Effizienz auf Knopfdruck? 4 Tipps zur Einführung von Robotic Process Automation

Von der Einführung einer Softwareautomation versprechen Betriebe sich vor allem eine schnelle und einfache Steigerung ihrer Effizienz und Servicequalität. "Um die erfolgreiche Implementierung der Robotic Process Automation, kurz RPA, vorzubereiten und damit dem Wunsch nach einer unkomplizierten Prozessverarbeitung nachzukommen, sollten Unternehmer jedoch Vorüberlegungen treffen. Diese beziehen im Idealfall auch Faktoren ein, die über die reine Software hinausgehen, und bilden damit die Grundlage für die schnelle und reibungslose Prozessoptimierung", weiß Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. Je höher der Integrationsfaktor der Automation in die bestehende Umgebung, desto größer ist deren Nutzen und umso mehr kann sie das Unternehmen tatsächlich voranbringen. Der Implementierungsexperte hat zudem vier Tipss, die Unternehmen bei der Einführung von RPA berücksichtigen sollten.

1. Branchenspezifische Vorüberlegungen

Ziel der RPA ist es, Mitarbeiter zu entlasten und schlussendlich auch Kosten zu reduzieren, indem Personal bei höherwertigen Aufgaben zum Einsatz kommt. Um das zu erreichen, gilt es mit Unterstützung des RPA-Spezialisten ein ganzheitliches und prozessorientiertes System zu schaffen. In Form einer Softwarelösung erledigt RPA Routineaufgaben und verbessert die Abarbeitung bestehender Prozesse qualitativ, indem sie die Fehler während der Bearbeitung minimiert. In nahezu allen Branchen, beispielsweise in den Bereichen Versicherung, Finanzen, Human Resource Management oder IT, können Unternehmen die Automatisierung anwenden. Jedoch sollten je nach Einsatzgebiet gewisse Vorüberlegungen getroffen werden. Welche Prozesse können und sollen automatisiert werden? Wo unterstützen virtuelle Helfer ihre menschlichen Mitarbeiter sinnvoll? Jedes Gewerbe hat spezielle Anforderungen, die von Anfang an im Fokus stehen müssen.

2. Ausgangslage betrachten

Bereits einige technische sowie organisatorische Vorbereitungen genügen, um sich ein ganzheitliches Bild von der Ausgangssituation zu verschaffen. Zur Steigerung der Effizienz steht am Anfang das Erkennen der eigenen Potenziale und der damit verbundenen möglichen Innovation. Um die Aufgaben zielführend umzusetzen und das volle Leistungsvermögen der Automatisierung auszuschöpfen, lohnt sich die Beratung durch einen Spezialisten, in der alle individuellen Faktoren analysiert werden. RPA lässt sich zwar durchaus als opportunistische Lösung punktuell einsetzen, wer sich allerdings bei einem ganzheitlichen Ansatz zu Projektbeginn keine Strategie zurechtlegt, verliert leicht den Überblick über die Anforderungen.

3. Krisensicher ins Geschäft

Von Beginn an sollten Unternehmer verschiedene Szenarien bedenken: Was passiert, wenn eine Störung auftritt? Welche Risiken sind zu beachten? Auch für etwaige Unterbrechungen im laufenden Prozess müssen menschliche Arbeitskräfte zuvor Notfallabläufe für die RPA-Strategie definieren, die die Automatisierungssoftware bereithalten soll. Hier ist es beispielsweise möglich, Bots den Zugang zu verschiedenen Ausweichsystemen zu gewährleisten und somit eine schnelle Regulierung der aufgetretenen Störung sicherzustellen. Ebenfalls sollte vorab überlegt werden, wie Unternehmen die Automation integrieren. Außerdem bleibt zu beachten: RPA ist kein Machine Learning und nicht zu verwechseln mit künstlicher Intelligenz (KI). Sie dient generell dazu, softwarebasiert vorab definierte Prozesse auszuführen. Diese Vorgänge verlaufen entweder geradlinig oder variieren contentbezogen, basierend auf entsprechenden Rückkopplungen aus bereits abgearbeiteten Tasks. Prinzipiell bedarf es jedoch des Eingreifens und Neudefinierens durch den Menschen, um RPA-Prozesse zu verändern. Prozessmonitoring und -logging helfen dabei, den Überblick über alle Veränderungen zu behalten.

4. Ressourcen einplanen

Allgemein gilt: Je gründlicher und effizienter die Vorarbeit vor einer Implementierung, desto schneller und erfolgreicher lässt sich RPA in Unternehmensprozesse integrieren. Dabei sollten auch versteckte Aufwände aufgespürt werden, denn oft sind es diese, die bei unsauberer Analyse die Implementierung negativ beeinflussen und das Resultat schmälern. Wer von Anfang an alle relevanten Geschäftsbereiche bedenkt, die möglichen Auswirkungen auf die Kernprozesse abschätzt und mit Motivation an die Sache herangeht, befindet sich auf dem richtigen Weg. Um die notwendigen Ressourcen sicherzustellen, sollte dem RPA-Entwickler immer ein Ansprechpartner im Betrieb zur Verfügung stehen. Ebenso muss das Personalmanagement über alle Veränderungen Bescheid wissen, um Mitarbeiter zu informieren, Schulungen zu organisieren und die Compliance-Richtlinien einzuhalten. Im Gegensatz zur Implementierung rein technischer Softwarelösungen müssen bei der Einführung von RPA-Systemen die Menschen, die mit dem Thema in Berührung kommen, so früh wie möglich involviert werden. Denn: Die menschliche Arbeitskraft ist und bleibt die wichtigste Ressource. Mitarbeiter und Roboter ergänzen sich und arbeiten im Optimalfall effizient zusammen. Und auch nach der erfolgreichen Implementierung gilt für alle Beteiligten: Immer am Ball bleiben. Das System lässt sich ausbauen und weiterentwickeln. Es sollte außerdem permanent auf dem neuesten Stand der Technik sein und nicht sich selbst

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