Papierlos = mühelos? Was Unternehmen bei der Wahl des Dokumentenmanagementsystems beachten sollten

Tagtäglich verarbeiten und produzieren Unternehmen eine Vielzahl von auftragsbezogenen Daten. Moderne Betriebe setzen dabei auf digitale Dokumentenverwaltung statt analogen Schriftverkehr. Zwar fallen endloses Abheften und Stapeln weg, doch bringt das papierlose Büro nicht immer nur Vorteile mit sich. Oftmals deckt das interne Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht alle Unternehmensabläufe ab, sodass nicht nur mittelständische Unternehmen aufgrund veralteter, lückenhafter Softwarelösungen häufig an die Grenzen ihrer digitalen Kompetenzen gelangen.

Eine Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide von 2016 ergab, dass deutsche Angestellte insgesamt 20 Arbeitstage jährlich aufgrund mangelhafter Technik verlieren. Häufig sind Mitarbeiter frustriert und demotiviert, da ihnen eine unübersichtliche Dateiablage und die Suche nach den richtigen Dokumenten sehr viel Zeit im Arbeitsalltag raubt. „Um in der Geschäftswelt zukünftig noch wettbewerbsfähig zu bleiben, ist zum einen eine Digitalisierung von Daten notwendig, um wichtige Unterlagen und Informationen für das gesamte Unternehmen nutzbar zu machen. Zum anderen sollten effiziente DMS auf die betrieblichen Abläufe zugeschnitten sein, um die Arbeitsprozesse zu optimieren. Digitale Archivierung bringt viele Einsparpotenziale mit sich und reduziert zeitfressende Verwaltungsaufgaben. Zudem minimiert die passende Software interne Erfassungsfehler und sorgt so für eine höhere Datenqualität“, weiß Christian Giesau, Geschäftsführer der OTEDV Sanitätshaus Oesterreich GmbH, die Softwarelösungen für den Leistungserbringer im Gesundheitswesen entwickelt.

Status quo

Aktuell boomt der Markt für Softwarelösungen, sodass Geschäftsführer und Entscheider sich in einem Anbieter-Dschungel zurechtfinden müssen. Deswegen sollten Firmen vor der Anschaffung einer neuen Software festhalten, welche Funktionen das DMS abdecken soll. Bei der Nutzung dieser Systeme geht es in erster Linie darum, den Überblick über alle wichtigen Schriftstücke zu behalten sowie diese in digitaler Form zu verwalten und datenbankgeschützt abzuspeichern. Die Software sollte dabei in der Lage sein, jedes Dokumentenformat zu bearbeiten. Neben einem intuitiven User-Interface entscheidet vor allem aber die Usability der Software über einen reibungslosen Arbeitsalltag. Dabei kommt es darauf an, die unternehmensübergreifenden Prozesse zu automatisieren und eine sichere Verwahrung von Dokumenten zu gewährleisten. Dazu gehört auch eine Exportfunktion, um die Daten zu extrahieren oder in ein anderes System übertragen zu können.

„Um wichtige Inhalte zu strukturieren, gilt es sich jedoch erst einmal die Frage zu stellen, welche Abläufe verbessert und welche Schnittstellen geschaffen werden sollen. Dabei sollte sich der Einsatzzweck nicht nur auf die reine Digitalisierung von Belegen beschränken, sondern sich auch darauf erstrecken, mit durchdachten Interfaces so viele Unternehmensprozesse wie möglich zu vereinen“, erklärt Giesau. Um Stammdaten für den gesamten Unternehmenszweig anzulegen, stellen entsprechende Kategorien wie beispielsweise Rechnungswesen, Auftragsverwaltung, Vertragswesen oder Personalplanung eine wichtige Basis dar und sorgen so für schnellen Zugriff und einfache Bereitstellung von Daten im DMS. Bei der weiteren Prozessoptimierung helfen Anbindungen wie abteilungsübergreifende Workflows, File-Sharing oder das Anlegen und Verwalten eines bestimmten Projektes.

Am Puls der Zeit

IT-Verantwortliche sollten nicht auf sogenannte Insellösungen zurückgreifen, die nur Teilbereiche abdecken. Bei der ganzheitlichen Lösung steht besonders die Zukunftssicherheit im Fokus, um zu vermeiden, dass wenige Jahre später eine neue Software von Nöten ist, da die alte beispielsweise durch Unternehmenswachstum nicht mehr den Anforderungen entspricht. Giesau rät: „Unternehmer sollten sich im Voraus informieren, inwiefern der Software-Anbieter Aktualisierungen und kostenlose Softwareupdates zur Verfügung stellt. Nicht immer ist eine stetige Anpassung an die betrieblichen Veränderungen und Bedürfnisse inbegriffen.“ Zudem müssen Gewerbe, besonders im Gesundheitswesen, lückenlos und revisionssicher archivieren, da das Finanzamt in Abständen Zugriff auf alle Belege und Rechnungen haben will. Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen ordnungsgemäß in einem System abgespeichert werden, das die Daten vor Verlust, Veränderung und Fälschung schützt.

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