Fachbeiträge

Ausgabe 8 / 2006
FachbeitragDokumentenmanagement

Mitarbeiter-Portal unterstützt Logistik

von Marcus Bond

Moderne Transportunternehmen machen es möglich: Weine aus Australien, Fernseher aus Japan oder Jeans aus der Türkei sind erschwinglich und mittlerweile überall zu haben. Die riesigen Gütermengen, die rund um den Globus bewegt werden, stellen jedoch auch immer größere Herausforderungen an die Logistik. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie die Hapag-Lloyd Container Line mit einem Informationsportal Mitarbeiter in 90 Ländern mit aktuellen und einheitlichen Informationen versorgt.

Von Marcus Bond

Inhaltsübersicht:

 

Veraltete Informationen gehören bei Hapag-Lloyd der Vergangenheit an: Das auf Container-Transporte spezialisierte Unternehmen aus Hamburg arbeitet mit einem Informationsportal auf Basis einer Content-Management-System-Lösung von RedDot und einer IBM Websphere. Und das Geschäft läuft gut: Rund 3 700 Mitarbeiter in mehr als 260 Büros weltweit sorgen dafür, dass die Güter unbeschadet und zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen. Lesen Sie hier, wie das Mitarbeiter-Portal ihnen dabei hilft. 

 

Weiche Informationen in den Griff bekommen

Um die ständig anfallenden Informationen effizient und nachhaltig verwalten und nutzen zu können, setzte der Logistikkonzern weltweit einheitliche, hoch integrierte Geschäftsanwendungen ein. Die strukturierten Daten wie Transportaufträge, Abwicklungsdetails und Dokumente werden nun weitgehend automatisch in entsprechenden Backend-Systemen geführt. Das war bisher anders: Weiche Informationen wie Marktstudien, Einfuhrbestimmungen, Versicherungsregelungen, Gesetzestexte, Konkurrenzanalysen,  Unternehmenspräsentationen oder Ansprechpartner im Konzern wurden in mehreren lokalen Intranets und einer Vielzahl elektronischer Bulletin-Boards abgelegt. Wie in vielen Unternehmen hatte man sich an diese gewachsene Ablageordnung gewöhnt. Zum schnellen Auffinden gesuchter Informationen und zur einfachen, standortübergreifenden Zusammenarbeit eignete sich die Systematik jedoch nur bedingt. Die so genannten weichen Informationen mussten erst in unternehmensweit einheitlicher Form strukturiert werden. Außerdem wollte das Unternehmen effiziente Suchmechanismen anbieten. Wesentliches Projektziel war es, in einer Portalumgebung abteilungsübergreifend relevanten Intranet-Content jederzeit online abrufbar bereit zu stellen. Damit Mitarbeiter und Agenten rund um den Globus schnell darauf zugreifen können.

 

So viel Vereinheitlichung wie möglich, so viel Flexibilität wie nötig

Mittlerweile ist aus dem Ziel Realität geworden: Hapag-Lloyd hat ein zentrales Mitarbeiter-Portal erfolgreich eingeführt. Als technische Basis wurde der IBM Websphere Portal Server gewählt, der bestens zur J2EE-Architektur sowie den Performance- und Hochverfügbarkeitsanforderungen von Hapag-Lloyd passt. Im ersten Schritt galt es, dort in einem Portlet den neu strukturierten Intranet-Content zu publizieren. Für die Verwaltung und Auslieferung sämtlicher Inhalte setzten die Hamburger auf den Content Management Server (CMS) und den LiveServer der RedDot Solutions AG. Mit dem RedDot-System entwickelt und pflegt das Unternehmen seit Jahren den Content seiner Websites. Zusätzliche Module zur Personalisierung und insbesondere die IBM Portal-Integration überzeugten Hapag-Lloyd, RedDot auch für sein internes Portal einzusetzen.

Den Mitarbeitern bringt das neue Portal viele Vorteile. Sie können browserbasiert nach einmaliger Anmeldung am Portal auf Informationsseiten und verschiedene Applikationen zurückgreifen. Jeder Mitarbeiter benötigt dazu nur ein Passwort (Single Sign-On). Die Darstellung der im Publikationsprozess handverlesenen Inhalte erfolgt personalisiert. Einerseits werden damit sensible Inhalte vor unberechtigtem Zugriff geschützt, andererseits bekommt jeder Mitarbeiter nur die Inhalte angezeigt, die für seinen Aufgabenbereich interessant und relevant sind. Das gilt auch für die in RedDot integrierte Verity-Suchmaschine. Sie stellt die einfache Volltextsuche, aber auch komplexe Funktionalitäten zum schnellen Auffinden entsprechender Inhalte und Dokumente bereit. Zudem ist die Darstellung der Menüstruktur personalisiert: Neben den standardisiert an den Portal-Server übergebenen HTML-Seiten und Graphiken werden auch Menü-Informationen als XML-Dateien übertragen und automatisch in der Explorerleiste des Information Portals eingebettet. So gelang es, die Menüstruktur entsprechend der Prozesse im Unternehmen nach verschiedenen Gesichtspunkten zu visualisieren. Sie ist nach Organisationsbereichen geordnet und flexibel in einem individuell gestaltbaren Favoritenbaum.

 

Integriertes Informationsportal sichert weltweit Aktualität

Der Nutzen des neuen Portals zeigt sich an vielen Beispielen der täglichen Arbeit:  Sales-Mitarbeiter, die das Unternehmen bei Kunden vorstellen, loggen sich heute über das Information Portal ein und greifen automatisch auf die jeweils aktuellen Präsentationen zu. Ändern sich Inhalte der Präsentation oder anderer weicher Content, wird dieser im RedDot-System  geändert, in einem Workflow freigegeben und allen Berechtigten einheitlich zur Verfügung gestellt. Einen weiteren Mehrwert bieten wöchentlich aktualisierte Statistiken, die mittels der Import Engine auf Knopfdruck im Information Portal abrufbar sind. Um Sprachschwierigkeiten zu vermeiden, wird unternehmensweit einheitlich in Englisch kommuniziert. Informationen, die nur für einzelne Länder relevant sind, können durch Sprachunterstützung des Systems in der jeweiligen Landessprache abgelegt werden.

 


Mitarbeiter in über 90 Ländern können im Intranet schnell auf aktuelle und einheitliche Informationen der Worldwide Offices zugreifen. Um Sprachschwierigkeiten zu vermeiden, wird unternehmensweit einheitlich in Englisch kommuniziert.

Effizient in die Zukunft

Nach vollständiger Content-Integration sollen zusätzliche Anwendungen wie etwa E-Learning die Attraktivität weiter steigern. Ziel ist es, das Portal in mehreren Ausbaustufen zur zentralen E-Collaboration-Plattform für Mitarbeiter, Agenten und später auch für Geschäftspartner auszubauen. Es soll einen effizienten, kostengünstigen Umgang mit Informationen bieten und eine einheitliche Kommunikation nach innen und außen sicherstellen.

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