Fachbeiträge

Ausgabe 10 / 2014
FachbeitragBest Practice

Digitale Postverarbeitung bei der Volksbank Odenwald

von Annemarie Cornus

Nicht nur große Konzerne, auch mittelständische und kleinere Unternehmen müssen tagtäglich zahlreiche Briefe verschicken. Drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen – diese Arbeitsschritte werden von vielen einfach hingenommen, auch wenn das Prozedere eine Menge wertvolle Zeit und Ressourcen verschlingt. Doch gibt es zeitgemäße Lösungen, die den Schriftverkehr per Post erheblich erleichtern können und es möglich machen, Briefe direkt vom Arbeitsplatz aus zu verschicken und den Sendungsstatus jederzeit einzusehen. Der Clou: Die gesamte Post wird an einem zentralen Punkt gebündelt und von dort aus verschickt, was zu erheblichen Ressourcen- und Portoeinsparungen führen kann. Exakt nach solch einer Lösung hatte die Volksbank Odenwald gesucht und sich für eine Software entschieden, die nicht nur ein zeitgemäßes Outputmanagement zulässt und die Prozesse optimiert, sondern auch den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter erheblich erleichtert. 

Inhaltsübersicht:

Die Volksbank Odenwald eG betreut und berät ihre Kunden in Sachen Finanzen seit mehr als 150 Jahren. Dass sich innerhalb einer solchen Zeitspanne selbst gewohnte Prozesse verändern müssen, um wettbewerbsfähig bleiben zu können, liegt auf der Hand – so auch in Sachen Outputmanagement. Denn bei rund 400 Mitarbeitern, die zahlreiche Kunden betreuen, kommt einiges an Post zusammen, die es zu verarbeiten gilt.

„Bisher vollzog sich der Versand der Korrespondenz auf konventionelle Art und Weise. Das bedeutet, der Sachbearbeiter verfasste, kuvertierte und legte das für den Versand bereite Dokument in Papierform in seinen Postausgang. Von dort wurde der Brief abgeholt, frankiert und an den Postdienstleister weitergegeben – ein zeit- und kostenaufwändiger Prozess“, erinnert sich Stefan Balles, Bereichsleiter im Unternehmensservice der Volksbank Odenwald. „Deshalb wünschten wir uns eine Lösung, die es uns ermöglichen sollte, den Status unserer Sendungen jederzeit zu verfolgen und zugleich den hohen Ressourceneinsatz für administrative Aufgaben bei der Brieferstellung zu optimieren.“

Keine manuellen Prozesse

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung stieß man schnell auf die Softwarefamilie L-Vin aus dem Hause der pawisda systems GmbH. Das System stellt dem Anwender die Infrastruktur für eine elektronische Poststelle zu Verfügung, die es ermöglicht, Einzel- und Serienbriefe ganz einfach vom PC aus zu verarbeiten und einem externen Druckdienstleister oder einer intern vorhandenen Druckinfrastruktur zuzuführen. Mit dieser Vorgehensweise können selbst große Briefmengen gebündelt und durch Zusammenführung portooptimiert verschickt werden. Ein virtueller Druckertreiber ermöglicht den Versand von Briefen, die direkt am Arbeitsplatz auf Druck- und Zustellbarkeit hin überprüft werden können. Hierzu verfügt jeder Anwender über ein eigenes Ausgangspostfach (Mailbox), über das Schreiben nicht nur verschickt, sondern bei Bedarf auch empfangen werden können.

Neben der Datenübertragung zur internen oder externen Druckstelle, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Briefe mit wenigen Klicks zu stornieren. Die transparente Darstellung des Verarbeitungsstatus sämtlicher Sendungen in der Mailbox hilft außerdem dabei, den Überblick zu behalten.

Ein weiterer angenehmer Nebeneffekt, der die Lösung für die Volksbank Odenwald besonders attraktiv machte: Durch den Wegfall manueller Prozesse, wie dem Drucken, Falzen und Kuvertieren der Briefe, werden die Mitarbeiter erheblich entlastet, die sich dadurch mehr auf ihr Kerngeschäft – die Beratung der Kunden – konzentrieren können.

