Um in Zeiten der Coronavirus-Pandemie die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen, steigen derzeit viele Unternehmen auf Home-Office um. Sitzungen werden durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt, Workshops in virtuelle Räume verlegt. Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) gibt in einem aktuellen Dossier Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Home-Office und lässt renommierte Expertinnen und Experten zu Wort kommen - von Fragen der Arbeitsorganisation über technische Sicherheit bis hin zu Kommunikation und Führung.
Die momentane Situation lässt vielen Unternehmen keine Wahl: Wo Home-Office noch vor kurzer Zeit nur von wenigen regelmäßig genutzt wurde, schickt man nun die Mitarbeitenden wo immer möglich nach Hause, um sie vor einer Ansteckung mit Covid-19 zu schützen. Doch häufig herrscht hier Unsicherheit bei Unternehmen und Beschäftigten.
Björn Böhning, Staatssekretär im Bundesministerium für Arbeit und Soziales: "Damit Teamstrukturen und Arbeitsabläufe auch in der Krise gut funktionieren kommt es nun darauf an, bei der Arbeitsorganisation in hohem Maße innovativ und pragmatisch zugleich zu sein. Die notwendigen technischen Voraussetzungen müssen vorhanden sein oder schnell geschaffen werden. Auch Beschäftigte, denen entsprechende technische Möglichkeiten im Moment nicht zur Verfügung stehen, sollte die digitale Infrastruktur bereitgestellt werden. Bei der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens kommt den Führungskräften eine besondere Verantwortung zu. Sie müssen klar und umfassend informieren, kommunizieren und Regeln für die Arbeit im Home-Office festlegen. Dabei müssen sie die Beschäftigten im Blick behalten und auf Belastungen schnell reagieren."
Arne Schönbohm, Präsident des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), fordert daher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu auf, aktiv auf Vorgesetzte zuzugehen: "Nutzen Sie jetzt die Möglichkeit, Ihren Arbeitgeber auf Home-Office-Schulungen anzusprechen, die es aktuell vielfach online abrufbar gibt. Jetzt ist die richtige Zeit, um sich für heute und morgen auf ein sicheres Arbeiten im Home-Office vorzubereiten." Zudem betont Schönbohm die Wichtigkeit von Schutzmaßnahmen und Sicherheitsvorgaben im IT-Bereich: "Generell muss sichergestellt sein, dass gängige Schutzmaßnahmen wie Aktualisierung von Software und Betriebssystem, ein aktuelles Antiviren-Programm und eine Firewall auch am Telearbeitsrechner vorgenommen bzw. eingerichtet werden. Auch Netzwerk bzw. der Router im Home-Office sollten abgesichert werden."
Prof. Dr. Jutta Rump, INQA-Botschafterin und Expertin für Organisationsentwicklung an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen, unterstreicht die Wichtigkeit einer neuen Kultur des Vertrauens in Betrieben, damit Home-Office funktioniert: "Jetzt ist es an der Zeit, sich von der Präsenzkultur zu verabschieden." Unerlässlich dafür sei, wertschätzend mit den Beschäftigten zu kommunizieren und grundsätzliche Fragen der Zusammenarbeit so schnell wie möglich zu beantworten. "Sind solche Fragen nicht geklärt, nutzt die beste Technik nichts." Auch berge der Wegfall des persönlichen Austauschs Risiken für die Zusammenarbeit im Team. So falle bei Telefonkonferenzen und E-Mails Mimik und Gestik weg, es komme schneller zu Missverständnissen und Verstimmungen bei den Beschäftigten. "Führungskräfte sollten die Chance nutzen, an ihren emotionalen Kompetenzen zu arbeiten und verstärkt ein offenes Ohr für die Kolleginnen und Kollegen zu haben", erklärt Rump.