wissensmanagement - Oktober / November 2020

Titelthema

DMS, ERP & Co.:
Schneller, besser, effizienter mit digitalisierten Prozessen

Automatisierter Posteingang, elek­tronische Rechnungsbearbei­tung und transparente Logistikketten mit
Trackingfunktio­nen in Echtzeit - digitale Prozesse verschlanken die Arbeitsabläufe, ge­stalten Workflows effizienter und sparen wert­volle Ressourcen. Damit ent­spre­chen­de Umset­zungsvorhaben ganzheitlich ge­lin­gen, müssen al­le Daten elektro­nisch erfasst und digital verarbei­tet werden. DMS- & ERP-Lösungenn bieten dafür die ideale Plattform, Sie bilden alle Bereiche des Unternehmens ab und bündeln das verfügbare Wissen, um es bei Bedarf punktgenau bereitzustellen. Was entsprechende Systeme in der Praxis leisten und worauf es bei der Implementierung ankommt, das erfah­ren Sie in der aktuellen Ausgabe von "wissensmanagement - Das Magazin für Digi­talisierung, Vernetzung & Collaboration".



Editorial

Digitalisiert & vernetzt: Daten im (Work-)Flow

von Oliver Lehnert

Daten gelten als Gold des 21. Jahrhunderts. Sie haben sich als vierter Produktionsfaktor neben Boden, Arbeit und Kapital fest etabliert. In vielen Organisationen tragen sie - als elementarer Wissensbaustein - mittlerweile sogar mit mehr als 60 Prozent zur Wertschöpfung bei. Doch trotz ihrer wachsenden Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit werden Daten in vielen Organisationen nach wie vor vernachlässigt. So ergab eine aktuelle Studie des Dokumentenmanagement-Spezialisten Kyocera, dass ein Fünftel der Unternehmen geschäftskritische Unterlagen noch überwiegend in Papierform erhält und analog weiterverarbeitet. Das führt nicht nur zu einer höheren Fehlerquote & redundanter Datenhaltung, sondern insbesondere auch zu Mehrarbeit: Zwei Stunden können Beschäftigte einsparen, wenn papierbasierte Anwendungen durch digitale Tools ersetzt werden. Und zwar pro Tag! Gelingt es zudem, Insellösungen und heterogene Systemlandschaften zu vereinheitlichen, um den Datenzugriff über Single Sign-on zu ermöglichen, agieren Mitarbeiter effizienter, sind zufriedener und engagierter. Das wiederum wirkt sich auf die Motivation und damit auf den Geschäftserfolg aus.


Praxis Wissensmanagement

Künstliche Intelligenz | Wie leben wir morgen? Eine Reise ins Jahr 2050

von Thomas Anderer

Im Jahr 2050 besteht die Weltbevölkerung aus ca. 9,7 Milliarden klimabewussten Smart Citizens. Sie leben länger und haben mittlerweile das Weltall und die Tiefen des Ozeans als weitere Verkehrsinfrastrukturen erobert. Aber welche agilen Errungenschaften stecken dahinter? Wie haben sich die Menschen im Jahr 2050 auf der Erde entwickelt und welche Innovationen haben sie zu einer solchen Agilität befähigt?  


Changemanagement | Sehen, begreifen, verstehen: Changeprozesse visualisieren

von Anne M. Schüller

Viele Unternehmen werden sich neu aufstellen müssen, um fit für eine noch ungewisse Post-Corona-Zukunft zu werden. Dies betrifft nicht nur neue Geschäftsmodelle, sondern auch die organisationalen Strukturen, das Führungshandeln und die Personalentwicklung. Ein Transformation Canvas kann helfen, die dazugehörigen Prozesse sichtbar zu machen.


Dokumentenmanagement | Veränderung als Chance nutzen!

von Guntram Meusburger

Die heutige Arbeitswelt ist dynamischer als je zuvor! Sie verlangt von Organisationen, sich ständig zu hinterfragen und ihre Abläufe zu verbessern. Kleinere und größere Change-Prozesse sind daher allgegenwärtig und aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Um Veränderungen rasch und effektiv umzusetzen, ist eine transparente Kommunikation einer der wichtigsten Grundpfeiler. Nur wenn alle Beteiligten gut "abgeholt" werden, kann die Transformation gelingen. Mit WBI wird diese Mammut-Aufgabe zum Kinderspiel!


