2016/8 | Fachbeitrag | Digitale Transformation
Future Workplace: Smarte Tools für eine flexible Arbeitswelt
Inhaltsübersicht:
- Mobil, persönlich und flexibel: Der Arbeitsplatz der Zukunft
- Smarte Tools für die flexible Arbeitswelt
- Reagieren in Echtzeit
- Sicher von innen und außen
- Digitales Arbeiten bedeutet (auch) Changemanagement
Doch was benötigen moderne Wissensarbeiter? Wie sollen sie miteinander kommunizieren, wenn sie nicht zur selben Zeit am selben Ort sind, sondern in aller Welt verteilt? Wie lassen sich Teams verbinden, wenn ein Mitglied im Home Office sitzt, der andere im Außendienst unterwegs ist und der dritte nur abends arbeitet? Der Schlüssel sind Gespräche, Transparenz und konsequenter Austausch. Die festen Mitarbeiter, die hauptsächlich im Büro aktiv sind, benötigen aber auch Rückzugsmöglichkeiten, um sich zu konzentrieren, etwa bei Telefonaten oder komplexen Aufgaben. Dies verändert die Raumsituation: Nischen und Inseln können entstehen.
Mobil, persönlich und flexibel: Der Arbeitsplatz der Zukunft
Es ist gerade die junge Generation, die den „Arbeitsplatz der Zukunft“ fordert und mit ihrer Kultur den Begriff prägt: Sie wünscht sich Offenheit und Transparenz, eine selbstverständliche Nutzung der sozialen Medien sowie Mobilität und Flexibilität. Ihre Kommunikation läuft anders, ihren Alltag kann man live auf diversen Plattformen mitverfolgen. Arbeit und Privates sind eng verdrahtet, sie sollen sich bestenfalls ergänzen. Hierarchien werden flacher und die Automatisierung schreitet voran. Wo Flexibilität und Mobilität das A und O sind, von Arbeitgeber- wie von Arbeitnehmer-Seite aus, muss die technologische Basis in Form von Informations- und Kommunikationsmedien vorhanden sein.
Intranet, Extranet, Wissensmanagement sowie Business Intelligence und Cloud ermöglichen den einfacheren Austausch von Wissen und eine schnellere und effektivere Zusammenarbeit. Der Arbeitsplatz der Zukunft geht also einher mit Trends unserer Zeit wie Digitalisierung, Big Data und Mobilität. In der Umsetzung kann dabei auf moderne Microsoft-Technologien wie Skype for Business, Yammer, SharePoint oder Exchange zurückgegriffen werden. Diese integrieren sich nahtlos in weitere Systeme wie eine CRM- oder ERP-Lösung.
Smarte Tools für die flexible Arbeitswelt
Hier kommen nicht nur Smartphones, sondern vor allem vielseitige Intranets, SharePoint-Lösungen, Micro-Blogging, interne Wikis oder unternehmensinterne Social-Media-Plattformen wie Corporate Videos und Podcasts zum Tragen. Web 3.0 und Social Software stellen alle benötigten Infos, Dokumente oder Kalender zur Verfügung. Erledigte Aufgaben, Projektfortschritte, Telefonate und Termine können transparent für alle festgehalten werden. Kurz: Media-Plattformen werden unersetzlich. Konkret werden bisher getrennte Kommunikationskanäle verschmolzen: Intranet und Instant Messaging verbinden sich, Social Analytics überwinden Sprachbarrieren, weil die Emoticons wie der Smiley überall verstanden werden. Die Integration verläuft dabei medienübergreifend – das heißt, dass auch private Smartphones der Mitarbeiter eingebunden werden oder wichtige SMS im Intranet erscheinen.
Reagieren in Echtzeit
Was Big Data und die Analyse großer Datenmengen betrifft, setzen sich immer mehr Intelligent Business Operations (IBO) durch: Sie kombinieren Analytics mit Workflow-Komponenten, um Analyseverfahren direkt in den Prozessen zu verankern und Ergebnisse sofort in Aktionen umzusetzen. Während klassische Analyse-Tools Daten zeitverzögert liefern, stellt IBO aktuelle Daten aus dem laufenden Betrieb direkt bereit. IBO steht also für operationale Intelligenz in Echtzeit – um noch schneller reagieren zu können, sowohl on- als auch offline. Alle Community-Mitglieder sind in ein dichtes Netz eingewoben, das E-Mail, SMS, Skype, Chat, WhatsApp und Co. integriert: Die Vernetzung wird also tiefer visualisiert. Insgesamt dreht sich alles um möglichst einfache, geschickte Kommunikation; soziale Vernetzung wird zum Schlüsselfaktor des neuen Arbeitens.
