Artikel-Archiv

wissensmanagement Heft 6 / 2014

Titelthema

Wohin mit meinen Daten? CMS, DMS & ERP als Basis für erfolgreiche Wissensarbeit

Daten sind das moderne Gold der Unternehmen. Doch nur, wenn man sie verknüpft und in Informationen umwandelt, kann man diesen Schatz auch tatsächlich heben. Die meisten Informationen liegen aber nur in Form von unstrukturierten Daten vor, zudem in unterschiedlichsten Systemen, die nicht zwangsläufig miteinander korrespondieren bzw. kompatibel sind. Wie also lässt sich die Datenbasis eines Unternehmens so gestalten, dass sie kontinuierlich wächst und gleichzeitig für die Weiterverarbeitung der Informationen erschlossen wird? Und: Wie lassen sich die Daten überhaupt nutzen? Welchen Mehrwert eröffnen sie für die Kundenkommunikation, die Produktentwicklung und den Marktauftritt? Antworten finden Sie in der neuen Ausgabe von wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte“.

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Editorial

DMS, ECM, EIM ... viele Anwendungen, ein Ziel: Daten nutzbar machen

von Oliver Lehnert

E-Mails, Geschäftsbriefe, Telefonnotizen, Projektunterlagen, Wiki-Einträge, Chat-Verläufe, Tweets ... unsere Kommunikation ist vielfältiger geworden. Das macht sie oft schneller und direkter. Für jedes Anliegen und für jeden Gesprächspartner gibt es mittlerweile das „richtige" Medium, über das wichtige Informationen ausgetauscht werden können. Ein immenser Vorteil! Allerdings werden dadurch Daten auf immer mehr Kanäle verteilt. Diese müssen anschließend wieder zusammengeführt und zugreifbar gemacht werden. Denn nur wenn Informationen such- und auffindbar sind, schaffen sie für die Organisation einen echten Mehrwert. Doch wie lassen sich verteilte Daten, die oftmals nur unstrukturiert vorliegen, strukturieren, ablegen und wiederfinden?

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Praxis Wissensmanagement

Wissensgesellschaft | Digitaler Wandel: Microsoft & die Revolution im Büro

von Thorsten Hübschen

Auf der re:publica, der größten Konferenz für die digitale Gesellschaft, hat Microsoft gemeinsam mit dem Autor Markus Albers und Vertretern der Digital Natives ein Manifest für ein neues Arbeiten vorgestellt. Das Software-Unternehmen fordert darin flexibles, selbstbestimmtes und weitgehend hierarchiefreies Arbeiten für Wissensarbeiter. Die re:publica markiert aber nur den Anfang der Debatte. Aktuell sammelt Microsoft zahlreiche Meinungen und Standpunkte zum „Arbeitsplatz der Zukunft" und diskutiert, wie sich Unternehmen kulturell verändern müssen, um wie ein Netzwerk zu arbeiten. Warum macht Microsoft das?

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Social Media | Social Software – und die Chancen für den Wissensaustausch

von Daniel Noah

Auch in deutschen Firmen ist der Trend zu Enterprise 2.0 – der sozialen Vernetzung innerhalb der Unternehmen – immer weiter auf dem Vormarsch. Die International Data Corporation (IDC) hat 2013 prognostiziert, dass sich der Markt für Enterprise Social Software in Deutschland bis 2017 vervierfachen wird. Durch die Nutzung von Social Software verändert sich die Unternehmensstruktur, die damit auch das Wissensmanagement positiv beeinflussen kann.

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Best Practice | Digital Leadership bei der Robert Bosch GmbH

von Willms Buhse

Wer an die Robert Bosch GmbH denkt, denkt wahrscheinlich nicht an ein Internet-Unternehmen. Vermutlich denkt er an ein klassisches Unternehmen, das für herausragendes Ingenieurwesen made in Germany und technologische Spitzenleistungen steht. Und dennoch: Bosch hat es sich seit 2012 zur Aufgabe gemacht, auszuloten, welche Potenziale das Thema Digitale Transformation dem Unternehmen bietet und vor allem, wie es in die Köpfe der Belegschaft zu bringen ist. Das ist keine kleine Aufgabe in einem Unternehmen mit rund 300.000 Mitarbeitern weltweit, aber eine wichtige.

