Die Verwaltung von Verträgen ist eine zentrale, unternehmenskritische Aufgabe, die nahezu alle Geschäftsbereiche betrifft. Die Mitarbeiter benötigen Kenntnis über die existierenden Vertragsverhältnisse ebenso wie über die Inhalte der Verträge. Das Spektrum von Problemen, denen sich Unternehmen ohne ein strukturiertes Vertragsmanagement gegenüber sehen, reicht von versäumten Fristen und Vertragsoptionen über fehlende Rechtssicherheit bis hin zu Verzögerungen bei Geschäftsentscheidungen und falschen Risikobewertungen.
Ein digitales Vertragsmanagement dient dazu, Informationen über die Verträge und deren Inhalte in einer zentralen Plattform strukturiert, übersichtlich und jederzeit verfügbar bereitzustellen. Ein praxiserprobtes Projektvorgehen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Einführung besteht aus diesen sechs Schritten:
- Workshop/Kick-off: Klärung der Frage, welche Verträge in welcher Struktur im digitalen Vertragsmanagement abgebildet werden sollen
- Umsetzung: Bereitstellung der Software zur Nutzung
- Übernahme des Aktenbestandes: Scan der Verträge
- Schulung: Einweisung der Mitarbeiter
- Produktivsetzung: Einspielung der Daten ins System
- Testphase: Feintuning der Vertragsmanagement-Lösung
Diese Checkliste ist ein Auszug aus dem aktuellen Whiteaper "Einführung eines digitalen Vertragsmanagements - Hürden und Erfolgsfaktoren" der forcont business technology.