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wissensmanagement Heft 3 / 2012
Titelthema
Immer schlanker, transparenter und effizienter: Wie weit lassen sich Geschäftsprozesse optimieren?
Höher, schneller, weiter – wir leben in einer Leistungsgesellschaft, in der wir das Maximum aus uns herausholen wollen (oder müssen). Auch unser Umfeld unterliegt diesem stetigen Prozess. Für die Geschäftsabläufe im Unternehmen könnte das Credo damit lauten: schlanker, transparenter, effizienter – und damit vor allem zeit- und kostensparend. Doch wo liegen die Grenzen? Wie weit lassen sich Geschäftsprozesse tatsächlich optimieren? Fest steht: In vielen Bereichen liegen tatsächlich noch immer immense Verbesserungspotenziale brach. Zum Beispiel bei der digitalen Postverarbeitung, dem elektronischem Dokumentenmanagement und der -archivierung. Um seine Ressourcen unternehmensweit entsprechend zu planen, stehen ERP-Systeme bei den meisten Unternehmen daher ganz oben auf der Agenda. Doch wo lauern die größten Verschwendungen im Betriebsablauf? Wie lassen sich Prozessverbesserungen planen und durchführen? Und wann droht die Gefahr zum Über-Optimieren? Antworten finden Sie in der aktuellen Ausgabe von wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte.
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Editorial
Prozesse – und ihre unerschöpfliche Wandelbarkeit
von Oliver Lehnert
Redundanzen aufdecken, Verschwendungen beseitigen, Komplexität reduzieren – seit etwa einem Jahrhundert, angefangen mit Frederick Taylor, optimieren wir nunmehr unsere Geschäftsprozesse. Wir prüfen sie mit einer beispiellosen Beharrlichkeit auf ihre Verbesserungspotenziale und Einsparmöglichkeiten – und verschlanken sie auf diese Weise beharrlich immer weiter. Zeit Bilanz zu ziehen: Wie „dünn“ sind unsere Geschäftsprozesse mittlerweile geworden? Und ist es überhaupt möglich, die bereits mehrfach optimierten Abläufe und weiter zu verbessern? Die Antwort lautet schlicht und eindeutig: Ja. Viele Geschäftsprozesse sind in der Vergangenheit zwar von reichlich Ballast befreit worden, aber ein Ende der Fahnenstange ist nicht in Sicht. Wie auch? Die äußeren Rahmenbedingungen ändern sich permanent. Seit sich Social Media und mobile Endgeräte auch in den Unternehmen etablieren, bieten sich für Prozessverantwortliche ganz neue Möglichkeiten – aber auch Herausforderungen. Von daher verwundert es nicht, dass Prozessoptimierung auf den Prioritätenlisten der Unternehmenslenker quasi als Dauerbrenner immer noch unter den Top 3 rangiert. Das Ziel ihres Vorhabens ist eindeutig: Partner vernetzen, schneller agieren, Qualität steigern und Komplexität verringern – und das sowohl für die eigenen Mitarbeiter als auch für Kunden, Lieferanten und andere extern Beteiligte.
lesenPraxis Wissensmanagement
Weiterbildung | Lernen, eine lebenslange Aufgabe
von Claus W. Gerberich
Erfolg in der Vergangenheit ist heute keine ausreichende Basis mehr für eine erfolgreiche Zukunft. Denn alte Erfolgsmuster können nicht wiederholt werden. Die Veränderungen passieren so schnell, dass nur die Unternehmen auf der Gewinnerseite stehen, die in der Lage sind, sich rasch und richtig zu wandeln.
lesenWissenstransfer | Wissen über Teamgrenzen hinweg austauschen
von Julia Müller
Unternehmen setzen verstärkt auf Wissensressourcen und Teamwork, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Allerdings spielt Wissen nicht nur innerhalb eines Teams eine zentrale Rolle und muss dort effizient gemanaget werden, sondern sollte auch über Teamgrenzen hinweg im ganzen Unternehmen eingesetzt werden. Dieser Aspekt wird in vielen Firmen jedoch vernachlässigt. Empirische Untersuchungen zeigen, dass Wissensaustausch zwischen Projektteams durch unterschiedliche Mechanismen stattfinden kann und dass die Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle für teamübergreifende Wissensaustauschprozesse spielt.
lesenWeiterbildung | Andere Länder, andere Sitten: Interkulturelle Lernstile
von Parissa Haghirian
Weiterbildungsprogramme erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Besonders wenn sie auch „international“ sind. Doch nicht immer sind Lehrprogramme, die für Lernende aus unterschiedlichen Ländern konzipiert wurden, so erfolgreich wie erhofft. Denn nicht in jeder Kultur wird gleich gelernt und unterrichtet. Und kulturell unterschiedliche Lernstile können den Erfolg von internationalen Weiterbildungs- und Trainingsprogrammen stark beeinträchtigen.
