Manager in Unternehmen verbringen wöchentlich fast zwei volle Tag mit Verwaltungsaufgaben, die für ihre Arbeit nicht essenziell sind, so das Ergebnis einer Studie von ServiceNow und Lawless Research unter 1.000 Führungskräften in den USA und England. Der Anbieter von Enterprise Cloud-Lösungen folgert in seiner Studie "Today's State of Work: The Productivity Drain", dass dies einen erheblichen Einfluss auf Umsatz und Gewinn eines Unternehmens haben kann, weil weniger Zeit für strategische Aufgaben bleibt und mehr Mitarbeiter benötigt werden.
Information Worker verbringen genauso viel Zeit mit überflüssigen Aufgaben wie mit produktiver Arbeit.
Neun von zehn Führungskräften erbringen unabhängig von Unternehmensgröße und Jobfunktion administrative Aufgaben außerhalb ihres eigentlichen Tätigkeitsbereichs. Dazu zählen Status-Updates, das Ausfüllen von Formularen, Supportanfragen oder das Aktualisieren von Tabellen. Durchschnittlich verbringen sie damit pro Woche mehr als 15 Stunden, also zwei ganze Arbeitstage. Bei 20 Prozent sind es sogar drei oder mehr Tage. Daraus resultiert, dass jedem Zweiten die Zeit für strategischere Initiativen fehlt.
Die genutzten Werkzeuge sind für die anfallenden Aufgaben ungeeignet.
Über 80 Prozent der Studienteilnehmer verlassen sich hauptsächlich auf ineffiziente, manuelle Tools und Methoden wie E-Mail, Telefonate und persönliche Treffen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Die E-Mail wird laut Studie am häufigsten genutzt, um eine Purchase Order (53 Prozent) zu eröffnen und für das Onboarding neuer Mitarbeiter (46 Prozent). Fast die Hälfte der Befragten bestätigte, dass es ihre Produktivität verringert, wenn E-Mails und Tabellen als Verwaltungsmittel für die anfallende Arbeit genutzt werden. Weniger als zehn Prozent setzen auf Automation, um die Effizienz bei wiederkehrenden Aufgaben zu steigern.
Die Produktivitätseinbußen basieren auf der Komplexität von Geschäftsprozessen und Wechselwirkungen zwischen den Abteilungen.
Über 90 Prozent bestätigten, dass die Ineffizienz einer anderen Abteilung direkten Einfluss auf ihre individuelle Leistungsfähigkeit oder die des Teams hat. Durchschnittlich haben die Befragten mit vier unterschiedlichen Abteilungen zu tun, um unternehmenstypische Dienste nutzen zu können. Über 30 Prozent bestätigten, dass in das Onboarding eines neuen Mitarbeiters in der Regel zwischen fünf und zehn Abteilungen involviert sind. In jedem dritten Unternehmen sind über zehn individuelle Aktivitäten wie E-Mails oder Telefonate nötig, um sicherzustellen, dass die Firma für den ersten Arbeitstag eines neuen Angestellten gerüstet ist.
Die Auswirkungen setzen sich exponentiell im Unternehmen fort.
Der Aufwand für überflüssige Aktivitäten und umständliche Prozesse entspricht in einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern jährlich bis zu vier Millionen Stunden. Dies entspricht 2.000 Vollzeitangestellten. In den USA geben Unternehmen pro Jahr 575 Milliarden US-Dollar dafür aus. Dies entspricht 3,3 Prozent des Bruttoinlandsprodukts der Vereinigten Staaten oder etwa dem Jahresgewinn der 50 größten amerikanischen börsennotierten Unternehmen.
Angestellte wären mit einer nutzerfreundlichen Technologie im Beruf produktiver
Dreiviertel der Befragten sind der Meinung, das Arbeitsprozesse und -systeme so intuitiv sein sollten wie die Werkzeuge, die sie privat kennen und nutzen. Sie erwarten die Einfachheit, Kontrolle und Transparenz, die sie von beliebten Online- Diensten aus dem Privatleben kennen. 90 Prozent erwarten, dass die Automatisierung dieser ineffizienten Prozesse sie produktiver machen würde.
Unternehmen können ihre internen Geschäftsprozesse leicht vereinfachen und automatisieren. Lässt sich ein Prozess vom Request über die Freigabe bis hin zur Umsetzung abbilden, können Unternehmen praktisch jeden Geschäftsprozess automatisieren - sei es in der Personal- oder Rechtsabteilung, im Rechnungswesen, der IT oder dem Marketing. Mithilfe der Automatisierung lässt sich identifizieren, wo Zeit verschwendet wird und wo Prozesse verbessert werden können. Wird auf Servicemanagement-Software gesetzt, können Unternehmen E-Mails, Telefonate und Tabellen durch automatisierte Abläufe ersetzen, die so einfach sind wie die Prozesse, die privat genutzt werden.