Sicher von innen und außen
Hat jeder Mitarbeiter zahlreiche Anwendungen via Intranet beziehungsweise SharePoint zur Auswahl, stellt sich die Frage nach der Sicherheit. Denn diese wird in Zukunft besonders entscheidend sein. Voraussetzung dafür, dass all die praktischen Möglichkeiten auch konstruktiv genutzt werden können, ist ein sicherer und einfacher Zugriff auf Unternehmensressourcen via Smartphone oder Tablet. Gefragt sind ein gefahrloses Arbeiten mit SharePoint oder anderen Fileservices sowie ein geschützter Zugriff auf das ERP- und/oder CRM-System zum Management der Kundenbeziehungen.
Am sichersten ist ein Intranet, wenn es gar nicht mit dem Internet verbunden wird und ganz isoliert ist. Dies ist aber unrealistisch und wird künftig in Zeiten von BYOD (Bring your own device) nicht mehr umsetzbar sein. Zunehmend wird auf Firmendaten über ein VPN (Virtual Private Network) zugegriffen, außerdem benötigen Mitarbeiter Informationen von außen – ohne im Netz zu surfen geht es längst nicht mehr. So haben sich die Nutzer-Anforderungen verändert. Um sie zu erfüllen, reichen Firewalls, Unix-Server und konsequente Rechtevergabe nicht mehr aus. Es ist sinnvoll, Unternehmensdaten in einem separaten Container getrennt aufzubewahren und ein Data-Loss-Prevention-System zu installieren. Zudem ist die Möglichkeit wichtig, Apps und App-Daten, aber auch Dokumente selektiv löschen und festlegen zu können, wie Daten auf Geräten genutzt werden dürfen.
Wer auf Unternehmensdaten zugreift, muss sich eindeutig authentifizieren. Weil immer mehr Mitarbeiter eigene Smartphones, Tablets oder Notebooks beruflich verwenden und mit ihnen auf Firmenrechner zugreifen, entstehen hier besondere Sicherheitslücken, die es zu schließen gilt. Solche BYOD-Szenarien müssen ebenso abgesichert werden wie die E-Mail von einem Büro ins nächste. Eine Lösung kann das so genannte Sandboxing sein, wobei auf dem Computer ein eigener abgeschotteter Bereich eingerichtet wird, die Sandbox, in der nur die fragliche unsichere Aktion stattfindet. Daten gelangen weder hinaus noch hinein. Erhält jede App einen eigenen verschlüsselten Tunnel, kann niemand von außen herankommen. Dazu bekommt der Administrator vollen Zugriff auf das Gerät und steuert die Interaktion zwischen Apps. So sorgt smarte IT-Sicherheit für das vernetzte, flexible und unabhängige Arbeiten von morgen.
Digitales Arbeiten bedeutet (auch) Changemanagement
Doch warum ist es so wichtig, die digitale Transformation in Angriff zu nehmen? Wenn ein Unternehmen nicht Sorge trägt, dass seine Mitarbeiter über verschiedenste Kanäle und Medien hinweg digital zusammenarbeiten können, riskiert es, dass eine Schatten-IT entsteht und Wildwuchs gedeiht. Hier kann leicht gehackt werden. Wer sich dieser Herausforderung nicht stellt, riskiert also womöglich seine Wettbewerbsfähigkeit. Der entscheidende Erfolgsfaktor für ein Digital-Workplace-Konzept ist ein fortlaufendes Changemanagement. Clever ist es, zunächst die Prozesse passend einzurichten, bevor das entsprechende Tool ausgewählt wird. Vor dem Einsatz der geeigneten Unified-Communications-Lösungen ist also die Rolle und Definition des einzelnen Arbeitsplatzes im Blickpunkt.
Möglicherweise werden Beschäftigte sich ihre digitalen Arbeitsmittel selbst aus einer Art Werkzeugkasten holen und individuell zusammenstellen. Dann sind die Zeiten vorbei, in denen wir ständig die modernsten Kommunikationstechnologien nutzen, den Arbeitsalltag aber wie im 19. Jahrhundert gestalten. Neue Orte fördern Inspiration und Kreativität. Wenn Mitarbeiter über Wahlfreiheit verfügen, wenn sie sich selbst organisieren können, steigt ihre Produktivität erwiesenermaßen.