Tipps für mehr Sicherheit & Effizienz im Home-Office

Momentan können sich alle Mitarbeiter glücklich schätzen, die flexibel von zu Hause arbeiten können. Doch nicht alle Unternehmen haben bereits klare Richtlinien. Was können sie tun, um in der aktuellen Situation das Arbeiten von zu Hause sicher und effizient zu gestalten?

"In der derzeitigen Lage wird es wichtiger denn je, von zu Hause arbeiten zu können", sagt Jens Bothe, Sicherheitsexperte und Director Global Consulting bei der OTRS AG. "Hier sind ebenfalls einige Sicherheitsmaßnahmen notwendig, die von Mitarbeitern und Unternehmen aber relativ schnell und einfach umgesetzt werden können."

Überblick über IT-Equipment - aktuelle Software

Was die IT-Sicherheit angeht, so ist es für Home-Office-Arbeiter wichtiger denn je, mit dem richtigen Equipment ausgestattet zu sein, das vom Unternehmen unterstützt wird. Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmen und deren Mitarbeiter noch mit alter Software arbeiten, die nicht mehr dem neusten Stand der Technik entspricht. Damit gehen Unternehmen das Risiko ein, gegen die aktuelle Datenschutzgrundverordnung zu verstoßen und gegebenenfalls hohe Strafen zahlen zu müssen. Deshalb ist es immer empfehlenswert, auf die aktuellste Software-Version zu aktualisieren.

Arbeiten in der Cloud macht Zugriff einfach, aber die Sicherheit sollte höchste Priorität haben

Wenn die Systeme, auf die zugegriffen werden muss, in der Cloud betrieben werden, können alle Mitarbeiter bequem darauf zugreifen - egal, ob sie im Büro, von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Das kling erstmal bequem. Es lohnt sich allerdings, einen genauen Blick auf den Cloud-Provider zu werfen, um sicher zu gehen, dass alle Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden. Unternehmen sollten unter anderem darauf achten, dass Compliance-Zertifizierungen vorliegen. Sie sollten sich außerdem anschauen, wie die Daten beim Austausch verschlüsselt werden, welche Backup-Verfahren es gibt und wo sich die Datencenter befinden.

Bring your own Device

Bring your own Device ist nach wie vor ein wichtiges Thema, das für die Arbeit von zu Hause geregelt sein sollte. Wenn Mitarbeiter kein Firmenhandy haben, dürfen sie dann im Home Office mit ihrem privaten Geräten beruflich telefonieren oder kommunizieren? Das liegt in der Entscheidung des Unternehmens. Dabei sollte aber immer auch der Datenschutz gewährleistet sein. So sollten also Verschlüsselung, Passwortschutz und Virenscanner auch auf privaten Geräten installiert sein. Die WLAN-Verbindung sollte auch in den eigenen Räumen immer geschützt sein. Dass sensible Daten nicht lokal gespeichert werden, sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Ebenso wie in den Büroräumen gilt, dass der Rechner auch im eigenen Heim immer gesperrt werden sollte, sobald sich der Anwender davon entfernt. Falls mehrere Anwender Zugriff auf ein Gerät haben, müssen die Zugänge mit unterschiedlichen Passwörtern geschützt sein.

Digitale Kollaborations-Tools helfen, die Kommunikation zu erhalten

Beim Arbeiten von zu Hause oder unterwegs können sich Mitarbeiter nicht mal eben zwischendrin persönlich austauschen. Deshalb ist es wichtig, die Kommunikation im Fluss zu halten. Digitale Kollaborations-Tools helfen Mitarbeitern dabei, auch virtuell in Teams zusammen zu arbeiten und immer auf dem neusten Stand zu bleiben. Aber auch die Wahl des Kommunikationskanals spielt eine Rolle: Mittlerweile kommunizieren Kollegen per E-Mail, Telefon, WhatsApp, SMS, Skype und weiteren Kommunikationsmitteln. Aber auch das sollte durchdacht sein, um in der Nachrichtenflut nicht den Überblick zu verlieren. Die Flut der E-Mails kann auch schnell verwirrend sein: Laut aktueller Studie der OTRS Group unter 500 Angestellten aus Deutschland, USA und Brasilien brauchen 32 Prozent durchschnittlich eine Stunde am Tag, um ihre E-Mails zu sortieren. 28 Prozent geben an, dass bei der Fülle der E-Mails andere Aufgaben immer wieder nach hinten geschoben oder vergessen werden.
Hier kann die Implementierung eines Solution Desk mit Ticketing helfen: Dies fügt der Kommunikation eine Struktur und Nachverfolgbarkeit hinzu. So gehen keine Details verloren, während gleichzeitig die Anzahl der E-Mails reduziert und ein Gesamtüberblick für alle Beteiligten geschaffen wird.

Bei den Regelungen fürs Home Office bringt jeder Mitarbeiter möglicherweise andere Erfahrungen mit, so dass es sich lohnt, übergreifende Richtlinien für die Arbeit von zu Hause zu erstellen.

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