Geschäftliche Mails auf dem heimischen Sofa checken, Projekte vor Ort beim Kunden planen oder doch klassisch im Büro mit den Kollegen arbeiten? Wie und insbesondere wo der Arbeitsalltag künftig stattfinden wird, fragen sich nicht nur Wissenschaftler und Analysten, sondern zunehmend auch Arbeitgeber. Denn immer mehr Mitarbeiter erwarten flexible Arbeitsmodelle, um bspw. Familie und Beruf besser zu vereinbaren. Voraussetzung dafür sind moderne, einheitliche IT-Infrastrukturen und Guidelines, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer verbindlich sind.
Der Arbeitsplatz der Zukunft wird digital, mobil und individuell. Laut der Bitkom-Studie "Arbeit 3.0" sind bereits heute 75 Prozent der Arbeitnehmer auch außerhalb ihres Büros tätig. Professor Dr. Jutta Rump, Leiterin des Instituts für Beschäftigung und Employability an der Hochschule Ludwigshafen, erläutert dazu: „Beschleunigt wird diese Entwicklung vor allem durch den technischen Fortschritt sowie ökonomische und demografische Trends. Die Digitalisierung wird die gesamte Arbeitswelt stark verändern und neue Arbeitsplatzkonzepte hervorbringen.“ Zusätzlich unterstützt der Wunsch zahlreicher Arbeitnehmer nach einer besseren Balance zwischen Berufs- und Privatleben diese Tendenzen.
Moderne Arbeitsstrukturen, in denen Mitarbeiter nicht mehr standardmäßig von neun bis fünf zur Verfügung stehen, werden immer komplexer. Daher müssen Unternehmen einerseits einen umfassenden Überblick über das benötigte und das tatsächlich zur Verfügung stehende Personal haben und andererseits gesetzliche Regelungen, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen einhalten. Andreas Langen, Product Category Manager Workforce-Management-Software bei der Interflex Datensysteme GmbH & Co.KG, kennt diese Entwicklung: „Die digitale Arbeitswelt ermöglicht zunehmend flexiblere Arbeitsstrukturen. Entsprechende Softwaresysteme, Web-Applikationen und Mobile-Workforce-Management-Lösungen können dabei unterstützen. Für Unternehmen bedeutet das: geringerer Administrationsaufwand, präzise Datenerfassung und konsolidierte Abläufe.“ Um bestmöglich mit den innovativen Systemen arbeiten zu können sowie zeit- und kostenaufwendige Nacharbeiten zu vermeiden, sollten Betriebe ihre bestehenden Strukturen und Prozessketten neu definieren und optimieren.
Durch flexible, dezentrale Arbeitsplätze ergeben sich für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Neben einer höheren Erreichbarkeit und Produktivität der Angestellten sparen Firmen zudem Kosten. So brauchen bspw. Mitarbeiter, die häufig von unterwegs arbeiten, nicht unbedingt ein eigenes Büro. Einige Unternehmen setzen bereits heute auf Arbeitsplätze, die nicht fest vergeben sind, wie etwa Microsoft. Dort soll das moderne Büro möglichst eine heterogene Arbeitslandschaft sowie Ort der Begegnung und Kommunikation sein. Die Büros sind so gestaltet, dass es Arbeitsorte gibt, an die man sich allein zurückziehen und arbeiten kann. Es gibt aber auch Plätze, an denen man sich im Team trifft – ganz nach den jeweiligen Bedürfnissen der spezifischen Mitarbeiter.
„Die Möglichkeit, individuell und eigenständig zu arbeiten, ist jedoch auch an eine Vertrauenskultur gebunden“, erklärt Dr. Jutta Rump. „Die Verantwortung liegt nicht mehr nur beim Unternehmen, sondern auch bei jedem selbst. Mitarbeiter bekommen mehr Handlungsspielraum und Eigenverantwortung, müssen damit aber auch umgehen können.“ Unternehmen sollten dahingehend Guidelines sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber entwickeln. Diese helfen dabei, den Arbeitsalltag zu strukturieren und gesetzliche Vorgaben, wie etwa Arbeits- und Pausenzeiten, einzuhalten. Des Weiteren beinhalten sie, wer wann und womit auf welche Informationen zugreifen kann, ob private Geräte für den geschäftlichen Einsatz erlaubt sind oder ob bspw. Apps auf firmeneigenen Smartphones installiert werden dürfen.
Die Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort sowie die steigende Bedeutung von mobilen Endgeräten, wie Laptop, Smartphone oder Tablet, für den geschäftlichen Einsatz stellen allerdings neue Anforderungen an die Sicherheitsbranche. Laut einer aktuellen IBM Sicherheitsstudie sorgt der verstärkte Einsatz von mobilen Geräten bei unzureichender Absicherung für immer mehr Angriffsfläche. Unbefugte Zugriffe auf hochsensible Geschäftsdaten gehören zu den häufigsten Sicherheitsvorfällen. Rund ein Viertel der Attacken gehen auf unbedachte Anwenderfehler zurück.
„Um neue Arbeitsmodelle erfolgreich zu etablieren und gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, sollten Unternehmen entsprechende Vorkehrungen treffen und einige Grundregeln festlegen“, so Andreas Langen.