Individuelles Outputmanagement

Nach umfassender Analyse der bisherigen Abläufe im Outputmanagement des Finanzdienstleisters, entschied man sich für die L-Vin Standard Software, die den Aufbau einer modernen, kosteneffizienten und skalierbaren Infrastruktur für die Briefkommunikation ermöglicht. Das Standard Produktpaket umfasst die wesentlichen Grundfunktionen, zu denen das individuelle Anwender-Postfach, die optimierte Datenaufbereitung durch Bündelung der Briefe sowie die Datensammlung- und kontrolle gehören. „Allerdings wünschten wir uns noch ein paar individuelle Anpassungen durch den Einsatz zusätzlicher Features“, so Balles. Ergänzend zur Standard-Lösung wurden weitere Module implementiert, wie die Bereitstellung der Briefe für das Archivsystem oder die Einfügung grafischer Unterschriften. Außerdem sollte den Mitarbeitern die Möglichkeit geboten werden, unterschiedliche Papiertypen über ein eigens dafür eingerichtetes Menü auszuwählen. Je nach Papiertyp ist das System in der Lage, das entsprechende Logo als Overlay einzufügen. Auch eine automatische Terminfreigabe, die beispielsweise Glückwunschbriefe zu einem frei wählbaren Zeitpunkt automatisch dem Verarbeitungsprozess zuführt, war gewünscht.

Gemäß diesen Anforderungen wurde die Lösung um die gewünschten Zusatzfunktionen ergänzt und anschließend im Rahmen der Projekteinführung zunächst in einigen wenigen Abteilungen getestet. Seit alle Anpassungen vorgenommen wurden und einem einwandfreien Betrieb der Lösung nichts mehr im Wege steht, kommt die Lösung im gesamten Haus zum Einsatz.

Effizient und sicher

Die Volksbank Odenwald profitiert seither von transparenten und schlanken Prozessen im Outputmanagement: Durch die Bündelung und Zusammenführung der Briefe sind deutliche Porto-Einsparungen zu spüren, die individuelle Mailbox ermöglicht jedem Anwender, seine Sendungen jederzeit einzusehen und ihren Status zu überprüfen. Die einfache Bedienung der Software beschleunigt die Erstellung und den Versand eines Briefes. „Besonders begeistert ist außerdem unsere Marketingabteilung, die Mailings nun völlig unproblematisch und ohne großen Aufwand versenden kann“, berichtet Balles.

Seit der Einführung können die Sachbearbeiter mit ihrem Textverarbeitungsprogramm einen Brief verfassen und direkt aus dem Programm heraus versenden. Hierzu wird L-Vin als Druckertreiber ausgewählt und das Dokument gedruckt – damit ist der Versand für den Anwender erledigt. Im Nachhinein besteht jedoch noch die Möglichkeit, dem Brief eine Beilage hinzuzufügen, den Status des Briefes in der persönlichen Mailbox einzusehen oder diesen zu stornieren. Wenn gewünscht, kann der Brief zudem auch dank des Vieraugenprinzips von einer weiteren Stelle eingesehen und freigegeben werden.

Neben Einfachheit und Schnelligkeit ist Sicherheit ein entscheidendes Plus. Für Banken ist die Sicherheit ihrer Kundendaten ein wichtiges Anliegen. Deshalb wurde bei der Implementierung der Lösung dafür gesorgt, dass die Kundendaten das volksbankinterne IT-Netz nicht verlassen. Hierfür wurde der Server, auf dem die Schreiben für den Druck formatiert, gesammelt, archiviert und anschließend für den Druck freigegeben werden, im eigenen Haus der Volksbank Odenwald platziert und der Druckertreiber L-Vin Connect installiert. Dieser kommuniziert mit dem L-Vin Core Server, der als digitale Poststelle des Unternehmens dient. So wird gewährleistet, dass der Brief direkt und unter Einhaltung sämtlicher Datenschutzrichtlinien verschickt werden kann.

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