Stolperfallen bei der Einführung eines elektronischen Archivs umgehen

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat Untersuchungsergebnisse des Projekts „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ veröffentlicht. Darin heißt es: „Die Mehrzahl der befragten Unternehmen sieht in einer elektronischen Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen deutliche Vorteile und ist grundsätzlich bereit, diese Möglichkeit zukünftig stärker zu nutzen.“ Allerdings gaben Unternehmen auch an, welche Gründe sie bisher hinderten, ihre Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Hierzu gehörten vor allem einmalige und laufende Aufwände, Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, die Umstellung der Prozesse sowie der Gewohnheitsfaktor, der den Abschied vom Papier schwer macht.

Die Tropper Data Services AG, ein Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich des Informations- und Dokumentenmanagements, nimmt diese Untersuchungsergebnisse zum Anlass, Unternehmen Empfehlungen an die Hand zu geben, wie eine elektronische Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen möglichst störungsfrei und zu geringen Kosten eingeführt werden kann: Im Rahmen der Befragung, die das BMF gemeinsam mit dem Statistischen Bundesamt (destatis) und Wirtschaftsverbänden durchgeführt hat, wurde am häufigsten der (einmalige und laufende) Aufwand bei Einführung der elektronischen Aufbewahrung genannt. Tropper empfiehlt hierzu, die Digitalisierung der Bestandsakten über einen Scandienstleister durchführen zu lassen. Michael Heinzmann, Vertriebsvorstand bei der Tropper Data Services AG, sagt: „Bei den meisten Unternehmen gehört das Digitalisieren von Dokumenten nicht zum Kerngeschäft. Der Aufwand, hierfür die nötige Infrastruktur und das Know-how aufzubauen, ist nicht zu unterschätzen.“ Ein Scandienstleister kann die Digitalisierung zu Kosten im Cent-Bereich übernehmen. Ob die ständig neu hinzukommenden Dokumente ebenfalls von einem Scandienstleister oder in Eigenregie digitalisiert werden, hängt von der Menge ab.

Zur Digitalisierung gehört natürlich auch die Einführung und Pflege eines elektronischen Archiv- bzw. Dokumentenmanagement-Systems. Hierzu Michael Heinzmann: „Es gibt mittlerweile zahlreiche Systeme am Markt, die für die jeweilige Unternehmensgröße passend sind. Aufgrund des Wettbewerbsdrucks sind diese IT-Lösungen zu geringen Kosten verfügbar, sodass sich die Einführung eines Systems meist innerhalb weniger Monate amortisiert.“ 

Ein weiterer Hinderungsgrund der Befragten war die Unsicherheit, ob die Anforderungen an das elektronische Aufbewahrungssystem so in die Praxis umzusetzen sind, dass dieses revisionssicher ist. Dazu hat der VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Merksätze herausgegeben, die eine anbieterneutrale Anleitung darstellen, wie Unternehmen eine revisionssichere elektronische Archivierung umsetzen können. Wer zusätzlich auf Nummer sicher gehen will, sollte sich, so Tropper, über ein entsprechendes Zertifizierungsverfahren bestätigen lassen, dass die eingesetzte elektronische Archivierung und der damit im Zusammenhang stehende Geschäftsprozess den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen.Größte Einigkeit bei den Befragten herrschte darüber, dass mit einer vollständigen Umstellung auf die elektronische Archivierung Änderungen von organisatorischen Abläufen einhergehen. Tropper empfiehlt, in einer Ist-Analyse die Prozesse zu betrachten und den künftigen Workflow in einem Soll-Konzept zu definieren. „Um die höchstmögliche Verbesserung zu erzielen, reicht es nicht, das Papierarchiv durch ein elektronisches zu ersetzen; es müssen auch die Prozesse entsprechend abgestimmt werden“, so Michael Heinzmann.

Weiterhin gab mehr als die Hälfte der Unternehmen an, dass der Faktor „Gewohnheit“ ein Hinderungsgrund ist und sie deshalb ihre Unterlagen in Papierform aufbewahren. Hier empfiehlt es sich, über entsprechende Schulungsmaßnahmen mögliche Akzeptanzprobleme aus dem Weg zu räumen und dabei gleichzeitig die Vorteile einer elektronischen Archivierung, wie den direkten Zugriff vom Arbeitsplatz, Volltextsuche usw., in den Vordergrund zu stellen.

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