Checkliste: So finden Unternehmen die richtige Enterprise-Search-Software

Unternehmen sitzen heute auf riesigen Mengen an Informationen, die über die unterschiedlichsten Systeme verteilt sind und ständig weiter anwachsen. Ohne eine schlagkräftige Lösung für unternehmensweite Suche können sie diese Datenberge nicht mehr beherrschen. Eine geeignete Enterprise-Search-Software bindet alle nötigen Systeme und Datenquellen an und macht sie an zentraler Stelle übergreifend durchsuchbar. Mitarbeiter kommen dadurch schnell an alle für ihre Aufgaben relevanten Inhalte, können vorhandenes Wissen besser nutzen und sind deutlich effizienter. Aber wie finden Organisationen eine für sie geeignete Enterprise-Search-Software? Die folgende Checkliste hilft Unternehmen und Behörden, die auf der Suche sind, bei der Auswahl. Sie führt auf, welche Anforderungen die Software hinsichtlich Technologie, Integration, Betrieb und Datensicherheit unbedingt erfüllen sollte.

Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay

Zu den wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der passenden Search-Lösung gehören insbesondere folgende Kriterien:

  1. Über Standard-Konnektoren lassen sich alle gängigen strukturierten und unstrukturierten Datenquellen anbinden. Die Suche kann nahtlos in Applikationen wie Intranet, Portale oder digitale Arbeitsplätze integriert werden und problemlos Dokumente in beliebiger Anzahl erfassen.
  2. Um wirklich alle relevanten Informationen zu finden, bietet eine geeignete Software neben klassischer Volltextsuche auch moderne semantische Vektorsuche und ist in der Lage, anhand existierender Metadaten zu suchen und fehlende Metadaten automatisch zu ergänzen. Die Software nutzt zudem generative KI (ähnlich "ChatGPT"), beispielsweise für Textzusammenfassungen, und ermöglicht auf internen Daten basierende Chatbots und Question-Answering-Lösungen.
  3. End-User können die Software intuitiv nutzen und werden mit Funktionen wie Autocomplete, Autokorrektur, Dokumentenvorschau und sofort ersichtlichen Trefferstellen unterstützt. Das Speichern von Suchanfragen oder das Anlegen von Suchprofilen und Dashboards ermöglichen außerdem eine Individualisierung der Suche.
  4. Damit Organisationen volle Flexibilität beim Betriebsmodell haben, lässt sich die Software On-Premises, in der Cloud und hybrid betreiben. Sie kann unkompliziert installiert werden und ist schnell einsatzfähig.
  5. Die Suche ist rechtegeprüft und gewährleistet damit Datensicherheit und Datenschutz. Die Nutzer erhalten in ihren Trefferlisten ausschließlich Dokumente angezeigt, für die sie auch berechtigt sind.

"Neben der Software ist auch der Anbieter einen genaueren Blick wert", betont IntraFind-Vorstand Franz Kögl. "Er sollte schon länger auf dem Markt agieren, Erfahrung mit KI haben und auch über Expertise für die Branchen der Interessenten verfügen. Am besten kann er Referenzen vorweisen, die es Interessenten ermöglichen, sich aus unabhängiger Hand selbst ein Bild von der Software zu machen."

>> Die komplette Checkliste zum Download: intrafind.com/de/download/search-guide

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