Fachbeiträge

Ausgabe 10 / 2004
Fachbeitrag

Wissensmanagement und seine funktionale Integration in die betrieblichen Abläufe

von Dr. Michael Beckmann und Hans-Peter Adrion

Gegen Wissensmanagement wird oftmals eingewendet, es sei zu teuer, zu zeitaufwendig und es scheitere letztlich an der notwendigen Teilnahmemotivation der Mitarbeiter. Außerdem setze es eine hierarchiefreie Unternehmenskultur voraus, die in vielen Betrieben nur schwer realisierbar sei. Integriert man das Wissensmanagement jedoch funktional in die Organisation eines Betriebes, so entsteht eine gemeinsame Wissensbasis, die genau jenes Wissen enthält, das die Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wie könnte nun eine solche funktionale Integration aussehen?

Von Dr. Michael Beckmann und

Hans-Peter Adrion

Inhaltsübersicht:

Gegen Wissensmanagement wird oftmals eingewendet, es sei

zu teuer, zu zeitaufwendig und es scheitere letztlich an der notwendigen Teilnahmemotivation

der Mitarbeiter. Außerdem setze es eine hierarchiefreie Unternehmenskultur

voraus, die in vielen Betrieben nur schwer realisierbar sei. Integriert man

das Wissensmanagement jedoch funktional in die Organisation eines Betriebes,

so entsteht eine gemeinsame Wissensbasis, die genau jenes Wissen enthält,

das die Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Wie könnte

nun eine solche funktionale Integration aussehen?

Wissensmanagement als integraler Bestandteil der Organisation

 

Um zu bestimmen, welches Wissen die Mitarbeiter eines Betriebes zur Erfüllung

ihrer Aufgaben benötigen, bieten sich als Ausgangspunkt die jeweiligen

Stellenbeschreibungen an. Eine Stelle ist die kleinste Organisationseinheit

in einer Aufbauorganisation; jede Aufgabe entspricht im Idealfall einer Stelle.

Unter einer Stelle versteht man somit die dauerhafte Zuordnung von Aufgaben

zu einer organisatorischen Position im Rahmen einer Soll-Organisation. Diese

Aufgaben leiten sich als Teilaufgaben aus der zentralen Aufgabenstellung des

Unternehmens ab. Wenn alle Teilaufgaben bekannt sind, können durch Zusammenfassen

und Zuordnen daraus die Stellen im Betrieb bestimmt werden; mehrere Stellen

lassen sich zu Abteilungen und diese eventuell zu Hauptabteilungen gliedern.

Für jede Stelle sollte nicht nur eine Stellenbeschreibung erstellt werden,

sondern auch eine Beschreibung dessen, was ein Stelleninhaber wissen muss, um

die ihm zugewiesenen Aufgaben im Betrieb erfolgreich durchführen zu können.

Man benutzt also die Stellenbeschreibung zur Analyse ihrer Wissensvoraussetzungen,

d.h. man kann auf diese Weise für jede Stelle ein Wissensprofil ermitteln.

Ähnlich lässt sich auch für ganze Abteilungen verfahren.

Legt man die verschiedenen Wissensprofile übereinander, erhält man

ihre Schnittmenge. Wenn diese nicht leer ist, gibt es für unterschiedliche

Stellen gemeinsame Wissensvoraussetzungen. Im einfachsten Fall könnte für

zwei Stellen die Schnittmenge z.B. aus Englischkenntnissen bestehen.

 

wissensmanagement-integration01 picture
Gemeinsame Wissensbasis als Schnittmenge zweier Stellenprofile

Nicht nur Stellen, auch Abteilungen können eine gemeinsame Schnittmenge

bilden. So könnte sich beispielsweise bei den Abteilungen Entwicklung,

Kundenservice und Öffentlichkeitsarbeit die gemeinsame Wissensschnittmenge

Kundenreklamationen ergeben.

 

wissensmanagement-integration02 picture
Gemeinsame Wissensbasis als Schnittmenge dreier Abteilungsprofile

Das Wissen über Kundenreklamationen ist nicht nur für den Kundenservice

relevant, sondern auch für die Entwicklungsabteilung, um die Produktqualität

zu verbessern, oder für die Öffentlichkeitsarbeit, um mit geeigneten

Kommunikationsmaßnahmen auf aufgetretene Problemfälle zu reagieren.

Bezogen auf die Stellen oder Abteilungen ergibt sich ihre gemeinsame Wissensbasis

aus der Überschneidungsmenge ihrer Wissensprofile, also dem gemeinsamen

Wissen, das sie jeweils zum Erfüllen ihrer spezifischen Aufgaben benötigen.

Es ist daher nur folgerichtig, wenn das von ihnen benötigte Wissen in eine

gemeinsame Wissensbasis eingepflegt wird.

 

Das angeführte Beispiel macht aber auch deutlich, dass nicht alles Wissen

für alle Abteilungen oder Stellen in einem Betrieb gleichermaßen

relevant ist. Es wird demzufolge in jedem Betrieb so genannte Wissenszirkel

geben mit jeweils einer eigenen Wissensbasis.

 

wissensmanagement-integration03 picture
Wissenszirkel mit einer gemeinsamen Wissensbasis

Um die Hauptaufgabe eines Unternehmens erfolgreich realisieren zu können,

müssen die einzelnen Teilaufgaben funktional aufeinander bezogen sein,

d.h. es gibt in jeder Organisation funktionale Abhängigkeiten. Gleiches

gilt im Prinzip auch für die Wissensverteilung in einer Organisation: Abteilungen,

die zum Erfüllen ihrer Aufgaben bestimmtes Wissen benötigen, sind

auf jene angewiesen, die über dieses Wissen verfügen. Mit einer Wissensbasis

wird das zum Erfüllen der jeweiligen Aufgaben erforderliche Wissen zentral

für jeden Wissenszirkel zur Verfügung gestellt. Pflegt eine Abteilung,

die über für andere Abteilungen relevantes Wissen verfügt, dieses

nicht in die gemeinsame Wissensbasis ein, gefährdet sie damit die betrieblichen

Abläufe und letztlich die Hauptaufgabe des Unternehmens. Daraus ergibt

sich ein starker Anreiz zur Wissensteilung innerhalb einer Organisation. Wissensbasen

sind demnach Schaltstellen der Wissensverteilung, wobei sich die Einpflege von

Wissen aus den funktionalen Erfordernissen ergibt.

 

Vorgehensweise zum Erstellen von Wissensprofilen

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