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Interkulturelles Wissensmanagement | Wissensarbeit kennt keine Grenzen

von Leila Haidar

Der Auslandsumsatz deutscher Unternehmen betrug 2013 rund 1,1 Billionen Euro. Ob Großkonzern oder Mittelständler, im Ausland werden die Geschäfte gemacht. Viele Unternehmen haben Standorte im Ausland, gehören selbst zu einem ausländischen Konzern oder arbeiten in Projekten mit Partnern weltweit zusammen. Diese Internationalisierung stellt hohe Anforderungen an das Wissensmanagement.

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Titelthema

Dokumentenmanagement | Wohin mit meinen Daten?

von Daniela Reichart

Allein im vergangenen Jahr haben Menschen und Maschinen so viele Daten produziert wie in der gesamten Menschheitsgeschichte zuvor. Täglich kommen 2,5 Exabytes hinzu und das Volumen neu anfallender Daten verdoppelt sich alle zwei Jahre, sagen Experten. Eigentlich sollten Informationen aus Vertrieb, Einkauf, Marketing, Produktion und vielen anderen Stellen in Unternehmen am besten täglich passend ausgetauscht, dafür perfekt aufbereitet und schließlich gewinnbringend verwertet werden. Um dabei nicht unterzugehen, helfen Software-Lösungen.

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Dokumentenmanagement | Von der Akte zum Wissen: Informationen mit DMS, ECM & EIM nutzbar machen

von Eva Bischoff

Wettbewerbsfaktor Nummer eins im 21. Jahrhundert ist, vor allem im rohstoffarmen Mitteleuropa, unbestreitbar Wissen. Dieses Wissen entsteht, wenn die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Personenkreis gebündelt verfügbar gemacht werden. Erst dann können Vorstände, Geschäftsführer oder Inhaber Entscheidungen für unternehmerisches Wachstum und innovative Entwicklungen treffen. Die Realität in den Betrieben aber zeigt häufig: Die notwendigen Informationen sind zwar vorhanden, meist jedoch nur verstreut – in Akten, Dokumenten, E-Mails oder in handgeschriebenen Telefonnotizen der Mitarbeiter. Die Frage ist: Wie schafft man es, dieses schlummernde Potenzial zu wecken und gewinnbringend zu nutzen? Praxisnahe Antworten für unterschiedliche Unternehmensgrößen liefern intelligente Lösungen aus dem Dokumentenmanagement, dem Enterprise Content Management und dem Enterprise Information Management.

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Dokumentenmanagement | Digitale Daten auf Dauer sichern

von Christian Prella

Das Magnetband als digitales Speichermedium steht vor einem Comeback. Kein anderer Datenträger ist für die langfristige Archivierung von sensiblen Unternehmensdaten besser geeignet: Lange Lebensdauer, geringe Kosten und ein ausreichend großer Speicherplatz. Allerdings müssen auch Tapes im Rahmen einer strukturierten Archivierungsstrategie permanent überprüft werden.

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Dokumentenmanagement | ECM & Filesharing – die Cloud baut Brücken

von Matthias Kunisch

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) dienen der Erfassung, Speicherung, Verwaltung, unternehmensweiten Bereitstellung und Archivierung von Informationen – größtenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tun sie sicher, nachvollziehbar, compliance-gerecht – und nach einem statischen Prozessverständnis. Es handelt sich um die klassischen „Systems of Records", die um die digitalen Unternehmensinformationen herum aufgebaut werden. Der schnelle und einfache Online- Austausch gehört allerdings nicht zu den Stärken dieser Systeme.

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Dokumentenmanagement | Social Business Collaboration: Dokumentenaustausch & Zusammenarbeit 2.0

von Riccarda Dreier

In unserer Freizeit tun wir´s täglich: Wir teilen unser Wissen, unsere Infos mit Freunden und Followern – über Facebook, Twitter & Co. Nach deren Prinzipien funktionieren auch moderne Social-Business-Collaboration-Lösungen für Unternehmen: Sie sind schnell und unkompliziert und bieten in einer einzigen Anwendung Intranet, Community- und Projektplattform.

