E-Mails & Co.: Informationsflut bremst Wissensarbeiter aus

Sie unterbrechen die Konzentration und stören damit massiv die Produktivität der Belegschaft – dennoch nehmen sie im Arbeitsalltag zu: stetig im Postfach auflaufende E-Mails und Einladungen zu Meetings. Der Informationsgewinn bleibt dabei oftmals gering. In zahlreichen Unternehmen häufen sich bereits die Beschwerden von Mitarbeitern. Das ist ein Ergebnis der aktuellen Workplace Survey, für die OfficeTeam, der spezialisierte Personaldienstleister für Fachkräfte im Büro- und Assistenzmanagement, 250 HR-Manager in Deutschland und in der Schweiz befragte.

Insbesondere E-Mails werden bei der Arbeit zunehmend als störend empfunden. 31 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen in Deutschland waren angesichts der Nachrichtenschwemme bereits mit Bedenken ihrer Mitarbeiter konfrontiert. In der Schweiz sieht es mit 22 Prozent etwas besser aus. Dennoch bleibt der Tenor länderübergreifend ähnlich: Angestellte erhalten zu viele Nachrichten mit unnötigen Informationen, so lautet mit 65 Prozent in Deutschland und 64 Prozent in der Schweiz der Hauptkritikpunkt an der elektronischen Post. Betroffene beklagen zudem, dass sie ständig bei der Arbeit unterbrochen werden (Deutschland 60 Prozent / Schweiz 55 Prozent) und damit ihre Produktivität sinkt (37 Prozent / 36 Prozent). Daneben fehlt vielen Angestellten der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen (42 Prozent / 27 Prozent).

Ein ähnliches Bild von mangelnder Disziplin in der täglichen Kommunikation offenbart ein Blick auf abteilungsinterne und unternehmensübergreifende Meetings: Ein Fünftel der befragten HR-Verantwortlichen (Deutschland 20 Prozent / Schweiz 22 Prozent) glaubt, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft. Rund jeder Dritte (32 Prozent / 34 Prozent) schätzt den Anteil der überflüssigen Zusammenkünfte immerhin noch auf zwischen 11 und 25 Prozent.

„Unternehmen sind gut beraten, die Beschwerden ihrer Mitarbeiter über überflüssige E-Mails und Meetings sehr ernst zu nehmen. Denn mit der Produktivität der Belegschaft büßen sie auch ihre Wettbewerbsfähigkeit ein. Es genügt nicht, sich auf die Selbstmanagementfähigkeiten der Mitarbeiter zu verlassen. Es ist die Aufgabe des Managements, verbindliche Standards festzulegen und gemeinsam mit den Führungskräften durchzusetzen. Dabei hilft es, wenn Vorgesetzte neue Fähigkeiten als Moderatoren erwerben. Ob dieser Entwicklungsschritt gelingt, bestimmt, wie sinnvoll die wertvolle Ressource Zeit zukünftig eingesetzt wird“, erklärt dazu Sven Hennige, Managing Director Central Europe & Germany von Robert Half.

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