Die Buchhaltung ist ein fester Bestandteil des Unternehmensalltags. Sie ist nicht unbedingt schön, aber zwingend notwendig. Allerdings kann nicht jeder Firmeninhaber auf allen Gebieten ein Ass sein. Wem das Spiel mit Zahlen keinen Spaß macht oder wer schlichtweg nicht über ausreichend Erfahrung in diesem Bereich verfügt, sucht sich Hilfe. Diese kann durch einen Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware erfolgen. Wer nicht nur die Buchführung, sondern am liebsten alle Prozesse und Strukturen auf einen Blick übersichtlich dargestellt haben möchte, greift zu einem ERP-System. Doch lohnen sich diese Lösungen wirklich für die Buchhaltung und welche Vorteile haben sie gegenüber normalen Programmen?
Eine Software für die gesamte Wertschöpfungskette
Ein Buchhaltungsprogramm ist, wie der Name schon sagt, nichts anderes als ein Buchhaltungsprogramm. Mit ihm können Firmen Lohn- und Gehaltsabrechnungen abwickeln, Rechnungen schreiben und Ausgaben verbuchen. Normalerweise sollte selbst die doppelte Buchführung mit Bilanz und Jahresabschluss kein Problem darstellen. Damit sind die Grenzen allerdings bereits erreicht. Prinzipiell ist dieser Umstand auch nichts Negatives. Doch gerade wachsende Unternehmen stehen irgendwann vor der Herausforderung, alle Prozesse und Strukturen effizienter gestalten zu müssen. Mit einem ERP-System mit integrierter Buchhaltung ist dies problemlos möglich. Durch ein solches System erhalten Firmen zwar kein Rundum-sorglos-Programm – sie sind allerdings ziemlich nah dran, denn eine ERP-Lösung für den Mittelstand enthält neben der Buchhaltung unter anderem folgende Komponenten:
- Warenwirtschaft
- Vertrieb
- Einkauf
- Verkauf
In der Regel können Nutzer in Echtzeit alle verzeichneten Vorgänge einsehen und behalten so den Überblick über ihre gesamten Ressourcen.
Abteilungsübergreifendes Arbeiten verhindert Fehlerquellen
Die Problematik bei sogenannten Insellösungen besteht darin, dass sie lediglich für einen Bereich ausgelegt sind. Sie besitzen zwar einen großen Funktionsumfang, dieser beschränkt sich aber lediglich auf einen kleinen Teil aller Unternehmensstrukturen. Firmen müssen daher, um beispielsweise die Materialwirtschaft oder den Vertrieb zu regeln, auf weitere Softwareprogramme zurückgreifen. Im Laufe der Zeit rechtfertigt der Aufwand bei Insellösungen die Kosten allerdings nicht mehr. Wer sich hingegen für ein ERP-System mit integrierter Buchhaltung entscheidet, ermöglicht es seinen Mitarbeitern, abteilungsübergreifend zu arbeiten. Stellen Firmen zum Beispiel ihrem Kunden eine Dienstleistung oder ein Produkt in Rechnung, kann diese direkt in das Programm integriert werden. Es stellt ebenfalls kein Problem dar, Lieferscheine beim Einkauf im ERP-System zu erfassen. So behalten die zuständigen Angestellten permanent und vor allem in Echtzeit den Überblick über die Finanzen. Übermäßig lange Kommunikationswege werden verhindert, was wiederum zu einem enormen Kostenersparnis führt.
Analysen der Zahlen – schnell und einfach
Für Unternehmer ist es essentiell, dass sie stets über ihre finanziellen Mittel sowie die Ein- und Ausgänge informiert sind. Die Fülle an gesammelten Daten und Informationen macht dies im ersten Augenblick scheinbar unmöglich. Zudem werden Unternehmensprozesse immer komplexer. Dabei ist eine adäquate Ressourcenplanung unerlässlich, wenn man sich nicht nur gegen seine Konkurrenz behaupten, sondern langfristig auf dem Markt bestehen will. Viele ERP-Systeme verfügen daher über eine Analyse-Funktion, die in herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen nicht integriert ist. Dadurch kann man sich alle Geschäftsabläufe bis ins Detail anzeigen lassen. Dank diverser Filterfunktionen sehen Unternehmer schnell und unkompliziert, an welchen Punkten sie ihr Potenzial noch nicht vollends ausschöpfen bzw. welche Posten sie effizienter gestalten sollten.
Der größere Funktionsumfang lässt Unternehmen schneller reagieren
Es gibt Momente, da müssen Firmeninhaber durch Veränderungen des Marktes innerhalb weniger Augenblicke eine Entscheidung treffen. Wenn ihnen jedoch nicht alle Informationen vorliegen und sie diese im schlimmsten Fall sogar mühsam aus verschiedenen Abteilungen einholen müssen, dann kostet dieses Vorgehen unnötig Ressourcen. Im schlimmsten Fall muss man sogar (finanzielle) Verluste hinnehmen. Ein ERP-System ist eine gute Lösung, um dieses Worst-Case-Szenario zu umgehen. Durch dieses behalten Unternehmen nicht nur immer und überall den Überblick, sie vereinfacht zudem ihre Prozesse, dass wichtige Daten, Dokumente und Inhalte anderer Abteilungen spielend leicht in die Buchhaltung integriert werden können.