IDC Studie: Jeder vierte Knowledge Worker ist vom Umgang mit geschäftlichen Dateien und Dokumenten frustriert

Trotz der hohen Bedeutung für die Mitarbeiterproduktivität haben viele Knowledge Worker in deutschen Firmen und Organisationen einen unzureichenden Zugang zu den Dateien und Dokumenten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Der über die Jahre entstandene Wildwuchs an Speichermöglichkeiten trägt mehr zur Behinderung als zur Produktivität der Anwender bei. Diese sind über den Umgang mit Firmendokumenten derart frustriert, dass sie oftmals ihre privaten File Sharing Dienste auch für geschäftliche Zwecke nutzen. Dies ist besonders häufig im Mittelstand der Fall, wo sich die lethargische Einführung von Enterprise File Sharing & Synchronisation Lösungen jetzt rächt. Das gekippte Safe-Harbor-Urteil war für viele Firmen ein Weckruf, der Schatten-IT den Kampf anzusagen. Dies sind einige der Highlights der neuen IDC Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2016“.

Unsere Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Die Verfügbarkeit von digitalen Informationen und Daten entscheidet immer häufiger über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Sie ist die Grundlage dafür, dass Knowledge Worker produktiver arbeiten, interne Prozesse beschleunigt und Kunden schneller bedient werden können. Es ist daher ein Paradigmenwechsel beim Umgang mit Informationen, Dateien und Dokumenten erforderlich. Mobile Content Management (MCM) leistet hierbei einen zentralen Beitrag. Um die Situation im Hinblick auf Vorbereitung und Pläne, aber auch Hürden und Herausforderungen im Hinblick auf MCM besser einschätzen zu können, hat IDC im Januar 2016 anhand eines strukturierten Fragebogens 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus den wesentlichen Branchen in Deutschland aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt. Die wichtigsten Ergebnisse dieser Befragung werden im Folgenden zusammengefasst.

Trotz des unbestritten hohen Stellenwertes von Dokumenten haben Anwender im Durchschnitt nur auf etwa 60 Prozent der für sie relevanten Dateien geräteunabhängig Zugriff. Dies liegt zum einen an fehlenden adäquaten Enterprise-Lösungen, zum anderen an einer unzureichenden Digitalisierung von Papierdokumenten. Jeden vierten Anwender frustriert daher auch der Umgang mit geschäftlichen Dokumenten. Firmen müssen aus Sicht von IDC dringend handeln – auch aufgrund der wachsenden Mobile Workforce.

Über die vergangenen Jahre sind kontinuierlich neue Möglichkeiten für Anwender zur Speicherung und zum Teilen von Dokumenten entstanden, wie etwa File Server, Social Networks, Sharepoints oder ECM-Systeme. Im Durchschnitt sind mehr als vier Unternehmenslösungen pro Organisation im Einsatz. Die Vielzahl an Enterprise- und auch Consumer-Lösungen trägt allerdings offenbar mehr zur Behinderung als zu Produktivität der Anwender bei – beispielsweise im Hinblick auf Dateiversionen. Unternehmen müssen hier dringend gegensteuern, um die Kontrolle über ihre Dokumente zurückzuerlangen sowie Sicherheit und Compliance durchzusetzen.

Unternehmen erkennen die entstehenden Ineffizienzen und wollen die Harmonisierung vorantreiben. Dazu müssen MCM-Lösungen für mehr Transparenz über die genutzten Speicherdienste und -orte sorgen – egal, ob diese On-Premise oder in der Cloud liegen. IDC ist davon überzeugt, dass bis zum Jahr 2018 jede Enterprise File Sharing & Synchronisation (EFSS)-Lösung über Funktionen zur Back-end Integration von mehreren Content Repositories, zum einheitlichen Dokumentenmanagement und zur Data Governance verfügen muss, wenn sie erfolgreich am Markt bestehen will.