lesenProjektmanagement | Mobile Zusammenarbeit im Internet
von Andreas Tremel
Experten prognostizieren für die Arbeitswelt von morgen zwei große Trends: Zum einen nimmt die Quantität und die Relevanz von Projektarbeit kontinuierlich zu, so dass in vielen Branchen bereits von einer Projektifizierung die Rede ist [1]; zum anderen soll der Anteil der mobilen Arbeitnehmer, die nur noch einen Teil ihrer Arbeit in der Firma erledigen und den Rest auf Reisen, vor Ort beim Kunden oder im Home Office, von 2010 bis 2015 um rund 30 Prozent zunehmen. [2]
lesenTitelthema
Prozessmanagement | Geschäftsprozesse cleverer gestalten
von Dr. Peter Schütt
Prozesse sollen immer schlanker, effizienter, transparenter und vor allem kostengünstiger werden. Die Firmen in den Industrienationen optimieren ihre Prozesse nunmehr seit 100 Jahren. Ist das Ende der Fahnenstange nun erreicht oder gibt es weitere, neue Potenziale für Optimierungen? Die Revolution in der Nutzung von Computertechnologie mit mobilen Geräten und die soziale Vernetzung im Internet lassen zumindest aufhorchen.
lesenProzessmanagement | Vom Lobbying zum Wissensmanagement
von Thomas Klauß
Der sogenannte „War for Attention“ ist für die meisten nicht profitorientierten Mitgliedsorganisationen (NPOs) von existenzieller Bedeutung: Ohne Sichtbarkeit können sie eine der Hauptaufgaben, nämlich die Vertretung der Interessen ihrer Mitglieder, nicht wahrnehmen. Dabei geraten Verbände, Kammern, Stiftungen und andere nicht gewinnorientierte Organisationen zunehmend in Konkurrenz zu kommerziellen Akteuren wie Agenturen, PR-Dienstleistern und Netzwerkplattformen. Große Unternehmen nehmen ihre Lobbyarbeit häufig selbst in die Hand, kleinere bedienen sich Online-Plattformen, auf denen sie sich vernetzen und ihre Interessen kund tun. Dabei orientiert sich die Kommunikation zunehmend am Modell eines indivi dualisierten Dialogs in mehreren, aufeinander abgestimmten, oft elektronischen, Medien. Dieser Dialog bedeutet aber auch eine neue Qualität und Quantität an Rückmeldungen, die zu bearbeiten sind.
lesenProzessmanagement | Flexibler Zugriff auf Informationen
von Klaus Hofmann zur Linden
Immer häufiger werden Anwender aus den Fachabteilungen von Unternehmen mit Fragen zur Business- Intelligence (BI) konfrontiert: Sie müssen vorhandene Daten sammeln, auswerten und darstellen, die Entscheidungen erleichtern sollen, können sich aber nicht lange mit technischen Details aufhalten. Wo und wie findet man die Daten am schnellsten, wie können sie am effizientesten weiter analysiert und nutzerfreundlich aufbereitet werden? Eine Antwort auf diese Fragestellungen gibt die sogenannte Self-Service-BI, die sich auch dafür eignet, Daten für Kunden und Geschäftspartner über das Internet bereitzustellen.
lesenProzessmanagement | Gibt es eine Alternative zum Prozessmanagement?
von Clemente Minonne
Das sogenannte Prozessmanagement unterstützt Unternehmen bei der Analyse, Modellierung, Implementierung, Ausführung und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen. Das geschieht in Abstimmung mit den aus den strategischen Zielen abgeleiteten prozessorientierten Umsetzungsmaßnahmen. Die Unternehmen verfolgen damit die Steigerung der organisationalen Produktivität, Qualität und Innovationsfähigkeit. Eine aktuelle empirische Untersuchung nimmt den Maturitäts- und Durchdringungsgrad sowie zeitnahe und mittelfristige Trends des Prozessmanagements im deutschsprachigen Europa unter die Lupe: Die Resultate zeigen interessante neue Erkenntnisse wie auch kritisch zu interpretierende Aspekte.
