Aufgrund zunehmender Digitalisierung der Gesellschaft ist auch das HR-Management im Wandel begriffen. Um die gesetzten Ziele zu erreichen, sollte die Personal- und Organisationsentwicklung weiterentwickelt oder neu definiert werden. In vielen Unternehmen ist das Selbstverständnis von Personalabteilungen immer noch zu administrativ ausgerichtet.
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Strukturierung des gesamten Recruiting-Prozesses verbessern
Das Recruiting wird häufig als rein administrativer Prozess betrachtet. Dabei werden die Aufgaben des HR-Managements vorrangig mit dem Auswerten von Bewerbungen sowie mit dem Führen von Vorstellungs- und Personalgesprächen in Verbindung gebracht. Zu den klassischen Recruiting-Aufgaben zählt allerdings nicht nur das übliche Bewerbermanagement, das darüber hinaus oft auf pure Verwaltungsroutine reduziert wird. Bei steigendem Fachkräftemangel sollten im Personalbereich Ressourcen gebündelt und Prozesse effizienter strukturiert werden. Von modernem HR-Management wird proaktives Handeln erwartet, statt sich wie bisher als Auftragserfüller von Fachabteilungen auf reine personalbezogene Dienstleistungen zu konzentrieren. Während an HR-Manager der Anspruch gestellt wird, dass diese die Kommunikationsstruktur zwischen Unternehmen und Bewerbern verbessern, muss mithilfe moderner IT-Strukturen dafür gesorgt werden, dass Bewerbungsverfahren innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden können. Es wird deshalb empfohlen, den innerbetrieblichen Erfahrungsaustausch zu fördern. Dies kann in Form regelmäßiger Konsultationen zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen sowie unterstützend durch die Einführung von Anwendungen, die der Datenanalyse dienen, geschehen. Oft wird eine Bewerbermanagement-Software zum Management von Bewerbern, Lebensläufen oder Sourcing eingesetzt. Bei einer Online-Recruitment-Software handelt es sich in der Regel um ein Instrument im Personalmanagement, mit dem die Erstellung und Verbreitung von Stellenangeboten ermöglicht sowie gleichzeitig effizientes Bewerbermanagement betrieben werden kann. Um sicherzustellen, dass eine bessere Strukturierung des gesamten Recruiting-Prozesses möglich ist, sollte zuvor ein kostenloser Softwarevergleich durchgeführt werden. Bei webbasierten Recruiting-Softwares sollte darauf geachtet werden, dass diese die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Eine solche Anwendung sollte neben dem Bewerbermanagement auch verschiedene Datenbanken enthalten, um allgemeine administrative Prozessoptimierungen zu ermöglichen. Relevante Informationen sind in der Regel auf unabhängigen Plattformen für Software zu finden. Die im Personalbereich verwendeten Werkzeuge müssen mit anderen HR Management Systemen kompatibel sein, um die Einstellungsprozesse zu vereinfachen und die Personalplanung zu optimieren. Da der Funktionsumfang von Bewerbermanagement-Systemen variieren kann, sollten vom Unternehmen individuelle Anforderungen identifiziert und im Vorhinein festgelegt werden.
Verzögerungen im Bewerbungsablauf vermeiden
Häufig werden von Bewerbern Verzögerungen im Bewerbungsablauf bemängelt, die oft dazu führen, dass aussichtsreiche Kandidaten auf die weitere Teilnahme am Einstellungsverfahren verzichten. Um interne Fehler in Personalprozessen aufzudecken und zu einer deutlichen Straffung des Einstellungsverfahrens beizutragen, wird empfohlen, zukünftig nur ein einziges Vorstellungsgespräch anzusetzen, bevor eine Entscheidung über die Besetzung der Stelle getroffen wird. In diesem Sinne sollte sich das Personalmanagement (HRM) von einer administrativen Verwaltung zu einer nach strategischen Prinzipien handelnden Fachabteilung entwickeln. Personalwirtschaftliche Entscheidungen sollten vielmehr unter dem Aspekt des unternehmerischen Handelns getroffen werden. In der Praxis ist die Vorgehensweise des Personalmanagements, die sich vor allem auf Faktoren wie Motivation, Werte oder Zufriedenheit stützt, ohne Unternehmens-strategische Nutzen zu berücksichtigen, bislang zu wenig transparent. Auch die Erhebung wichtiger Kennzahlen in den verschiedenen Bereichen des Personalmanagements wurde bisher auf unterschiedliche Weise praktiziert. Dabei sind in jedem Unternehmen regelmäßige Erhebungen kostenorientierter Kennzahlen sowie Personalkennzahlen notwendig. Darüber hinaus ist eine genaue Definition Konzern-einheitlicher standardisierter Kennzahlen notwendig, um die Arbeit des HR-Managements effizienter zu gestalten.