Regelwerk für den Business-Einsatz von Cloud-Archiven

Das digital intelligence institute (dii) hat unter dem Titel „Social ECM als kollaboratives Dokumentenmanagement“ ein methodisches Rahmenwerk für den Business-Einsatz von Cloud-basierten Lösungen herausgegeben. Es beschreibt, wie Unternehmen ein professionelles Document Sharing mittels Cloud-Archiven als neue Kommunikationsform umsetzen können. Das 78-seitige Framework wird vom dii kostenlos zum Download angeboten.

Social ECM (sECM) definiert sich den Autoren zufolge als ein nach professionellen Anforderungen funktionierendes Dokumentenmanagement, das aber gleichzeitig über seine bisher unternehmensbegrenzte Fokussierung hinausgeht, indem es ein kontrolliertes Teilen der elektronischen Informationen mit ausgewählten Adressaten erlaubt. Mit diesen erweiterten Möglichkeiten des Informationsaustauschs ergeben sich nicht nur veränderte Dokumentenprozesse, vielmehr eröffnen sich völlig neue Perspektiven in der interaktiven Kommunikation beispielsweise zwischen Unternehmen, Kunden und Lieferanten.

„Cloud-Archive haben bei den privaten Usern sehr schnell eine breite Akzeptanz erlangt, für die professionelle Nutzung durch Unternehmen fehlt es jedoch meist noch an praktikablen Konzepten“, beschreibt Prof. Ayelt Komus, wissenschaftlicher Leiter des dii, die Motive für die Erarbeitung des Frameworks. Es widmet sich deshalb vor allem der Frage, wie Social ECM-Projekte (sECM) systematisch geplant, organisiert und gemanagt werden können. Hierfür werden Planungshilfen zur unternehmensindividuellen Nutzen- und Risikobewertung zur Verfügung gestellt. Dazu gehören auch Vorgehensweisen, wie prozessorientierte sECM-Konzeptionen für die Realisierungsvarianten als Privat- oder Hybrid-Cloud entwickelt werden können.

In einem weiteren zentralen Inhalt beschäftigt sich das Framework mit den notwendigen technischen Bedingungen von Social ECM-Infrastrukturen ausführlich. Sie werden in einem differenzierten Lösungsmodell dargestellt. „Auch wenn der Betrieb des kollaborativen Online-Archivs in der Cloud erfolgt, bedarf es sowohl einer speziellen technischen Plattform als auch prozessualer Verfahren für die Bereitstellung und Archivierung“, weist Komus diesem Themenaspekt eine große Bedeutung zu. „Diese Notwendigkeit ergibt sich daraus, dass sich die zu teilenden Informationen und Dokumente möglicherweise in sehr verschiedenen betriebs-wirtschaftlichen Applikationen befinden und sie nur durch eine Integration von sECM in die IT-Infrastruktur genutzt werden können.“

Ergänzt wird dieser inhaltliche Teil des Rahmenwerks durch ein Organisationsmodell für den Betrieb von sECM-Landschaften. Es betrifft sowohl das Prozess- und Qualitätsmanagement als auch das Management der Infrastruktur. Das Framework „Social ECM als kollaboratives Dokumentenmanagement“ kann hier kostenfrei heruntergeladen werden.

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