Ob Materialscheine, Stundenzettel oder Rechnungen - viele betriebliche Abläufe werden noch immer auf Papier geregelt. In drei Viertel der Unternehmen (75 Prozent) laufen die Hälfte der Prozesse oder mehr papierbasiert ab, bei rund jedem Fünften (19 Prozent) laufen sogar noch alle Prozesse auf Basis von Papierdokumenten. Die meisten Unternehmen wollen ihren Papierverbrauch aber gerne reduzieren.Jedes zweite Unternehmen (56 Prozent) will seine Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen, jedem Dritten (32 Prozent) gelingt dieses Vorhaben auch zunehmend. Knapp die Hälfte (46 Prozent) der Unternehmen hat neuere Papierakten bereits teilweise digitalisiert, 19 Prozent sogar überwiegend und immerhin 8 Prozent haben alle ihre Papierakten weitgehend digitalisiert. Das hat eine repräsentative Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben.
In 4 von 10 Unternehmen (38 Prozent) wird außerdem bereits weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr, in jedem achten (13 Prozent) wird allerdings auch mehr gedruckt.. „Viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens lassen sich dank digitaler Technologien und der richtigen Software vollständig ohne Papier abwickeln. Sei es ganz einfach E-Mails zu verschicken statt Briefe, die Arbeitszeit per App zu erfassen oder Rechnungen elektronisch zu verwalten“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom. „Indem sie von Papier auf digitale Dokumente umsteigen, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse sehr viel schneller und effizienter gestalten. Das spart Geld – und schont auch noch die Umwelt.“
Auch rechtlich wird Unternehmen und Behörden der Weg zur rein digitalen Dokumentenverwaltung geebnet. Am 29. März hat das Bundeskabinett das Gesetz zur Durchführung der eIDAS-Verordnung der EU verabschiedet. Das darin enthaltene „Vertrauensdienstegesetz“ erleichtert die Verwendung so genannter elektronischer Vertrauensdienste – dazu zählen zum Beispiel die digitale Unterschrift, elektronische Zeitstempel oder das elektronische Behörden-, bzw. Firmensiegel. Die Verordnung sorgt dafür, dass elektronische Dokumente EU-weit als rechtsgültig anerkannt werden.