lesenProzessmanagement | Aufzeichnungspflicht: Leistungsfähige Systeme versprechen Entlastung
von Philip Schang
Der Arbeitsalltag eines Arztes ist lang: Bereits vor einigen Jahren wurde in einer Studie der Deutschen Krankenhausgesellschaft nachgewiesen, dass der ärztliche Dokumentationsaufwand pro Tag in der Chirurgie ca. 2:42 Stunden, in der Inneren Medizin sogar 3:15 Stunden beträgt. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass „zumindest längerfristig eine deutliche Reduktion der ärztlichen Dokumentationszeiten durchaus realistisch erscheint. Damit ließen sich auch die Arbeitszeiten wie Arbeitsbelastungen im Ärztlichen Dienst spürbar senken.“ Acht Jahre nach Erscheinen dieser Studie hat sich der Dokumentationsaufwand deutlich erhöht: Mit der Einführung des sogenannten DRG-Systems, einem pauschalisierenden Abrechnungssystem für stationäre Patientenbehandlungen, ist das „papierlose Krankenhaus“ in weite Ferne gerückt.
lesenDokumentation + Kommunikation
Unternehmensorganisation | Datendiebstählen den Riegel vorschieben
von Roland Franz Erben
In seinem Gastbeitrag „Der Tod des Cyberflaneurs“, der jüngst im Magazin „Der Spiegel“ erschienen ist, beschreibt der Autor und Internetkritiker Evgeny Morozov die vergangene Zeit des Internets als einen Ort des Spazierengehens: „Nachdem es seine ursprüngliche, spielerische Identität hinter sich gelassen hat, ist es nun kein Ort zum Spazierengehen mehr – sondern ein Ort, an dem Dinge erledigt werden. Kaum jemand ‚surft‘ noch im Internet. Die Popularität des ‚App Paradigmas‘, in dem spezialisierte Anwendungen für Mobiltelefone und Tablet-Rechner uns helfen, das zu erreichen, was wir wollen, ohne jemals einen Browser zu öffnen oder den Rest des Internets zu besuchen, hat Cyberflanieren unwahrscheinlicher gemacht.“ Doch welche Bedeutung steckt hinter diesen melancholischen Worten aus einer Zeit, die noch gar nicht so lange vorbei ist?
lesenWeiterbildung | Papierloses Fernstudium
von Dörte Giebel
Mobile Apps und Tablet Computing sind die beiden herausragenden Trends, die der Horizont Report 2012 für die kommenden zwölf Monate ausmacht. Die internationale Trendstudie gibt seit 1985 Jahr für Jahr eine Prognose ab, welche Lerntechnologien sich kurz- und mittelfristig durchsetzen werden. Nicht immer treffen alle Vorhersagen ein, doch für das laufende Jahr lässt sich zumindest schon einmal festhalten, dass die Nutzung mobiler Endgeräte in Schule, Hochschule und Weiterbildung intensiv diskutiert wird und bereits jetzt erste Pilotprojekte von sich reden machen.
lesenBest Practice | Soziale Medien auf Erfolgskurs
von Claudia Sterrer-Pichler
Obamas beeindruckender Präsidentschaftswahlkampf im Jahr 2008 wird noch lange in Erinnerung bleiben. Er katapultierte sich mit Themen wie Gesundheits- und Finanzreform in kurzer Zeit an die Weltmachtspitze. Dabei hatte er zwei tatkräftige Helfer: Facebook und Twitter. Mit der gezielten Nutzung von sogenannten Social Media hat Obama Wählerschichten angesprochen, die er auf konventionellem Wege kaum erreicht hätte. Es verwundert daher nicht, dass das Internet auch im aktuellen amerikanischen Präsidentschaftswahlkampf eine tragende Rolle spielt.
lesenCustomer Relationship Management | Fern vom Büro, nah an den Kundendaten: Software für unterwegs
von Joachim Schellenberg
Klein, leicht und mobil sind drei zentrale Eigenschaften, die alle erfolgreichen Neuerungen in der Welt der Telekommunikation und Datenverarbeitung in den vergangenen Jahren auszeichnen. Nur noch selten findet man – weder in Privathaushalten noch in Büros – schwergewichtige PCs oder klassische Telefone. Stattdessen laufen sogenannte Netbooks, Tablet-PCs und Smartphones ihren „großen Geschwistern“ den Rang ab. Vor allem mobile Mitarbeiter nutzen die kleinen Helfer. Mit der raschen Veränderung seitens der Hardware verändern sich aber auch die Anforderungen an die Software, die dafür sorgt, dass die Mitarbeiter überall und jederzeit Zugriff auf Kundendaten und Produktinformationen haben.