Organisationsentwicklung | Changemanagement: Das Resultat war nicht das Ziel

von Dr. Tobias Maier

Organisationsentwicklung hat viele Facetten. Häufig adressiert sie das Wissensmanagement, selbst wenn andere Zielsetzungen im Vordergrund stehen. Im Folgenden werden zwei Methoden für unterschiedliche Strategien gegenübergestellt - Prozessmodellierung und Wissensgemeinschaft.


Titelthema

Digitalisierung | Schluss mit halbherziger Digitalisierung!

von Oliver Schulze

Auf Server Nr. 1 eine E-Mail versenden, mit Tool Nr. 2 ein neues Projekt erfassen und in Software Nr. 3 Rechnungen verwalten - für alle digitalen Prozesse gibt es unterschiedliche Insellösungen. Unternehmen sind sich häufig nicht bewusst, wie zeitaufwändig und kostenintensiv eine derart verteilte Softwarelandschaft ist. Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme arbeiten anders: Intelligent vernetzen sie alle täglich genutzten IT-Anwendungen miteinander - 100 Prozent digital und auf einer zentralen Plattform.


Business Intelligence | Next Generation: Advanced Analytics – mehr als „nur“ BI

von Niels Pothmann

Daten gelten schon seit längerem als das neue Gold. Doch Unmengen an Informationen lediglich zu erheben und zu speichern, genügt noch lange nicht. Um von ihrem Datenfundus gewinnbringend zu profitieren, müssen Unternehmen ihre Bestandsinformationen konsolidieren und auswerten, um aus den gewonnenen Erkenntnissen die richtigen Entscheidungen ableiten und systematisieren zu können. In diesem Kontext spricht man von Advanced Analytics und künstlicher Intelligenz.


Collaboration | Kollaboratives Arbeiten trotz räumlicher Trennung

von Ralf Schmitz

Aufgrund der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von jetzt auf gleich ins Homeoffice schicken. Dabei wurde schnell klar, dass sich bisherige Abläufe radikal änderten. Organisationen, die bereits ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz haben, waren und sind hier deutlich im Vorteil. Denn sie können sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter auch in ihren eigenen vier Wänden auf Dokumente zugreifen können.


Cloud Computing | ERP & DMS: Die Cloud macht den Unterschied

von Manfred Terzer

Unternehmen setzen immer stärker auf die Flexibilität, die ihnen Cloud-basierte ERP-Software bietet. Durch Kombination einer ERP-Lösung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) aus der Cloud können Anwenderunternehmen ein regelrechtes "Kraftpaket" für durchgängige, digitale Prozesse schnüren. Doch nicht alle DMS-Lösungen eignen sich für ein effektives Zusammenspiel. Bei der Auswahl sollte sorgfältig geprüft werden, ob das DMS nativ für die Cloud entwickelt wurde. Nur so bietet es eine digitale Plattform für zukünftige Ausbauschritte.


Digitalisierung

Gebäude- und Raumgestaltung | Das Büro der Zukunft

von René Schulz

Remote Work, Home Schooling, Versorgungsengpässe - das Jahr 2020 hat viele Unternehmen an die Belastungsgrenze gebracht. Eine besonders große Herausforderung stellte das mobile Arbeiten dar. Aber die bisherige Bilanz sieht größtenteils gut aus: Aus der Notwendigkeit heraus, eine Business Continuity zu gewährleisten, haben viele Unternehmen in kürzester Zeit enorme Fortschritte gemacht. Die große Frage ist: Welche Veränderungen werden bleiben? Auch dann, wenn die Möglichkeit besteht, wieder in die Normalität zurückzukehren? Zwar haben die Veränderungen gezeigt, was möglich ist. Damit sich diese aber auch langfristig etablieren können, müssen Unternehmer aus der Not eine Tugend machen. Konkret geht es jetzt darum, die gemachten Erfahrungen in eine tragfähige Unternehmenskultur zu implementieren.


Mobiles Arbeiten | Drei Szenarien für das Digital Office

von Thomas Kuckelkorn

Gerade zu Beginn der Corona-Krise gab es eine hohe Nachfrage nach cloudbasierten Digital-Office-Lösungen. Denn der Großteil an Unternehmen musste aus der Not heraus schnell neue Arbeits- und Kommunikationsweisen etablieren. Laut einer Sonderauswertung des Bitkom-ifo-Digitalindexes arbeiteten im April diesen Jahres 75 Prozent aller Unternehmen von zu Hause aus - in der Informations- und Kommunikationstechnikbranche waren es sogar 94 Prozent. Doch nur wenige Unternehmen waren auf die teils radikale Umstellung ihrer Prozesse technisch, juristisch und organisatorisch vorbereitet. Die meisten suchten nur vorübergehende Lösungen mit den nötigsten Funktionen. Inzwischen geht es aber nicht mehr allein um "kreative" Wege der Zusammenarbeit, sondern darum, einen Grundstein für die Zeit nach Corona zu legen. In diesem Zusammenhang lassen sich drei Szenarien definieren.


