über Berechtigungen granular gesteuert werden. Dem Mitarbeiter wird es dadurch möglich, jederzeit seine eigene Akte zu sehen.

Fester Bestandteil von Digitalisierungskonzepten

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist sicher nicht trivial. Einmal aufgebaut und eingerichtet, spart sie jedoch Zeit und Platz, reduziert die Verwaltungskosten und zahlt sich in barer Münze aus. In Verbindung mit einem revisionssicheren DMS wird auch die unveränderliche Speicherung der Personaldokumente sichergestellt und die Papierakten können endgültig abgeschafft werden.

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