2004/10 | Fachbeitrag | Wissensmanagement-Integration
Wissensmanagement und seine funktionale Integration in die betrieblichen Abläufe
Von Dr. Michael Beckmann und
Inhaltsübersicht:
- Wissensmanagement als integraler Bestandteil der Organisation
- Vorgehensweise zum Erstellen von Wissensprofilen
- Fazit
Gegen Wissensmanagement wird oftmals eingewendet, es sei
zu teuer, zu zeitaufwendig und es scheitere letztlich an der notwendigen Teilnahmemotivation
der Mitarbeiter. Außerdem setze es eine hierarchiefreie Unternehmenskultur
voraus, die in vielen Betrieben nur schwer realisierbar sei. Integriert man
das Wissensmanagement jedoch funktional in die Organisation eines Betriebes,
so entsteht eine gemeinsame Wissensbasis, die genau jenes Wissen enthält,
das die Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wie könnte
nun eine solche funktionale Integration aussehen?
Wissensmanagement als integraler Bestandteil der Organisation
Um zu bestimmen, welches Wissen die Mitarbeiter eines Betriebes zur Erfüllung
ihrer Aufgaben benötigen, bieten sich als Ausgangspunkt die jeweiligen
Stellenbeschreibungen an. Eine Stelle ist die kleinste Organisationseinheit
in einer Aufbauorganisation; jede Aufgabe entspricht im Idealfall einer Stelle.
Unter einer Stelle versteht man somit die dauerhafte Zuordnung von Aufgaben
zu einer organisatorischen Position im Rahmen einer Soll-Organisation. Diese
Aufgaben leiten sich als Teilaufgaben aus der zentralen Aufgabenstellung des
Unternehmens ab. Wenn alle Teilaufgaben bekannt sind, können durch Zusammenfassen
und Zuordnen daraus die Stellen im Betrieb bestimmt werden; mehrere Stellen
lassen sich zu Abteilungen und diese eventuell zu Hauptabteilungen gliedern.
Für jede Stelle sollte nicht nur eine Stellenbeschreibung erstellt werden,
sondern auch eine Beschreibung dessen, was ein Stelleninhaber wissen muss, um
die ihm zugewiesenen Aufgaben im Betrieb erfolgreich durchführen zu können.
Man benutzt also die Stellenbeschreibung zur Analyse ihrer Wissensvoraussetzungen,
d.h. man kann auf diese Weise für jede Stelle ein Wissensprofil ermitteln.
Ähnlich lässt sich auch für ganze Abteilungen verfahren.
Legt man die verschiedenen Wissensprofile übereinander, erhält man
ihre Schnittmenge. Wenn diese nicht leer ist, gibt es für unterschiedliche
Stellen gemeinsame Wissensvoraussetzungen. Im einfachsten Fall könnte für
zwei Stellen die Schnittmenge z.B. aus Englischkenntnissen bestehen.
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| Gemeinsame Wissensbasis als Schnittmenge zweier Stellenprofile |
Nicht nur Stellen, auch Abteilungen können eine gemeinsame Schnittmenge
bilden. So könnte sich beispielsweise bei den Abteilungen Entwicklung,
Kundenservice und Öffentlichkeitsarbeit die gemeinsame Wissensschnittmenge
Kundenreklamationen ergeben.
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| Gemeinsame Wissensbasis als Schnittmenge dreier Abteilungsprofile |
Das Wissen über Kundenreklamationen ist nicht nur für den Kundenservice
relevant, sondern auch für die Entwicklungsabteilung, um die Produktqualität
zu verbessern, oder für die Öffentlichkeitsarbeit, um mit geeigneten
Kommunikationsmaßnahmen auf aufgetretene Problemfälle zu reagieren.
Bezogen auf die Stellen oder Abteilungen ergibt sich ihre gemeinsame Wissensbasis
aus der Überschneidungsmenge ihrer Wissensprofile, also dem gemeinsamen
Wissen, das sie jeweils zum Erfüllen ihrer spezifischen Aufgaben benötigen.
Es ist daher nur folgerichtig, wenn das von ihnen benötigte Wissen in eine
gemeinsame Wissensbasis eingepflegt wird.
Das angeführte Beispiel macht aber auch deutlich, dass nicht alles Wissen
für alle Abteilungen oder Stellen in einem Betrieb gleichermaßen
relevant ist. Es wird demzufolge in jedem Betrieb so genannte Wissenszirkel
geben mit jeweils einer eigenen Wissensbasis.
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| Wissenszirkel mit einer gemeinsamen Wissensbasis |
Um die Hauptaufgabe eines Unternehmens erfolgreich realisieren zu können,
müssen die einzelnen Teilaufgaben funktional aufeinander bezogen sein,
d.h. es gibt in jeder Organisation funktionale Abhängigkeiten. Gleiches
gilt im Prinzip auch für die Wissensverteilung in einer Organisation: Abteilungen,
die zum Erfüllen ihrer Aufgaben bestimmtes Wissen benötigen, sind
auf jene angewiesen, die über dieses Wissen verfügen. Mit einer Wissensbasis
wird das zum Erfüllen der jeweiligen Aufgaben erforderliche Wissen zentral
für jeden Wissenszirkel zur Verfügung gestellt. Pflegt eine Abteilung,
die über für andere Abteilungen relevantes Wissen verfügt, dieses
nicht in die gemeinsame Wissensbasis ein, gefährdet sie damit die betrieblichen
Abläufe und letztlich die Hauptaufgabe des Unternehmens. Daraus ergibt
sich ein starker Anreiz zur Wissensteilung innerhalb einer Organisation. Wissensbasen
sind demnach Schaltstellen der Wissensverteilung, wobei sich die Einpflege von
Wissen aus den funktionalen Erfordernissen ergibt.