Aber nicht nur gesetzliche Vorgaben machen eine ordentliche Buchführung unentbehrlich, auch für den eigenen Überblick über die Geschäftsvorgänge ist sie außerordentlich wichtig. Wer erfolgreich sein Geschäft führen möchte, braucht eine klare Vorstellung von der finanziellen Seite seines Unternehmens.
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Wie sieht eine GoBD konforme Buchhaltung aus?
Eine ordnungsgemäße Buchhaltung egal ob mittels einer Software erstellt oder ohne basiert vorwiegend auf zwei Grundsätzen. Das sind der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der Grundsatz der Nachprüfbarkeit. Aus diesen Grundsätzen leiten sich verschiedene Kriterien ab, denen die Buchhaltung gerecht werden sollte:
- Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung: Die Buchhaltung sollte so strukturiert sein, dass sie für einen nicht in die Geschäftsvorgänge involvierten Dritten nachvollziehbar ist. Die Nachvollziehbarkeit darf keine Lücken aufweisen. Aus diesem Grund muss jeder Vorgang mit entsprechenden Belegen dokumentiert werden. Darüber hinaus müssen alle Geschäftsvorgänge erfasst und übersichtlich dargestellt werden.
- Belege für die Buchhaltung: Damit die Geschäftsvorgänge anhand der Belege auch wirklich nachvollziehbar sind, müssen die Belege bestimmte Informationen enthalten. Dazu gehören eine eindeutige Belegnummer, das Datum des Beleges, der Betrag, um den es geht, eine Mengenbezeichnung, der Aussteller des Beleges und der Empfänger des Beleges. Sämtliche Belege müssen über einen festgelegten Zeitraum hinweg aufbewahrt werden.
- Richtigkeit der Buchhaltung: Alle Informationen, die die Buchhaltung enthält, müssen richtig sein. Das heißt, alle Angaben müssen der Wahrheit entsprechen und vollständig sein.
- Die Unveränderbarkeit der Buchhaltung: Die Dokumentation der Geschäftsvorgänge muss fortlaufend und zeitnah erfolgen. Die Möglichkeit nachträglicher Änderungen muss dabei ausgeschlossen werden können. So müssten zum Beispiel Transaktionen in Bargeld noch am Tag ihrer Durchführung dokumentiert werden. Für Geschäfte, die mittels einer Überweisung abgewickelt werden, bleibt etwas mehr Zeit. Doch auch hier muss die Dokumentation zeitnah erfolgen.
Buchhaltung für Gründer
Es gibt viele Möglichkeiten für Gründer die Buchhaltung zu optimieren. Eine gute Software z.B. sollte den Vorgaben der GoBD genügen. Eine gute Basis sind hier einige Anbieter, die bei ihrer Buchhaltungssoftware auf eine Cloud-Lösung setzten. Denn mittels einer Cloud kann sicher gestellt werden, dass die Eingaben nicht nachträglich verändert werden können, wie es die GoBD vorschreibt. Gleichzeitig können die einzelnen Geschäftsvorgänge mühelos in der richtigen Reinfolge erfasst werden, sodass eine lückenlose nachvollziehbare Dokumentation erleichtert wird. Man muss lediglich daran denken, alle Geschäftsvorgänge regelmäßig und umgehend einzutragen.
Viele dieser cloud-basierten Buchhaltungssoftwares bieten die Möglichkeit, Belege einzuscannen und direkt in die Cloud zu integrieren. Auf diese Weise lässt sich eine lückenlose, zeitnahe und mit Belegen versehene Dokumentation durchführen. Auch hier muss man vor allem noch daran denken, die Belege hochzuladen.
Zudem ist es bei einigen Anbietern möglich, auch mittels einer App auf das Buchhaltungsprogramm zu zugreifen. Dies bedeutet im Alltag eine praktische Zeitersparnis, wenn man von überall noch schnell etwas in der Buchhaltung erledigen kann.
Eine gute Buchhaltungssoftware wird regelmäßig aktualisiert und an die sich verändernden Anforderungen angepasst. Entsprechende Informationen werden für die Nutzer aufbereitet. Die User haben so die Möglichkeit, sich jederzeit auf dem neusten Stand der Buchhaltung halten.
Viele Buchhaltungspflichtige befassen sich wenig mit ihrer Buchhaltung und lassen sie überwiegend von einem Steuerberater im Rahmen seiner Dienstleistungen miterledigen. Häufig wissen sie dabei gar nicht, dass sie selbst für ihre Buchhaltung verantwortlich sind. Es lohnt sich also, selbst wenn man einen Steuerberater hinzuzieht, die Buchhaltung im Blick zu behalten und sich in der finanziellen Seite seiner eigenen Geschäfte auszukennen.
Mit Software arbeiten - eine nützliche Lösung für die Buchhaltung
Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert eine ordentliche Buchhaltung ungemein. Viele Anbieter bieten ein komfortables cloud-basiertes System an, mit es leicht fällt, alle Geschäftsvorgänge zu dokumentieren und den Überblick zu behalten. Neben den Pflichten zur Dokumentation bietet eine ordentliche und übersichtliche Buchhaltung viele weitere Vorteile für die Führung und Planung eines Geschäfts und seiner Entwicklung, die man nicht unterschätzen sollte. Denn die Entwicklung eines Unternehmens lässt sich für gewöhnlich nur dann solide planen, wenn man genau weiß, wie die eigene finanzielle Situation im Detail aussieht und wie sie sich entwickeln wird.