Stempeln war gestern: Digitale Zeiterfassung liegt voll im Trend

Digitalisierung ist eines der Trendwörter in der Arbeitswelt der Gegenwart. Die Industrie 4.0 mit ihren automatisierten Lösungen und vernetzten Infrastrukturen schreitet vor allem in den Wirtschaftssegmenten Produktion und Vertrieb weiter voran. Doch auch in den verwaltungsorganisatorischen Bereichen eines Unternehmens nehmen die Themen Digitalisierung und Vernetzung einen immer größeren Stellenwert ein. Dieser Prozess beschleunigte sich nochmals im Zuge der Corona-Pandemie und den damit verbundenen Veränderungen in der Arbeitswelt. Der Anteil an Homeoffice-Arbeitsplätzen wuchs im Laufe des Jahres 2020 kräftig und viele Experten gehen davon aus, dass der Trend hin zum ortsunabhängigen Arbeiten auch nach Corona weiter bestehen bleiben wird. Diese Entwicklung bedingt über kurz oder lang auch angemessene Lösungen hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung.

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Digitale Lösungen zum Thema Zeiterfassung auf dem Vormarsch

Vielen Arbeitnehmern wird sie noch ein Begriff sein - Gerüchten zufolge ist sie in manchen Betrieben sogar noch im Einsatz: die Stempelkarte. Der klassische Weg der Arbeitszeiterfassung. Die Mitarbeiter stempeln ab, wenn sie morgens das Büro oder die Fabrik betreten und stempeln aus, wenn es in den Feierabend geht. Diese Art der Zeiterfassung ist jedoch immer weniger zeitgemäß, da sie in der beschriebenen Weise ortsgebundenes Arbeiten voraussetzt. In immer mehr Branchen ist jedoch ganz klar ein Trend hin zu ortsunabhängigen und flexiblen Arbeitszeitmodellen zu beobachten. Vielfach kommen "Hybridmodelle" zu Anwendung, mit einem Arbeitszeitanteil, der als Präsenzzeit im Büro ausgelegt ist und einem Anteil, der meist von zu Hause aus erbracht wird. Dem entsprechend sind digitale Lösungen für die Arbeitszeit auf dem Vormarsch. Speziell auf das Fachgebiet "Digitale Zeiterfassung" ausgerichtete Unternehmen wie Timemaster bieten für die Zeiterfassung wie das Buchen per App, per Terminal oder PC mittlerweile sowohl Hard- als auch Softwarelösungen an.

Viele Wege führen nach Rom - Flexible Lösungen zur digitalen Zeiterfassung

Die Corona-Pandemie hat in vielen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens für eine Priorisierung des Themas Digitalisierung gesorgt. Im Hinblick auf digitalen Schulunterricht gab und gibt es zahlreiche Herausforderungen zu bewältigen und hinsichtlich der aktuellen Testungen und Impfungen wird immer mehr ersichtlich, dass auch der öffentliche Dienst und die staatliche Verwaltung in diesem Bereich Nachholbedarf haben. Die Entwicklung hin zur digitalen Zeiterfassung ist somit als holistischer Systemwechsel zu verstehen, der prinzipiell auf drei Säulen fußt:

  • Stationäre Terminals
  • Eintragungen am PC
  • Zeiterfassungs-Apps

Auch die stationäre Zeiterfassung am Arbeitsplatz im Büro wird zukünftig digital erfolgen, zum Beispiel via Terminals, die über die RFID-Kommunikation (Radio Frequency Identification) oder die Erfassung biometrischer Daten (z. B. durch den Scan von Finderabdrücken) die Arbeitszeiten der Mitarbeiter dokumentieren. Daneben wird die digitale Zeiterfassung mit spezifischer Software auch direkt am PC erfolgen. Das größte Potenzial für die digitale Zeiterfassung sehen Experten jedoch bei mobilen App-Lösungen. Diese bieten den Vorteil, dass die Mitarbeiter vollkommen ortsunabhängig ihre Arbeitszeit über das Mobiltelefon dokumentieren können.

Digitale Zeiterfassung als Standard im Personalwesen der Zukunft

Die Digitalisierung wird zukünftig sowohl das berufliche als auch das private Leben noch stärker prägen - für diese Erkenntnis muss man kein Experte sein. Aufgrund der arbeitsstrukturellen Veränderungen, das Beispiel Homeoffice sei hier nochmals genannt, bleibt den Arbeitgebern oft gar nichts anderes mehr übrig, als sich dem digitalen Fortschritt auch im verwaltungsorganisatorischen Bereich zu öffnen. Hinsichtlich dieser Erkenntnis liegt Deutschland aktuell sowohl auf staatlicher als auch auf privatwirtschaftlicher Ebene zum Teil deutlich hinter anderen Ländern zurück und hat somit im internationalen Vergleich erheblichen Nachholbedarf, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.