Reibungsloses Datenmanagement auf den Weltmeeren

Ob Aluminiumerz von Südamerika nach Europa, Kakao von Westafrika in die Niederlande, Stahl von Mexico nach Kolumbien oder Rotorblätter von Italien nach San Diego - die Candler Schiffahrt GmbH Bremen ist in der Welt zu Hause. Seit über 25 Jahren steht das Unternehmen für Flottenmanagement in der Hochseeschifffahrt für die eigene Flotte von sieben Multipurpose-Schiffen und etlichen Charterschiffen. Dabei hat jede neue Reise ihre speziellen Anforderungen, weshalb auch die IT höchst flexibel gemanagt werden muss. Um im Datenmanagement immer reibungslos Wasser unter dem Kiel zu behalten, setzt der Frachtprofi bereits seit sechs Jahren auf externes Datenmanagement.

Die Herausforderungen erkennen

Den Ausschlag für ein ausgelagertes Datenmanagement gaben mehrere Faktoren. Head of IT der Candler Schiffahrt, Martin Humpert, erklärt: "Leider haben wir in der Vergangenheit erlebt, was ein Ausfall bedeutet. Viele realisieren die Gefahr nicht, die hinter diesem Wort steckt und welche Ausmaße so ein Vorkommnis annehmen kann. Ohne Notfallmanagement ist man in einem solchen Fall vollkommen exponiert." Zudem gestaltete sich die eigentlich wünschenswerte Defragmentierung von Arbeitsplatz und Arbeitszeit im Sinne des New Work Ansatzes in der Realität als schwierig. "Gerätesynchronisation und Datenredundanz waren im großen Maße aufwändig und standen zum Teil in keinem Verhältnis zu den Aufgaben, die mit diesen Daten zu bearbeiten waren." Trotz des mobilen Einsatzes von Smartphone, Tablet und Laptop galt dies nicht für die Daten, sie standen nicht so flexibel und standortunabhängig zur Verfügung. "So brachte Mobile Working nicht die gewünschten Vorteile, sondern auch viele Nachteile. Zum Beispiel, wenn kurzfristig von unterwegs auf eine Datei zugegriffen werden musste, die auf dem Datenserver im Unternehmen lag."

Zukunftsfähig handeln

Um die Gefahr von Ausfällen und den Auswirkungen zu reduzieren und beim Mobile Working auch wirklich digital und mobil zu agieren, beschloss Candler eine komplette Systemumstellung des Datenmanagements von ortsgebundenen Servern vor Ort auf Outsourcing in ein Rechenzentrum und Auslagerung in die Cloud. "Bei der Suche war für uns vor allem wichtig, dass der Anbieter in unserer Nähe sitzt und wir einen persönlichen Support von Menschen erhalten, denen wir vertrauen", bemerkt Martin Humpert und erläutert: "In PLUTEX fanden wir einen soliden Provider, der unsere Arbeitsweise und Anforderungen nicht nur verinnerlichte, sondern in seiner Beratung auf Augenhöhe blieb. Da war die Entscheidung einfach."

So viel, wie nötig - so wenig, wie möglich

In der operativen Umsetzung hat Candler nur noch die PC's in den eigenen Unternehmensräumen. Diese sind gekauft und genau auf die täglichen Anforderungen konfiguriert. So reduzieren sich Wartungsaufwand und Fehleranfälligkeiten enorm. Zudem spart dies Strom. Alle Programme und das komplette Datenmanagement laufen über den Service Provider. Dazu hat Candler einen Server geleast, der im Rechenzentrum steht. "Für Server und Festplatten lohnt sich Leasing, da man nur zahlt, was man auch wirklich braucht und auf Veränderungen durch Austausch oder Erweiterungen günstiger flexibel reagieren kann. Das amortisiert sich relativ schnell." Über den cloudbasierten Zugriff arbeiten die Mitarbeiter von Candler nun wirklich standortunabhängig und können Kunden-E-Mails oder Daten zu bestehenden Aufträgen jederzeit einsehen, das ist auch in der Kommunikation mit Kunden wesentlich vorteilhafter und bietet einen noch besseren Service. Dabei profitiert Candler von der Datenredundanz mit 3-facher, georedundanter Speicherung. Torben Belz, Geschäftsführer von PLUTEX erklärt: "Wir speichern die Daten in mehrfacher Form und an geografisch unterschiedlichen Orten, so schützen wir vor Datenverlust. Selbstverständlich sind unsere Rechenzentren besonders geschützt, verfügen über spezielle Zutrittsmaßnahmen und Brandschutzanlagen."

Ein gutes Gefühl dank gutem Service

Doch nicht nur bei der Speicherung und Verwaltung von Daten unterstützt das Rechenzentrum aus Bremen. "Ein gutes Datenmanagement schützt nicht vor Viren. Auch hier ist unser Dienstleister im Fall der Fälle schnell zur Seite und schafft es dank versierter Fachleute, Systeme innerhalb von drei bis vier Stunden wieder einsatzbereit zu machen." Dieser Aspekt spielt vor allem für die Risikovermittlung von Versicherungen eine wichtige Rolle. "Unser Support ist rund um die Uhr mit persönlichen Ansprechpartnern erreichbar. So kann die Bereitschaft bei einem Problem zeitnah vor Ort agieren. Kleine Probleme, die sich innerhalb einer Viertelstunde beheben lassen, lösen wir ohne Kosten." Candler muss sich im Tagesgeschäft seit Beginn der Zusammenarbeit nur noch wenig Gedanken über Hardware, Software oder Datenmanagement machen. In der Regel fallen nur Kleinigkeiten an, wie beispielsweise neuer Speicherplatz für Mitarbeiter an, ansonsten laufen die Systeme stabil.

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