Fachbeiträge

Ausgabe 11 / 2016
FachbeitragEnterprise Search

Delve – und das Wissen kommt zu Ihnen!

von Maximilian Melcher

Angesichts der Informationsflut, über Standorte verteilter Teams und internationaler Konzernstrukturen wird es immer wichtiger, das im Unternehmen, bei Partnern, in Communities und anderen Informationspools vorhandene Wissen gezielt an den Mann bzw. die Frau zu bringen. Und es geht dabei nicht nur um die Identifikation der Wissensträger an sich, sondern auch um die Kenntnis des jeweiligen Ablageortes: Internet, Intranet, lokale Laufwerke, E-Mail-Postfach, Messenger – und die Möglichkeiten nehmen noch zu! Daher ist folgende Frage aktueller denn je: Wie kommt man an Informationen und Wissen heran, am besten auch noch ohne zu suchen? Die Antwort lautet: „Delve“!

Inhaltsübersicht:

Office Delve als Idee der personalisierten Darstellung von relevanten Dokumenten hat sich mittlerweile zu einer zentralen Applikation von Office 365 entwickelt – aber sie wird aus Expertensicht bisher zu wenig aktiv genutzt. Daher sollen im Folgenden deutliche Vorteile für das tägliche Arbeiten gezeigt werden.

Die passenden Informationen individuell gepushed

Moderne Zusammenarbeit wird zunehmend durch die Consumerization geprägt – einfach, schnell und intuitiv muss sie sein, rund um die Uhr verfügbar und dezentral organisiert. Mobil- und Smartphone-Tauglichkeit ist dabei unverzichtbar. Moderne Technologien wiederum sollten Szenarien unterstützen, die die bruchlose Zusammenarbeit an einem Dokument, das global im Unternehmen verteilt ist, ermöglichen und die hohen Anforderungen der Endanwender im Unternehmen an die Verfügbarkeit befriedigen, denn der Zeit- und Kostendruck betrifft alle. Ferner sind immer weniger Mitarbeiter an einen festen Arbeitsplatz gebunden, sondern unterwegs, so dass man auch zwischen Meetings, externen Terminen oder im Home Office effizient an Dokumenten arbeiten können muss.

In Delve, das es ja an sich bereits seit 2014 gibt, werden in der neuesten Version auch Benutzerprofile dargestellt und so ist jederzeit ersichtlich, welche Kollegen gerade woran arbeiten und wo es Updates gibt – aber nur sofern man die Dokumente auch sehen darf. Die technologische Basis, der so genannte Office Graph, ist dabei „maschinen-lernend“ im Hintergrund tätig und versorgt Delve im Frontend mit Informationen wie einer personalisierte Zeitung, die News passend zu den eigenen Interessen, Arbeitsgebieten usw. zusammenstellt. Delve hält sich automatisch aktuell und reichert sich dabei auch von selbst mit weiteren News an. Das ist nicht nur praktisch und spart viel Zeit, sondern gibt zudem neue Impulse.

Intelligente Portale

Neue Technologien müssen den Prozess der Wissensteilung und -verteilung deutlich vereinfachen und beschleunigen; das wird von der Digitalisierung mittlerweile einfach erwartet. Delve ist innerhalb von Microsoft Office 365 mit SharePoint Online und der nun vollständig integrierten FAST-Suche unverkennbar die führende Technologie – und wird auch stetig erweitert und verbessert. Die automatische Vorschaufunktion gibt zügig einen Überblick über Dokumente und E-Mails, ohne die Datei herunterladen zu müssen – was besonders nützlich auf mobilen Endgeräten ist. Der Mitarbeiter wird damit spürbar entlastet, weil die Übersicht über das Arbeitspensum sofort gegeben ist und der oftmals langsame Download gegebenenfalls entfällt. Dies spart also Zeit, Geld und Datenvolumen ab dem ersten mehrfach eingesetzten Dokument – ein sogar messbarer Vorteil!

Die richtigen Experten sofort gefunden

Mit Delve Organizational Analytics werden zudem Analysen für Mitarbeiter und Teams zusammengestellt, ein Dashboard zeigt die Anwesenheit in Meetings und die Zusammenarbeit in Teams. Groups Insights unterstützen dabei, Kontakte, Inhalte sowie Aktivitäten unternehmensweit in Office-365-Gruppen zu finden. Und mit der Implementierung der Profilsuche wird das rasche Finden von Experten mit den jeweils passenden Skills noch einmal deutlich einfacher. Delve bietet nun auf einer, auch mobil optimierten Seite die Kontakt- und Profildaten sowie weitere Informationen über einzelne Mitarbeiter in der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Dies kann angereichert werden durch aktuelle Projekte und spezifische Skills. Über den Office-365-Blog lassen sich zudem Themenschwerpunkte und Fähigkeiten ausführlich diskutieren und für das Unternehmen bereitstellen.

Durch die Verknüpfung mit Yammer wiederum werden die Ergebnisse nochmals verbessert und das Wissen im Unternehmen einfacher geteilt. So entwickelt sich Delve zum persönlichen Assistenten von Office 365 für jeden Mitarbeiter.