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Dokumentation + Kommunikation

Wissenstransfer | Erzähl doch mal!

von Rafael Rahn

Hand aufs Herz, was ist eine spannendere Bettlektüre: die Gebrauchsanweisung eines Smartphones oder ein skandinavischer Krimi? Die meisten würden wohl den Roman wählen. Zwar haben SMS, Chat oder E-Mail laut Stiftung Lesen die Buchlektüre von der Liste der Lieblingsbeschäftigungen der Deutschen verdrängt. Dennoch gehören das Erzählen und die Geschichten zu den ältesten und wichtigsten Kulturtechniken der Menschheit. Und auch in E-Mails oder im Netz lassen sich Geschichten erzählen. Wer als Unternehmen Kunden, Interessenten und Mitarbeiter kreativ und effektiv ansprechen, Sinn stiften und Empathie hervorrufen möchte, sollte die Grundregeln des digitalen Storytellings berücksichtigen.

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Wissenstransfer | Mit Storytelling Wissen & Werte kommunizieren

von Andrea Herrmann

Geschichten zu erzählen und anzuhören macht Spaß – und die meisten Menschen können dies stundenlang tun. Geschichten sind die natürlichste Form von Wissen, Gedächtnis und Kommunikation. [1] Im beruflichen Alltag lernt man fachlich und menschlich viel aus den Geschichten erfahrener Kollegen. Über Geschichten erfährt man auch, welche moralischen Werte in einer Firma herrschen. Umgekehrt lassen sich Geschichten dazu nutzen, Wissen und Werte weiterzugeben. Aber wie?

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Wissenstransfer | Storys, Diskussionen & Verhandlungen: Kommunikation hat viele Formen

von Michael Sudahl

Geschichten schreibt das Leben. Täglich kommen wir in Situationen, die sich einfach nur erzählen lassen. Aus ihnen können wir lernen, wir können Sachverhalte verdeutlichen, sodass sie besser verstanden und länger erinnert werden. Geschichten funktionieren am Stammtisch, bei der Weihnachtsrede und in der PowerPoint-Präsentation. Aber auch bei Diskussionen und Verhandlungen lassen sich Geschichten gezielt einsetzen.

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Studie | Unternehmen setzen Wissen nicht erfolgreich ein

von Barbara Pöggeler

Deutsche Unternehmen stufen Wissen als einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren ein. Dennoch haben zahlreiche Firmen Nachholbedarf beim Umgang mit Know-how, wie die Studie von Haufe zum Thema „Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen" zeigt. Demnach haben 27 Prozent der Mitarbeiter in Deutschland in ihrem Job keinen Zugang zu relevantem Wissen. Einer der Gründe für die schlechte Informationsbasis: Über die Hälfte der Beschäftigten ist nicht bereit, ihr Know-how zu teilen. Werden Informationen weitergegeben, dann meist nur informell im persönlichen Kontakt zwischen Kollegen. Dieser wenig effiziente Umgang mit Wissen beeinträchtigt die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und stellt insbesondere das Management vor zahlreiche Herausforderungen. Für die Studie wurden 300 Geschäftsführer sowie Mitarbeiter mit und ohne Führungsverantwortung von mifm München – Institut für Marktforschung GmbH befragt.

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Human Resources

Weiterbildung | Transdisziplinäres Lernen in realen & virtuellen Welten

von Maja Jeretin-Kopf, Tobias Knipping, Melanie Thüsing

Veränderungen in der Arbeitswelt bedingen, dass sich die Anforderungen an die Mitarbeitenden in fertigungstechnischen Unternehmen ebenfalls verändern. Neben den fachlichen Kenntnissen und Fähigkeiten werden vermehrt transdisziplinäres Denken, Kommunikations- und Teamfähigkeit gefordert. Die Hochschulen werden künftig verstärkt mit ihren Studien- und Fortbildungsangeboten diesen Anforderungen Rechnung tragen müssen.

