Unter Social ECM verstehen die Unternehmen vor allem eine evolutionäre Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements und gleichzeitig ein Instrument zur digitalen Transformation. Sie versprechen sich davon insbesondere ein produktiveres Arbeiten und engere Kundenbeziehungen. Zu diesen zentralen Erkenntnissen kommt eine Erhebung der d.velop-Gruppe unter mehr als 200 Mittelstands- und Großunternehmen im deutschsprachigen Raum.
Danach assoziieren fast zwei Drittel der befragten Führungskräfte mit dem noch relativ jungen Begriff Social ECM eine erweiterte Ausprägung des bisherigen Dokumentenmanagements. Gleichzeitig bringt ihn fast jeder Zweite mit der digitalen Transformation in einen direkten Zusammenhang. Eine deutlich kleinere Gruppe von 21 Prozent sieht darin hingegen eine auf Cloud-Archive begrenzte ECM-Variante. Noch seltener werden mit der Social-Akzentuierung völlig neue Technologien verstanden, die das bisherige Dokumentenmanagement ablösen. „Tatsächlich stützt sich Social ECM auf etablierte Technologien, notwendig ist lediglich eine intelligente Integration von DMS- und kollaborativen Systemen sowie Cloud-Archiven, um solche Lösungen für ein sehr vielfältiges Anwendungsfeld zu entwickeln“, betont Mario Dönnebrink, Vorstand Vertrieb & Marketing bei der d.velop-Gruppe.
Eine ähnlich klare Meinungstendenz hat die Erhebung bei der Frage ermittelt, welche Merkmale Social ECM charakterisieren. Hierzu werden von etwa drei Vierteln der Unternehmen die Cloud-basierte Ausrichtung und der kollaborative Ansatz genannt. Auch das Document Sharing und der ortsunabhängige Zugriff auf Informationen gehören für eine große Mehrheit zu typischen Kennzeichen von Social ECM. Zudem erkennen drei von fünf darin eine Kombination von Datenarchivierung und Kommunikation. Hingegen werden nur in jedem zweiten Fall hybride Lösungen darunter verstanden.
„Bemerkenswert an diesen Einschätzungen ist, dass Social ECM aus Sicht der Anwender offenbar einen Wandel des bisherigen Dokumentenmanagements als Reaktion auf veränderte Anforderungen verkörpert und sie dem sehr offen gegenüber stehen“, interpretiert Dönnebrink Ergebnisse. „Social ECM schafft die Voraussetzungen für einen vernetzten und kollaborativen Austausch von digitalen Informationen.“
In diese Richtung gehen auch die Nutzenerwartungen der befragten Business Manager. Sie versprechen sich von Social ECM insbesondere eine Unterstützung des kooperativen Arbeitens und eine höhere Arbeitsproduktivität bzw. Arbeitsqualität. Auch für den Wissensaustausch und die Gestaltung der Kundenkommunikation sehen die Befragten in überwiegender Mehrheit positive Effekte.
„Insofern ist es nicht verwunderlich, dass besonders der wachsende Kollaborationsbedarf im geschäftlichen Umfeld und die zunehmenden Digitalisierungsbestrebungen der Unternehmen als Impulse für Social ECM gesehen werden“, urteilt Dönnebrink. Doch damit allein würde sich der Bedarf nicht ausreichend erklären. Tatsächlich zeigen die Ergebnisse der Studie, dass auch die zunehmend mobileren Arbeitsprozesse und der Automatisierungsbedarf von Kommunikationsprozessen für zwei Drittel der Befragten zu der Notwendigkeit beitragen, das prinzipielle Einsatzspektrum des Dokumentenmanagements zu erweitern.