Interne Kommunikation organisieren: Niedrigschwellige Lösungen und Konzepte

Ein Büro ohne einen Computer ist heute mittlerweile bereits so gut wie undenkbar. Emails haben das Faxgerät abgelöst, was die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartner vereinfacht und vor allem beschleunigt. Auch die interne Kommunikation in Unternehmen passt sich diesen Entwicklungen an: Wissensmanagement lautet das Stichwort, das in engem Zusammenhang mit dem Erreichen unternehmerischer Ziele steht.

Statt ausschließlich herkömmliche Kommunikationsprozesse zu pflegen, setzen viele Firmen auf Wissensmanagement und kommunizieren darüber auch benötigtes Fachwissen. | Bildquelle: (C) stock.adobe.com ©Seventyfour

Interne Kommunikation in Betrieben sieht häufig so aus: Ein schwarzes Brett, an dem firmenrelevante Neuigkeiten gepinnt werden, vielleicht ein monatlicher Newsletter und manchmal - meist in großen Unternehmen - eine Mitarbeiterzeitung, die zwei- bis dreimal im Jahr erscheint. Größere Firmen nutzen zur Informationsweitergabe häufig auch das Intranet. Hinzu gesellen sich Meetings, Konferenzen und interner E-Mail-Verkehr. Hier werden Informationen ausgetauscht, und es wird Wissen vermittelt. Wissen, das Unternehmer benötigen, um die unternehmerischen Ziele erreichen zu können. Dazu gehört auch das Fachwissen der Mitarbeiter, das kontinuierlich gepflegt und erweitert werden will.

Nach einer Studie, die der Digitalverband Bitkom im Jahr 2018 initiiert hat, gehört das Faxgerät immer noch zu den wichtigsten internen und externen Kommunikationskanälen, Tendenz sinkend. Für diese repräsentative Studie wurden 1100 Firmen mit einer Betriebsgröße ab 20 Mitarbeitern befragt. Für die interne Kommunikation werden häufig E-Mails anstelle eines persönlichen Gesprächs bevorzugt, aber auch hier zeigt sich der Trend zu anderen digitalen Kommunikationsformen. Knapp 50 Prozent der Studienteilnehmer nannten zum Beispiel Online-Meetings und Videokonferenzen als beliebtes Kommunikationsmittel - laut Bitkom ein Zuwachs um zehn Prozent im Vergleich zum Jahr 2016. Jetzt, während der Corona-Pandemie, dürfte diese Form betrieblicher Kommunikation allein schon wegen unzähliger Homeoffice-Arbeitsplätze deutlich in die Höhe geschossen sein - und noch niemand sagen kann, wie sich diese Praktik in Zukunft entwickelt. Fest steht jedoch, dass sich eine Videokonferenz als niedrigschwelliges Medium für Besprechungen und Informationsweitergabe eignet.

Informationen bündeln und lenken


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Häufig reicht diese Form der Informationsweitergabe nicht aus, um allen Mitarbeitern geballtes Wissen rund um alle betrieblichen Prozesse vermitteln zu können. Besser ist es, die Fülle von Informationen sinnvoll zu bündeln und so zu lenken, dass sie allen Beschäftigten zur Verfügung stehen. So befasst sich unter anderem auch das Fraunhofer Institut seit langem unter dem Begriff "E-Collaboration" mit der Etablierung von Wissensspeichern in Unternehmen. Vor dem Hintergrund, dass Wissen Wettbewerbsvorteile verschafft, vertritt das Institut die These, dass nur vernetzte Mitarbeiter und etablierte produktive Wissensnetzwerke sowohl firmenintern und -übergreifend den Erfolg in einem Unternehmen sicherstellen können.

In kleineren Büros zum Beispiel könnte mit nur wenig Aufwand ein niedrigschwelliges Wissensnetzwerk mit einem Verzeichnis ausgestattet werden, auf das alle relevanten Personen Zugriff haben. Eine weitverbreitete Methode sind etikettierte USB-Sticks, auf denen die Informationen abgespeichert werden und einer nach Art eines Lexikons ablegen.

