Produktivitätseinbußen: 92 Prozent teilen Dokumente noch per E-Mail

Die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten gehört branchenübergreifend zum Unternehmensalltag. Oft erfolgt diese in Teamarbeit, was gerade bei komplexen Dokumenten zu einer Versionsflut und hohem Verwaltungsaufwand führt. Um das Ausmaß des Problems aufzuzeigen, hat smartwork solutions die aktuellen Studien zum Thema ausgewertet und die wichtigsten Erkenntnisse der Branche zusammengefasst. Das überraschende Ergebnis: Trotz des digitalen Zeitalters hat sich die Dokumentenkollaboration seit den 90ern-Jahren kaum verändert. Laut einer Studie von Perforce Software teilen insgesamt 92 Prozent der Mitarbeiter Dokumente immer noch per E-Mail. Ebenfalls alarmierend: 75 Prozent der Arbeitnehmer berichten von Produktivitätseinbußen durch Dokumentenkollaboration und Versionsmanagement mit gängigen Methoden. Damit sind diese höher und verursachen in Folge mehr Geschäftskosten als fehlende Netzwerkverbindung und Spam. Gleichzeitig wird deutlich, dass Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit geeigneter Kollaborationssoftware ausstatten, von signifikanten Produktivitätssteigerungen profitieren. Pierre Audoin Consultants (PAC) zufolge wird der hohe Handlungsbedarf beim Thema Kollaboration von 61 Prozent der Fachbereiche bestätigt.

Neben den Problemen der Dokumentenkollaboration geben die Analyseergebnisse Aufschluss über User-Anforderungen. Erwartet wird demnach Kollaborationssoftware, die Echtzeit-Zusammenarbeit für unbegrenzte Anzahl von Nutzern ermöglicht, über Rechtevergabe und vollständiges Protokoll aller Änderungen verfügt und sich in bestehende Anwendungen integrieren lässt. Doch Standardfunktionen allein reichen nicht aus: Der Bundesverband Informationswirtschaft BITKOM betont, dass Anwender nutzerfreundliche und intuitive Software fordern.

"Die Analyse aktueller Studien bestätigt die Notwendigkeit einer Veränderung in der Art der Dokumentenkollaboration. Allein die Tatsache, dass bestehende Lösungen das Problem des Versionsmanagements nicht behoben haben, zeigt, dass diesen Nutzeranforderungen bislang nicht Rechnung getragen wurde. Um sich im Unternehmen zu etablieren, muss eine Software intuitiv verständlich sein und sich in existierende Konzepte integrieren lassen," kommentiert Christian Marchsreiter, Gründer und CEO von smartwork solutions, die Ergebnisse.

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