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Unternehmensorganisation | Wissen im Fluss halten – auf die richtige Struktur kommt es an

von Horst Kostal

In Projekten oder Organisationsstrukturen macht man oft eine ganz besondere Beobachtung: Projektleiter und Führungskräfte verlieren den Kontakt zu ihren Mitarbeitern, obwohl sie genau das Gegenteil erreichen wollen Und das hat teils fatale Folgen Der mit dem Kontaktverlust einhergehende Abriss eines lückenlosen Informationsflusses zieht Fehlentscheidungen mannigfaltiger Art nach sich, die oft in einem spürbaren Produktivitätsverlust enden Welches sind die Ursachen für derartig falsche Entwicklungen und wie können sie verhindert werden?

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Recruiting | Die Generation Y für sich gewinnen – Mitarbeitersuche per Handy & Tablet

von Sven Elbert

Mobile Recruiting ist eine notwendige Konsequenz der Entwicklungen, die wir derzeit im Markt sehen. Schon heute kommen 30 Prozent aller Stellensuchanfragen von mobilen Endgeräten und rund 70 Prozent der Bewerber nutzen Smartphone oder Tablet, um sich über Jobangebote zu informieren. Und genau hier setzt das Mobile Recruiting an: Unternehmen passen sich den veränderten Nutzungsgewohnheiten an und richten ihr Recruiting zielgruppengerecht aus. Dafür müssen sie ihre Karriereseiten optimieren – und zwar nicht nur optisch, sondern auch funktional. Das Mobile Recruiting umfasst somit zwei Prozesse: zum einen den mobilen Stellenmarkt als solchen und zum anderen die Möglichkeit, sich darüber hinaus mobil auf eine Stelle bewerben zu können. Was das für die Unternehmen bedeutet, darüber sprachen wir mit Dr. Sven Elbert, Sales Director Deutschland beim Talent Management Software Anbieter Lumesse in Düsseldorf.

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IT-Systeme

Mobiles Arbeiten | BYOD – ja oder nein? Über die Sinnhaftigkeit eines Trends

von Peter Böhret

Mit BYOD (Bring Your Own Device) konfrontiert, sehen Mitarbeiter oft nur die Vorteile dieser Entwicklung, unterschätzen aber die Konsequenzen. Denn hier geht es vornehmlich um die Entscheidung Bequemlichkeit versus Privatsphäre. Dabei ist ein Kompromiss kaum machbar, es müssen jeweils massive Einschränkungen in Kauf genommen werden.

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Dokumentenmanagement | DMS und ECM – Wissen organisieren statt nur verwalten

von Oliver Foitzik

„Es ist nicht genug zu wissen, man muss es auch anwenden ...". Dieses Zitat von Johann Wolfgang von Goethe hat in unserer wissensbasierten Gesellschaft mehr Gültigkeit denn je. Das gilt insbesondere für erfolgskritisches Unternehmenswissen, welches oft lediglich verwaltet statt organisiert wird. Ein Umstand, dem mit Hilfe von ECM, Enterprise-Content-Management, und hier speziell DMS, Dokumentenmanagementsystemen, Abhilfe verschafft wird.

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Kolumne

Wissenswertes | Gefangen in der Informationszelle

von Gabriele Vollmar

Wissensgesellschaft ist in der Regel ein positiv konnotierter Begriff. Dies liegt sicherlich darin begründet, dass dem Wissen generell ein positiver Wert beigemessen wird – im Gegensatz zum Nichtwissen. Vermutlich ein Erbe der Aufklärung im 18. Jahrhundert, die unsere heutige westliche Kultur immer noch bestimmt und die als siècle des lu- mières, also als Zeitalter des Lichts, bewusst in Kontrast gesetzt wurde und wird zum vermeintlich dunklen Mittelalter. Die Wissensgesellschaft gilt aber auch als eine Gesellschaft größtmöglicher (individueller) Freiheit und Entfaltungsmöglichkeit. Das ist sicherlich richtig, wenn wir bedenken, dass wir – zumindest in den westlichen Gesellschaften – nicht mehr in Diktaturen, sondern in stabilen freiheitlichen Demokratien leben. Trotzdem möchte ich einmal den Freiheitsbegriff in Zeiten der (vermeintlichen) Wissensgesellschaft beleuchten.

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