Grundsätzlich eignen sich Etiketten als schnelle und praktische Lösung zur Kennzeichnung von Materialien oder Unterlagen. Ohne großen (Kosten-)Aufwand lassen sie sich nach Bedarf erneuern und aktualisieren. Je nachdem, wofür sie eingesetzt werden sollen, gibt es zudem eine passende Variante, die mal kompakter ausfällt, mal etwas mehr Platz bietet oder die besonders widerstandsfähig und damit lange haltbar ist. Anders als bei scheidenden Mitarbeitern, die ihr Wissen nach einer Kündigung oder mit dem Eintritt in die Rente mitnehmen, kann dieser digitale Wissensschatz auf beschrifteten Datenträgern als Sicherungskopie bewahrt werden und steht dem Unternehmen weiterhin zur Verfügung. Auf den ersten Blick ist für alle erkennbar, welche Informationen dort gespeichert sind.

Zahlreiche IT-Lösungen

Themen, mit denen sich Bürokräfte in ihrem Arbeitsalltag auseinandersetzen müssen, können über das Verzeichnis schnell beantwortet werden. Das können Fragen zu Verhaltensmaßnahmen bei Streitigkeiten mit Geschäftspartner oder Kunden sein, oder auch eine Liste jener Hotels, die für Geschäftsreisen bevorzugt gebucht werden. Auch Standards für geschäftliche Korrespondenz - kann hier hinterlegt werden. Größere Firmen nutzen häufig andere Kanäle, um Informationen und Wissen für jedermann im Betrieb zur Verfügung stellen zu können. Es gibt mittlerweile zahlreiche IT-Lösungen, die auch hier helfen, benötigtes Wissen ohne große Umstände abrufen zu können. Sogenannte Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) hingegen gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Behörden, Organisationen oder auch großen Firmen ermöglichen, Informationen besonders effizient zu organisieren.

Eigenes Firmen-Wiki

Weitere niedrigschwellige Möglichkeit: Eine Art Wikipedia, die ausschließlich mit firmenrelevanten Inhalten gefüllt wird und jedem zur Verfügung steht. Hier können die Beschäftigten nicht nur Beiträge einsehen, sondern aktualisieren, anpassen oder neue hinzufügen. Darüber hinaus gibt es auch Social-Intranet-Lösungen, die als interne und interaktive Nachrichtenplattformen dienen. Hier besteht unter anderem die Möglichkeit, digitale Fachgruppen zu bilden und darin zu chatten, zu liken und zu kommentieren. Solche Lösungen lassen sich auf über eine App mit dem Smartphone anwenden, so dass alle Mitarbeiter an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt über wichtige Informationen in Kenntnis gesetzt werden können. Unter der Prämisse, dass alle Beteiligten ein und dieselbe Software nutzen, können Netzwerke auch über die Microsoft-Software "OneNote" oder "Evernote" betrieben werden, um betriebliches Knowhow zu verwalten und für alle sichtbar zu machen. Mit diesen Programmen werden digitale Notizbücher und andere Dateien angelegt. Diese lassen sich kategorisieren und mit Schlagwörtern verbinden. Kommunikations-Apps können auch für Führungskräfte sinnvoll sein. Mit solchen Workforce-Lösungen können Mitarbeiter in Echtzeit erreicht werden, Unternehmensziele werden direkt an die Mitarbeiter formuliert.

Besseres Feedback, höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Eine gelungene interne Kommunikation in Unternehmen dient nicht nur der effektiveren Weitergabe von Informationen und Wissen, sondern trägt außerdem dazu bei, neue Mitarbeiter schneller in Firmenprozesse einbinden zu können. Die Nutzung entsprechender Apps kann zudem für besseres Feedback zwischen verschiedenen Abteilungen und Gesprächspartnern - auch quer durch die hierarchischen Ebenen - sorgen. Offene und transparente Kommunikation steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Neben Apps sind auch andere Formate geeignet, um diese Ziele zu erreichen. Blogs als Bestandteil des Intranets zum Beispiel sind ebenfalls eine Möglichkeit, über firmenrelevante Ereignisse und Informationen zu berichten. Sogenannte Instant Messaging Tools können Kommunikationsabläufe vereinfachen, wenn Textnachrichten oder Dokumente in Echtzeit an andere Mitarbeiter weitergegeben werden.