Studie: Unternehmen unzufrieden mit eigenen Geschäftsprozessen

Die Mehrheit der Unternehmen sieht großen Nachholbedarf beim effizienten Umgang mit den eigenen Informationen. Das zeigt eine aktuelle Studie von Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, unter 5.500 Unternehmensverantwortlichen aus dem Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement (Records Manager): Zwar zählen 90 Prozent der Befragten effiziente Geschäftsabläufe zu den wichtigsten Unternehmenszielen. Gleichzeitig sind aber 93 Prozent mit ihren derzeitigen Prozessen unzufrieden.

Trotz des erkannten Missstandes strukturieren die meisten Unternehmen ihre Prozesse erst unter Handlungszwang neu – etwa einem Prüf- oder Gerichtsverfahren. Dadurch laufen sie nicht nur Gefahr, gegen gesetzliche Vorschriften wie beispielsweise der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) zu verstoßen. Gleichzeitig lassen sie sich für den Wettbewerb wertvolle Zeit- und Kostenvorteile entgehen. Wie sich die eigenen Informationen bereits mit wenigen Maßnahmen effizienter in die täglichen Geschäftsabläufe einbinden lassen, zeigen die folgenden von fünf Tipps.

Informationen zugänglich machen: Dokumente wie Verträge, Bestellungen oder Rechnungen bilden die Arbeitsgrundlage eines Unternehmens. Deshalb sollte den berechtigten Mitarbeitern der Zugriff auf die relevanten Daten so einfach wie möglich gemacht werden. Unternehmensinterne Richtlinien vermeiden dabei Kompetenzüberschneidungen und unberechtigte Zugriffe.

Informationen digitalisieren: Das papierlose Büro wird es auch in Zukunft nicht geben. Unternehmen benötigen deshalb einfache Prozesse, um wichtige und häufig verwendete Dokumente kontinuierlich zu digitalisieren und so Medienbrüche zu vermeiden. Digitalisierte Dokumente können einfacher verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Zudem lässt sich leichter nachvollziehen, wo sie sich im Unternehmen befinden.
Unnötige Kopien vermeiden: In Unternehmen werden nach wie vor viel zu viele unnötige Kopien gemacht. Dabei geraten Akten durcheinander, Papiere werden verlegt oder gehen sogar verloren. Das langfristige Ziel sollte deshalb die Digitalisierung wichtiger Dokumente sein, die einen zentralen, standortunabhängigen Zugriff auf alle Informationen ermöglicht.

Einen Notfallplan ausarbeiten: Geschäftskritische Daten benötigen besonderen Schutz. Selbst im Fall eines Datenverlusts muss der Zugang zu diesen Informationen gesichert sein, um den laufenden Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.

Abläufe einfach halten: Häufig sind beispielsweise für die Freigabe eines Dokuments mehr Unterschriften notwendig als eigentlich erforderlich. Deshalb sollten Unternehmen ihre Abläufe im Umgang mit Informationen überprüfen und gegebenenfalls vereinfachen. Klare Regeln für die Zuständigkeiten im Informationsprozess können dabei auch langfristig Zeit und Arbeitsaufwand sparen.

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