Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein mehrstufiger Prozess, der auf der Umwandlung von in analoger Form vorliegenden Materialien in elektronische Form beruht. Die Aufbewahrung von Firmendokumenten in Papierform ist mit vielen Problemen und Herausforderungen verbunden, und allein ihr Vorhandensein bringt unnötiges Chaos und Durcheinander in das Unternehmen, verursacht zusätzliche Kosten und wirkt sich negativ auf die betriebliche Effizienz einzelner Abteilungen und des gesamten Unternehmens aus. Dank der Digitalisierung von Dokumenten ist es möglich, die meisten dieser Probleme zu beseitigen und eine bessere Dokumentenverwaltung im Unternehmen zu gewährleisten.
Digitalisierung von Dokumenten - was ist das und wie wird sie durchgeführt?
Die Digitalisierung von Dokumenten ist nichts anderes als die Umwandlung aller oder eines Teils der bisher nur in analoger Form vorliegenden Materialien in ihr elektronisches Äquivalent. Seine Umsetzung ist mit zahlreichen, messbaren Vorteilen verbunden, die praktisch jedes Unternehmen und jede Organisation, die täglich mit Dokumentation arbeiten, zu schätzen wissen wird. Dank der Digitalisierung von Dokumenten wird es möglich, die vertraulichen Unternehmensdaten besser zu schützen, das Risiko des versehentlichen Verlusts wichtiger Schriften zu eliminieren und einen schnellen und bequemen Zugriff auf alle aktuellen und archivierten Dokumentationsressourcen des Unternehmens zu gewährleisten.
Die in elektronischer Form gespeicherte Dokumentation kann viel einfacher und effizienter organisiert werden, was eine bessere und effektivere Pflege der Unternehmensdokumente und eine Beschleunigung und Verbesserung der Qualität der auf ihrer Grundlage getroffenen Entscheidungen ermöglicht. Die Digitalisierung von Dokumenten kann auch der erste wichtige Schritt zur digitalen Umgestaltung des Geschäfts eines Unternehmens sein und dazu beitragen, seine Geschäftstätigkeit auf ein neues, besseres und relevanteres Niveau zu heben. Die Digitalisierung von Dokumenten und damit verbundenen Prozessen ist auch ein Meilenstein in der technologischen und geschäftlichen Zukunft des Unternehmens und eine Gelegenheit, seine Aktivitäten an die Realitäten des digitalen Zeitalters anzupassen.
Digitalisierung von Dokumenten und Automatisierung von Unternehmen
Digitalisierung wird sehr oft mit Automatisierung identifiziert. Vorab sei jedoch darauf hingewiesen, dass die Digitalisierung ein viel engerer und begrenzterer Begriff ist als die Automatisierung, die eines der wichtigen Werkzeuge im Automatisierungsprozess ist. Digitalisierung ist der Prozess der Umwandlung einer traditionellen, analogen Ressource in ihr digitales Äquivalent. Dieser Prozess besteht aus der Vorbereitung, Formatierung, Beschreibung auf der Grundlage von Metadaten und der Bereitstellung von Materialien.
Die Digitalisierung von Dokumenten ist daher eine Reihe von Aktivitäten, deren Endergebnis eine digitale Kopie des zuvor in analoger Form vorliegenden Materials ist, das autorisierten Benutzern über elektronische Kanäle zur Verfügung steht. Die Automatisierung selbst kann viel mehr Bereiche abdecken als die Digitalisierung und wird oft für das ganze Land, die Gesellschaft und die Wirtschaft genutzt. Die Digitalisierung von Dokumenten in Unternehmen erfolgt in der Praxis mit Hilfe von spezieller IT-Software für Unternehmen, die eine effiziente Verwaltung des digitalen Archivs des Unternehmens ermöglicht.
Dokumentenverwaltungssystem im Digitalisierungsprozess
Diese Software wird als Dokumentenmanagement-System (DMS) bezeichnet und bietet eine sehr breite, umfangreiche und vielfältige Funktionalität, die von jedem Unternehmen geschätzt wird, das die Digitalisierung von Dokumenten plant. Zusätzlich zu den typischen Funktionen, die direkt mit der Erstellung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten zusammenhängen, bieten fortschrittliche und innovative Systeme der DMS-Klasse zusätzliche, nützliche Lösungen und Mechanismen, die unter anderem auf der Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen basieren. Dieser Zugang zu solchen Funktionalitäten ermöglicht eine erhebliche Verbesserung des Dokumentenumlaufs in der Organisation und erleichtert die Ausführung praktisch aller damit verbundenen Aufgaben.
Damit der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten korrekt durchgeführt werden kann, ist es notwendig, das gesamte Implementierungsprojekt korrekt zu planen und in qualitativ hochwertige Software zu investieren, die die Möglichkeit bietet, das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen und gleichzeitig eine ausreichend hohe Kapitalrendite (ROI) zu gewährleisten. Die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung der damit zusammenhängenden Prozesse, die mit Hilfe von Software guter Qualität durchgeführt werden, garantieren eine wesentliche Verbesserung der Funktionsweise des Unternehmens, indem sie unnötige Kosten reduzieren und die Ausführung von Aufgaben beschleunigen, während sie gleichzeitig den Zeit- und Energieaufwand für deren ordnungsgemäße Ausführung verringern.
Bei der Suche nach einem System zur Verwaltung von Unternehmensdokumentationen lohnt es sich, sich besonders für hochfunktionale und flexible Low-Code-Plattformen zu interessieren, die sich seit einigen Jahren eines zunehmenden Interesses von Geschäftsanwendern erfreuen. Ihre Popularität resultiert direkt aus den Möglichkeiten, die sie bieten - Low-Code-Plattformen bieten sowohl im Bereich der Geschäftsprozessautomatisierung als auch im DMS-Bereich reichhaltige und nützliche Funktionen, die es ermöglichen, schnell vollständige und voll funktionsfähige Geschäftsanwendungen ohne Programmierung zu erstellen. Der Vorteil der besten auf dem Markt erhältlichen Lösungen dieser Art ist auch ein effizientes Änderungsmanagement in jeder Phase des Anwendungslebens, auch nach der Produktivsetzung.