IT-Entscheider haben das Potential von File Sharing Diensten zu lange unterschätzt. Damit haben sie nicht nur zur Frustration der Kollegen und Mitarbeiter beigetragen, sondern auch die gefürchtete Schatten-IT gefördert. Diese ist insbesondere im Mittelstand aufgrund der schleppenden Einführung von Enterprise File Sharing & Synchronisation Tools groß. Die Befragung zeigt: Mehr als zwei Drittel der Anwender in mittelständischen Firmen haben ihren privaten File Sharing Account schon einmal geschäftlich genutzt. „IT-Entscheider können es sich im Hinblick auf die Schatten-IT nicht länger leisten, untätig zu bleiben“, sagt Mark Schulte, Consultant bei IDC und Projektleiter der Studie. „Die Einführungspläne von EFSS zeigen, dass dies in vielen IT-Abteilungen verstanden ist.“

In vielen Betrieben war eine sachlichere Auseinandersetzung mit der externen Datenspeicherung nach dem Abklingen der NSA-Diskussion festzustellen. Das gekippte Safe-Harbor-Urteil hat die Unsicherheit allerdings bei einigen IT-Verantwortlichen neu entfacht. Die Sensibilität hinsichtlich Datenschutz und Compliance ist gestiegen. So gab die Mehrheit der Befragten an, dass der Standort des Rechenzentrums in Deutschland und die Bekämpfung der Schatten-IT seit dem Urteil noch wichtiger für sie geworden sei. Aus Sicht von IDC sollten IT-Entscheider auf die entstandene Rechtsunsicherheit nicht überreagieren und das Gespräch mit Anbietern über alternative Datenschutzvereinbarungen wie Binding Corporate Rules oder EU Model Contract Clauses suchen.

Trotz der Herausforderungen sind Unternehmen durchaus von den Vorteilen eines sicheren und geräteunabhängigen Umgangs mit Dokumenten überzeugt. Im Zentrum steht eine höhere Produktivität der Mitarbeiter und Teams durch eine bessere Informationsverfügbarkeit. Anbieter sollten dennoch die Vorteile eines Mobile Content Managements für die IT verstärkt kommunizieren. Hierzu zählen die Vereinfachung des Dokumentenmanagements, die Reduzierung von E-Mails, weniger Schatten-IT und am Ende des Tages geringere IT-Kosten.

Dateien und Dokumente sind fundamentale Bestandteile unseres digitalen Arbeitsstils. Deren orts- und geräteunabhängige Verfügbarkeit wirkt sich nicht nur auf die Produktivität der Anwender positiv aus, sondern bietet auch für die IT beachtliche Vorteile. Die befragten Firmen und Organisationen führen als größte Hürde bei der Umsetzung von MCM-Initiativen Bedenken hinsichtlich Sicherheit, Compliance und Kontrolle an. Anbieter müssen diese Sorgen ernst nehmen und diesen in ihren Angeboten Rechnung tragen. Allerdings sollten sich Anwenderunternehmen auch darüber bewusst sein, dass eine Datenspeicherung in Deutschland nicht alle Probleme löst. Zum Beispiel werden im Ausland tätige Mitarbeiter eine schlechtere Performance beim Dokumentenaustausch und -synchronisieren mittels deutscher Server zu spüren bekommen. Interessanterweise sehen die Mitarbeiter der Fachabteilungen noch häufiger als die IT-Entscheider selbst die Umsetzung eines Mobile Content Managements als Chance, die Sicherheit von Firmendateien zu verbessern, da ihnen das Ausmaß der Schatten-IT stärker bewusst ist.

Der EFSS Markt in Deutschland erfährt ein dynamisches Wachstum. Das führte zu einer wachsenden Anzahl der Anbieter und einer gesteigerten Wettbewerbsintensität. Ein spürbarer Preisverfall ist die Folge, was u.a. daran deutlich wird, dass Anbieter unbegrenzte Speicherkapazitäten anbieten. Diese Entwicklung in Kombination mit einem hohen Innovationsdruck macht EFSS zu einem herausfordernden Markt, der letztendlich für einige Lösungsanbieter zu wenig abwerfen wird. IDC erwartet daher in den kommenden Jahren weitere Übernahmen und Marktaustritte.

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