Elektronische Personalakte: Fünf Must-have-Funktionen für eine digitalere HR-Abteilung

Die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche erfasst auch die Arbeitswelt und damit die Personalabteilung: von flexiblen Arbeitsmodellen wie Home Office über Recruiting-Prozesse auf Online-Portalen bis hin zur Förderung digitaler Mitarbeiter-Kompetenzen. Wollen Personalverantwortliche diesen wachsenden Anforderungen gerecht werden, müssen sie ihre administrativen Abläufe verschlanken – zum Beispiel durch elektronische Personalakten. Doch welche Funktionen muss eine digitale Personalakten-Lösung mitbringen, damit sie HRM-Prozesse nachhaltig optimieren kann?

Personalakten beinhalten alle für HR-Verantwortliche relevanten Daten zu einem Mitarbeiter: Anstellungsverträge, Gesprächsprotokolle, Lohn- und Gehaltsdaten und vieles mehr. Die sachgemäße Lagerung dieser zahlreichen sensiblen Dokumente stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Setzt das Unternehmen aber eine digitale Personalakten-Lösung ein, werden alle Daten elektronisch bereitgestellt: zentralisiert, zeit- sowie ortsunabhängig und leicht durchsuchbar. Die folgenden fünf Funktionen sind für eine digitale Personalakte essenziell:

  1. Wiedervorlage: Eine Funktion zur Wiedervorlage garantiert, dass HR-Mitarbeiter wichtige Fristen nicht aus den Augen verlieren. Eine E-Mail-Benachrichtigung erinnert rechtzeitig an anstehende Termine.
  2. Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können Mitarbeiter beispielsweise Serienbriefe wie Mitarbeiter-Rundschreiben zeitsparend direkt in den Personalakten erstellen und ablegen.
  3. Volltextsuche: Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung dafür sorgen, dass alle eingescannten Schriftstücke leicht durchsuchbar sind.
  4. Vertragserstellung: Standardisierte Anstellungsverträge werden am besten über ein Tool zur Vertragserstellung gemanagt, mit vordefinierten Feldern und dynamischen Textbausteinen.
  5. Aufgabenverwaltung: Über Templates können Personalverantwortliche immer gleiche Abläufe, etwa die Rückkehr eines Mitarbeiters aus der Elternzeit, unkompliziert verwalten und tracken.

Diese fünf Anforderungen an eine elektronische Personalakte sind ein Auszug aus dem Whitepaper „Aktiv gestalten statt nur verwalten“ der forcont business technology gmbh.

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