lesenHuman Resources
Erfahrungswissen | Das „stille“ Wissen der Mitarbeiter nutzen
von Johannes Moskaliuk, Kristin Knipfer, Ulrike Cress
Sie heißen MIRROR, ViPOL und PATONGO, sind von der Europäischen Union sowie dem Bundesministerium für Bildung und Forschung gesponserte Projekte am Leibniz-Institut für Wissensmedien (IWM) in Tübingen und haben eines gemeinsam: Sie betrachten und untersuchen das Erfahrungswissen von Mitarbeitern als zentrale Ressource einer Organisation. Ziel der drei Forschungsprojekte ist es, die Reflexion, den Austausch und die Weiterentwicklung des Erfahrungswissens der Mitarbeiter eines Unternehmens zu unterstützten. Durch ihre unterschiedliche Schwerpunktsetzung veranschaulichen sie drei zentrale Prozesse des Erfahrungsmanagements und sind gut geeignet, um für diesen Bereich allgemeine Erfolgsfaktoren abzuleiten. Denn das sogenannte Erfahrungswissen ist für die Weiterentwicklung der gesamten Organisation von großer Bedeutung.
lesenWeiterbildung | Potenziale und Schwächen durch eine persönliche Wissensbilanz erkennen
von Gabriele Vollmar, Christian Keller
In den letzten Monaten erlebte das sogenannte Persönliche Wissensmanagement einen Boom: In Seminaren und Vorträgen wurde es intensiv diskutiert. Schaut man allerdings bei den meisten Angeboten genauer hin, so findet man den sprichwörtlichen alten Wein in neuen Schläuchen: Was als Persönliches Wissensmanagement daher kommt, sind die alten Dauerbrenner Arbeits- und Aufgabenorganisation gepaart mit individuellem Zeitmanagement. Doch erschöpft sich Persönliches Wissensmanagement in Zeiten der individualisierten Wissensarbeit tatsächlich in diesen organisatorisch- operativen Tätigkeiten? Ist seine Gestaltung für einen modernen Wissens-Entrepreneur nicht eine deutlich anspruchsvollere Herausforderung? Und wenn ja, welche Instrumente können dabei hilfreich sein?
lesenTrends
Grundlagen & Theorien | Der Mitarbeiter als Wissensmanager
von Joachim Wagner, Björn Michaelis
In einer aktuellen Studie [1] geben 97 Prozent der befragten Unternehmen an, dass Wissensmanagement eine hohe bis sehr hohe Bedeutung für den zukünftigen Erfolg der eigenen Organisation hat. Vier von fünf Mitarbeitern finden jedoch, dass ihr eigenes Unternehmen im Bereich Wissensmanagement weniger gut oder gar unzureichend aufgestellt ist. Wie können Unternehmen diese Lücke schließen? Da Wissen in den Köpfen von Individuen eingeschlossen ist, beginnt Wissensmanagement bei den einzelnen Mitarbeitern. Mit welchen Mitteln können Mitarbeiter motiviert werden sich neues Wissen anzueignen oder zu generieren und es untereinander zu teilen? Die studentische Unternehmensberatung GalileiConsult e.V. aus Heidelberg zeigt gemeinsam mit Herrn Dr. Björn Michaelis von der Goethe-Universität Frankfurt am Main mögliche Lösungen auf.
lesenWeiterbildung | Wie viel Weiterbildung darf‘s sein?
von Richard Wolff
Es heißt: „Man kann andere nur führen, wenn man sich selbst führen kann!“ Etwa 10 Prozent des Kompetenzaufbaus einer Führungskraft erfolgt durch Seminare. Sind sogenannte Classroom Trainings auf Managementlevel mit dieser Hypothese und vor dem komplexen Anspruch überhaupt sinnvoll und wenn ja, welche Bedingungen müssen gegeben sein? Fragwürdig erlebte Persönlichkeiten, unzureichende Managementkompetenz und wenig beeindruckendes persönliches „Format“ sind die häufigsten Wechselgründe des mittleren Managements in Organisationen. Doch wo gibt es Lernformate jenseits der Alltagsrealität, um zu lernen wie man mit unzulänglichen Chefs auskommt oder was man tun muss, um von seinen Mitarbeitern als souverän und professionell wahrgenommen zu werden? Kann man das überhaupt lernen und was darf es kosten?
lesenKolumne
Kolumne | Unwort „Wissensmanagement“
von Gabriele Vollmar
Ehrlich gesagt, ich kann es nicht mehr hören! Was? Die Aussage, „Ja, wir machen Wissensmanagement, aber wir dürfen es bloß nicht so nennen; der Begriff ist doch verbrannt.“ Mit Verlaub: Wie nennen Sie dann das, was Sie da machen? Und wie thematisieren und werben Sie für diese „Sache ohne Namen“? Ach, gar nicht? Und da wundern Sie sich noch, dass diese „Sache“ ein Imageproblem hat und im Biotop haust (siehe die Kolumnen der letzten beiden Ausgaben)?
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