Unternehmenskultur | Remote, produktiv, effizient: Zusammenarbeit neu definiert

von Heinz Wietfeld

In den vergangenen Monaten hat sich eine nie dagewesene Offenheit für neue Arbeitsweisen, Homeoffice und Remote Work etabliert. Was viele Arbeitnehmer freut, bedeutet für Unternehmen und IT-Verantwortliche jedoch eine echte Herausforderung: Mitarbeitern sicheren Zugang zu Dokumenten, Daten und Applikationen bieten sowie eine enge Zusammenarbeit und effiziente Prozesse auch remote ermöglichen. Moderne Enterprise-Content-Management- (ECM) und Content-Services-Lösungen können einen wichtigen Bestandteil in der Digitalstrategie von Unternehmen bilden und sie für zukünftige Ausnahmesituationen wappnen, indem sie flexibles Arbeiten ermöglichen - denn eines ist sicher: Wir werden zukünftig nicht mehr so arbeiten wie noch vor 2020.


Human Resources

Leadership 2.0 | KI als Führungskraft?

von Gabriele Sommer

Die Arbeitswelt steht vor einem gravierenden Umbruch: Demografischer Wandel, Globalisierung und Digitalisierung beeinflussen die Entwicklung maßgeblich. Von Angestellten wird vieles verlangt, um in einer volatilen Arbeitsumgebung beschäftigungsfähig zu bleiben: Kreativität, Empathie, ganzheitliches Denken, Interdisziplinarität und Lernbereitschaft. Was aber machen die Chefs? Werden diese auch durch künstliche Intelligenz (KI) ersetzbar?


Paradigmenwechsel | Cleveres Umdenken: Von HR 4.0 zur Arbeitswelt 5.0

von Ulrich Jänicke

Digitale HR-Prozesse findet man heute bereits in den meisten Personalabteilungen. Dank der Arbeitswelt 4.0 verfügen viele HRler schon über das richtige Mindset in puncto Digitalisierung. So haben sie sich unter anderem von lang bewährten, oft manuellen administrativen Arbeitsabläufen getrennt und sind aufgeschlossen gegenüber digitalen Technologien. In der Version 5.0 stellt sich allerdings nicht mehr die Frage, ob digitalisiert wird. Entscheidend ist vielmehr der angestrebte Grad der Digitalisierung - denn die Arbeitswelt 5.0 ist 100 Prozent digital, kollaborativ, hoch automatisiert und nutzt selbstlernende Algorithmen sowie künstliche Intelligenz (KI).


Lernen & Weiterbilden | Leadership trifft Learning: Wenn der Chef zum Coach wird

von Geoffroy de Lestrange

Fachkräfte müssen sich permanent fit halten für die raschen Umwälzungen unserer Zeit. Daher wird immer mehr hinterfragt, ob man alte Lernschemata nicht verlässt und neue Horizonte erschließt. Denn gerade in Umbruchzeiten wie diesen sucht die Belegschaft in der Geschäftsführung auch einen Förderer, nicht nur einen Leader. Beides ist wichtig. Wie müssen sich demnach Unternehmen aufstellen, wenn Mensch und Management zueinanderfinden wollen?


Trends

Krisenmanagement | Online-Events – das neue „Normal“

von Leila Haidar

Webinare boomen. Damit sie nicht zur langweiligen Werbeveranstaltung verkommen, sollten Veranstalter nutzwertigen Inhalt bieten. Ein wenig Marketing und professionelle Technik helfen außerdem dabei, Events über das Netz zu füllen und möglichst viele interessante Menschen zu erreichen.


Gesetzgebung | Sensibles Wissen: Das neue Geschäftsgeheimnisgesetz

von Regina Mühlich

Unternehmerisches Handeln und erfolgreiches Wirtschaften sind stets mit Risiko verbunden: Ob es um neue Produkte, externe Rahmenbedingungen oder Investitionsentscheidungen geht. Ein ernstzunehmendes Risiko sind allerdings auch Geschäftsgeheimnisse - zumindest dann, wenn sie nicht länger geheim sind.

Heft bestellen