Fünf verbreitete SharePoint-Irrtümer

Viele Unternehmen setzen beim Aufbau einer zentralen Informations- und Wissensplattform auf Microsoft Office SharePoint. Die Möglichkeiten und Vorteile dieser Lösung lassen sich jedoch nur dann vollumfänglich nutzen, wenn ein paar Aspekte beachtet werden. Es ist also wichtig, mit den häufigsten Irrtümern aufzuräumen.

Irrtum 1: Ein schneller Start ersetzt die Strategie - Ein dringlicher Bedarf birgt immer das Risiko des spontanen, ungeplanten Handelns. Häufig kommt aus der IT-Abteilung dann urplötzlich der Startschuss: „SharePoint jetzt an allen Arbeitsplätzen verfügbar.“ Die Folgen: Jede Fachabteilung nutzt das Portal nach seinen eigenen Vorstellungen. Das dann entstehende Chaos ist nur schwer wieder zu beseitigen. Letztlich führt dies nicht nur zu höheren Projekt- und Betriebskosten, sondern frustriert auch die Mitarbeiter.

Irrtum 2: Die Akzeptanz der Mitarbeiter kommt automatisch - Mitarbeitern fällt es oft schwer, neue Arbeitsabläufe anzunehmen. Die Einführung eines Intranets mit gegebenen Fachverfahren muss daher sorgsam geplant werden. Es sollte von einem Veränderungsprozess begleitet sein, der die Akzeptanz der Mitarbeiter im Fokus hat. Dazu gehören ingenieurmäßige Themen wie Ergonomie und Usability, aber auch Überzeugungsarbeit. Damit Mitarbeiter bereit sind, gewohnte Pfade zu verlassen und eben keine relevanten Dateien – am SharePoint-Portal vorbei – auf lokalen Laufwerken bunkern.

Irrtum 3: Die IT-Umsetzung erledigt sich von selbst - Um Kommunikations- und Informationsprozesse fachlich korrekt und gleichzeitig im Hinblick auf Zeit, Qualität, Compliance etc. optimal in einem SharePoint-Portal abzubilden, bedarf es einer genauen Analyse und der richtigen Entscheidung für eine Option. Optimale Strukturen und Navigationen ergeben sich leider nicht von allein. Noch anspruchsvoller ist zudem die Festlegung der Architektur. Hierbei ist professionelle Beratung wirklich eine gute Investition.

Irrtum 4: SharePoint liefert fachliche Funktionen und Prozesse out of the box - SharePoint ist ein Werkzeugkasten – groß und mächtig. Entsprechend anspruchsvoll sind SharePoint-Projekte. Den Kern bilden sicherlich die Kollaborationsfunktionen und eine nahtlose Verbindung zu Microsoft Office, Active Directory und Exchange. Der entscheidende Mehrwert einer SharePoint-basierten Intranetlösung besteht aber in der Bereitstellung fachlicher Verfahren und der Unterstützung von firmeninternen Prozessen, wie z.B. Projekt- und Wissensmanagement oder digitale Personal- und Vertragsakten.

Irrtum 5: SharePoint gibt es bald nur noch aus der Cloud - Microsoft hat umfassende Neuerungen rund um SharePoint angekündigt und favorisiert dabei die cloudbasierte Nutzung seiner Produkte. Doch was bedeutet das für die On-Premise-Kunden? Für Sharepoint 2016 ist weiterhin eine On-Premise-Version geplant. Microsoft definiert seinen Lifecycle Support mit fünf Jahren Mainstream Support plus fünf Jahren Extended Support. Für Kunden ist es daher aus heutiger Sicht unkritisch, eine On-Premise-Strategie zu entwickeln.

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