Delve unterstützt das Arbeiten wie ein persönlicher Assistent

Wissensmanagement sinnvoll und intuitiv automatisiert

Dies alles bietet einen extremen Mehrwert, denn so kommen Personen automatisch in Kontakt, die vorher noch nie zusammengearbeitet haben, von der Aufgabenstellung her aber den gleichen Schwerpunkt haben. Die Mitarbeiter werden auf diese Weise thematisch vernetzt und es können sich einfach neue Communities bilden. Ebenso werden Inhalte zu Themen angezeigt, die gerade in Bearbeitung sind, auch wenn man diese vorher noch nie gesehen hat oder gar nicht wusste, dass es bereits etwas zu dieser Frage- oder Problemstellung im eigenen Unternehmen gibt.

Falls die vorgeschlagenen Dokumente dann noch auf SharePoint gespeichert sind, kann sogar gemeinsam und gleichzeitig an einem Dokument gearbeitet werden. Die Nachvollziehbarkeit und Versionssicherheit sind dort berücksichtigt. So lassen sich Kosten- und Zeitvorteile erarbeiten, wenn z.B. kurze Deadlines einzuhalten sind, weil zeit- und abstimmungsintensive Check-in- bzw. Check-out-Prozeduren nicht durchgeführt werden müssen. Zudem entfällt es, Dokumente manuell zu kombinieren, abzugleichen oder per E-Mail zu versenden. Zeitverzögerungen und Fehlerquellen reduzieren sich deutlich.

Gibt es eine neue Version eines Dokuments, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass auch dieses für die Mitglieder des Netzwerkes von Bedeutung ist – und alle haben dann auch die neueste Version verfügbar. Daten und Informationsflüsse werden also intelligent gesteuert, um Relevantes für die Mitarbeiter sichtbar zu machen, ohne großes Zutun der Mitarbeiter einzufordern. Die für neue Mitarbeiter teilweise komplexe Ablage-Struktur in einem Unternehmen lässt sich auf diese Weise einfach kompensiert, denn der Speicherort spielt ja nun eine sekundäre Rolle, wichtig sind primär Inhalte und Berechtigungen. Ein stringentes Berechtigungskonzept und gute Governance sind hierbei natürlich Pflicht.

Suchen, Finden, Entscheiden

Die Ansprüche im Bereich Wissensmanagement sind hoch: zeitnah, einfach und mit guten Ergebnissen. Die entsprechenden Standard-Funktionen von SharePoint sind in den meisten Fällen gut. Es empfiehlt sich jedoch, diese durch Fachleute auf das Unternehmen maßschneidern zu lassen. Mitarbeiter suchen nur selten im firmeneigenen Intranet, die Erfahrungswerte mit den eigenen Unternehmensportalen, die teilweise auch mobil nicht erreichbar sind, waren bisher weniger gut und das hat geprägt. In vielen Fällen erstellen sie Dokumente und Informationen daher mehrfach und halten sie an verschiedenen Orten vor, auf vorhandenes Wissen kann damit nicht einfach und schnell zugegriffen werden. Zeitdruck und eine gewisse Lethargie bei der Entwicklung eigener Suchideen spielen ebenso eine Rolle. (Kurze Trainings oder Webcasts können übrigens helfen, die Akzeptanz und Verwendung des Intranets im Unternehmen wieder zu steigern.)

Wird nun das Wissen mit Delve automatisiert zu den Mitarbeitern „gepushed“, bedeutet dies eine deutliche Verbesserung und einen echten Wissensvorsprung. Die „social distance“ der User gleicher Tätigkeitsfelder wird von selbst überwunden und Fachleute, die sog. „peers“, verbunden. Delve bringt also wirklich das Wissen richtig an den Mann bzw. die Frau, weil das Wissen von alleine zum Mitarbeiter kommt.

Rechte und Rollen erleichtern und sichern den Wissenstransfer

Angezeigt werden natürlich nur Inhalte, auf die der jeweilige User Zugriff haben darf – wenn man eben nur wüsste, dass es sie gibt! Das ist automatisch geregelt über das Active Directory bzw. die Rechte und Rollen von SharePoint Online. Zudem wird die Zugriffsrate der Kollegen auf die angezeigten Dokumente dargestellt, so dass der Mitarbeiter auch die Relevanz und Aktualität der Arbeit an einem bestimmten Thema sofort sieht. Dies bedeutet einen echten Zeitgewinn und damit einen messbaren Ressourcenvorteil.

Moderne Collaboration leicht gemacht, auch mobil

Die Delve App gibt es für Android und iPhone, Windows Phone ist in Kürze ebenfalls verfügbar. Denn es ist natürlich zu berücksichtigen, dass viele Arbeiten „zwischendurch“ auch auf Mobile Devices abgewickelt werden. Der Wandel von klassischer Collaboration hin zu „modern, mobile collaboration“ als Grundpfeiler eines Digital Workplaces braucht eine solide Gesamtstrategie, die auf Erfahrungswerten und Referenzen basiert: vom Design und der Einführung einer neuen technologischen Basis oder einer Migration bis hin zum Schulungskonzept – das gilt auch und vor allem für die Migration hin zu cloudbasierter Software wie Office 365 oder Hybrid-Varianten mit SharePoint. Versierte Experten können hier kompetent helfen.

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