Paperless Office – Wann Sie dennoch zum Drucker greifen sollten

Paperless Office ist in aller Munde. Das Konzept der papierlosen Handlungsabläufe, Archivierung von Dokumenten und der Fertigung ohne Zeichnungen geht Hand in Hand mit der Industrie 4.0 einher. Sicherlich bietet es Unternehmen zahlreiche Vorzüge wie die Kostenersparnis für gedruckte Dokumente sowie das verringerte Arbeitsaufkommen für die Einlagerung von alten Akten.

Doch einige Dokumente sollten auch in Zeiten fortschreitender Digitalisierung noch in gedruckter Form vorliegen, um einen stabilen Handlungsablauf des Arbeitens zu gewährleisten.

Die Kundschaft will Verträge in den Händen halten

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Eines der bekanntesten Beispiele sind Vertragsabschlüsse. Bei einem Vertrag handelt es sich um ein Abkommen zweier Parteien, das mittels einer Unterschrift besiegelt wird. Vielen Kunden und Kundinnen genügt es nicht, wenn das Dokument in digitaler Form auf Ihrem Computer erscheint. Vielmehr ist der psychologische Effekt des Ergreifens gewünscht. Ein Vertrag muss in den Händen gehalten werden, sodass er wirklich präsent sowie stetig abrufbar wirkt.

Ein Papierexemplar vermittelt deutlich mehr Sicherheit sowie Konsistenz. Denn das Abspeichern von digitalen Verträgen birgt ein großes Risiko. Werden keine regelmäßigen Backups der Datenmengen gemacht, kann es bei einer Beschädigung des Rechners zu einem totalen Verlust der Dokumente kommen.

Hingegen lässt sich ein Vertrag in Papierform einfach zu den anderen Unterlagen ablegen. Der Zugriff ist zu jeder Zeit, vollkommen frei von technologischen Geräten, möglich. Dies vermittelt Sicherheit bei Ihrem Kunden. Scheuen Sie sich daher nicht, Verträge auch heute noch in gedruckter Form zu versenden. In digitaler Form kann der Vertrag vorab per E-Mail verschickt werden, um dem Kunden schon frühzeitig ein Exemplar zur Verfügung zu stellen.

Wer einen hochwertig aufbereiteten Vertrag versendet, kommt den Wünschen der Kunden entgegen. Achten Sie beim Drucken von solch relevanten Dokumenten stets darauf, hochwertiges Papier sowie intensive Farben zu nutzen. Ein intensives Schwarz, das nach dem Drucken nicht verschmiert finden Sie in diversen Onlineshops, wie zum Beispiel tonerpartner.de. Sie wählen aus den unterschiedlichsten Tonerherstellern aus, füllen Ihre Kartuschen mit wenig Aufwand nach und erwerben neue Farbprodukte als Erster.

Visitenkarten finden großen Zuspruch

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Die Bedeutung der Visitenkarte wird immer wieder infrage gestellt. Als diese praktische Kate erfunden wurde, war es nicht selbstverständlich die E-Mail-Kontaktdaten eines Geschäftskontaktes stetig auf dem Schirm abrufen zu können. Die kleine Karte war die einzige Möglichkeit, schnell und einfach in Verbindung zu bleiben. Heute ermöglichen Suchmaschinen wie Google das schnelle Auffinden von E-Mail-Adressen, Telefonnummern sowie Profilen in Sozialen Medien.

Heute sind gedruckte Visitenkarten weiterhin von äußerster Relevanz. Bei Messen sowie Meetings treffen Sie auf zahlreiche Geschäftskontakte, mit denen Sie angeregte Gespräche führen.

Zahlreiche Informationen prasseln auf Sie ein, was das Abspeichern aller relevanten Hinweise kaum mehr möglich macht. Eine Visitenkarte verbindet die Gespräche mit optischen Reizen, welche auf der Visitenkarte zu sehen sind. Es fällt uns leichter, die Firma sowie den Gesprächspartner mit den Gesprächen zu verbinden.

Ganz besondere Bedeutung erhält Ihre Visitenkarte, wenn Sie auf dem japanischen Markt agieren:
Auf dem japanischen Markt kommt der Visitenkarte eine besondere Bedeutung zu. Aus diesem kleinen Schriftstück geht für den Gegenüber hervor, welchen Rang Sie im Unternehmen einnehmen, welches Maß an Respekt Ihnen zu zollen ist und welche Entscheidungsgewalt Sie bei Verhandlungen mitbringen. Beim Überreichen der Visitenkarte gilt es, diese mit höchster Achtung entgegenzunehmen. Sie sollten einen intensiven sowie studierenden Blick auf die Karte werfen, um alle wichtigen Informationen zu verarbeiten. Anschließend ist die Karte achtungsvoll in einem sauberen Zustand zu verwahren. Wenn Sie Ihre Visitenkarten für den japanischen Markt drucken, sollten Sie nicht nur eine deutsche sowie englische Ausführung aufzeigen. Die Rückseite können Sie nutzen, um die Karte in japanischer Sprache auszuführen. Dies stößt sicherlich auf große Freude.

Schulungsunterlagen in gedruckter Form

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Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wachsen an neuen Herausforderungen, Schulungen sowie Lehrgängen. Daher sollten Sie sich nicht scheuen, stetig neues Wissen in die Köpfe Ihrer wichtigen Agierenden zu bringen. Oftmals arbeiten Unternehmen hierzu mit digitalem Schulungsmaterial, das von den Computern der Mitarbeiter abgerufen wird. Doch eine Studie eines norwegischen Wissenschaftler-Teams zeigt auf, dass der Menschen besser lernt, wenn Texte, Bilder sowie Diagramme in gedruckter Form vorliegen.

Das Lesen von Print-Unterlagen empfinden die meisten Menschen als angenehmer. Stetiges Starren auf den beleuchteten Bildschirm trägt dazu bei, dass die Augen schneller ermüden. Schmerzen, Tränen sowie Brennen sind die Folge. Gedruckte Unterlagen werden zudem besser vom Gehirn in fotografischer Weise aufbereitet. Das Gehirn kann sich Textstellen anhand der zuvor gelesenen Abschnitte sowie Seiten einprägen. Nach der Erarbeitung von Wissen, können Lernende genau zuordnen, wo die gelesene Passage mit den genutzten Informationen zu finden ist.