2002/8 | Fachbeitrag | Business Intelligence

Auf Schatzsuche im Unternehmen

von Jürgen Bauer

Von Jürgen Bauer

Inhaltsübersicht:

• Der feine Unterschied
• Armes, reiches Unternehmen
• Alles unter einem Dach oder gewusst wie
• Einstellungswandel: Demokratisierung der Informationsstrukturen
• Informationen bitte – und zwar schnell
• Der Quantensprung zum Wissen
• Fazit

Business-Intelligence-Werkzeuge können

der Informationsarmut im Unternehmen ein Ende setzen. Mit Reporting-

und Analyse-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle

Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen – eine

wichtige Komponente des modernen Wissensmanagements.

Der feine Unterschied

Ein Geschäftsmann fragt einen Management-Guru: "Was macht

mein Unternehmen erfolgreich?" Der Guru antwortet: "Informationen."

Der Geschäftsmann weiter: "Was muss ich am meisten fürchten?"

Und der Guru antwortet: "Daten".

Daten sind die Quelle für Informationen und gleichen oft einem

ungehobenen Schatz. Jeder ahnt, dass diese Daten existieren, aber

nur wenige wissen, wo sie zu finden sind. Ein Anliegen des modernen

Informationsmanagements ist es, die oft beklagte Informationsarmut

trotz Datenreichtums zu beseitigen. Informationstechnologien wie

Business Intelligence (BI) sind der Schlüssel zur Lösung

des Problems, denn sie ermöglichen den Zugriff auf und das

Verteilen von Informationen unternehmensweit. BI-Werkzeuge unterstützen

Mitarbeiter, die richtigen Daten zu finden, zu kombinieren, zu analysieren

und zu interpretieren – kurz: aus Daten Informationen zu machen.

Oft fristen Daten in Aktenordnern oder im Ablagekeller ihr Dasein,

schlummern ungenutzt auf Laufwerken oder werden von einem Mitarbeiter

sorgsam in einer individuellen Datei gepflegt – ohne Zugang

für die Kollegen. Selbst Datenbanken existieren oft unabhängig

voneinander, ohne dass die Daten zueinander in Beziehung gesetzt

werden. Zweifellos gibt es Daten im Überfluss und es werden

ständig mehr. Mit jedem Vorgang vergrößert sich

zwar die Datenmenge, nur nimmt das Wissen nicht im gleichen Umfang

zu. Einerseits fehlt vielen Mitarbeitern das Bewusstsein, dass diese

Daten überhaupt existieren. Anderseits findet kein Informationsaustausch

zwischen Abteilungen statt: Das Marketing wacht über die Daten

der letzten Werbeaktion, der Vertrieb sitzt auf den Daten über

Verkaufsvorgänge und der Kundendienst ist Herr über Kundenverhalten

und Produktmängel.

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Armes, reiches Unternehmen

So kommt es nicht von ungefähr, dass in vielen Unternehmen

wahre Datenfriedhöfe existieren. Entwicklungen wie beispielsweise

Fusionen verstärken diese Tendenz zunehmend. Auch nehmen ausscheidende

Mitarbeiter ihren Erfahrungsschatz über Prozesse, Kunden und

Projekte aus den Unternehmen unwiderbringlich mit. Erschwerend kommt

hinzu, dass die DV-Strukturen in Unternehmen über Jahre oft

unstrukturiert gewachsen sind: Verschiedene Betriebssysteme laufen

parallel, Dateiformate sind nicht kompatibel und wer was wo speichert,

ist oft nicht klar definiert.

Hätte jede Abteilung auf die relevanten Daten der anderen

Zugriff, wäre folgendes Problem leicht zu lösen: Ein Produktmanager

muss seinem Vorgesetzten möglichst schnell die Verkaufszahlen

des letzten Quartals vorlegen. Ohne die Mithilfe der EDV-Abteilung,

des Vertriebs und des Marketings kommt er nicht weit. Seine Kollegen

haben jedoch keine Zeit und vertrösten ihn auf nächste

Woche. Das ist zu spät. Und so bleibt ihm nichts anderes übrig,

als auf der Grundlage der alten Zahlen mit der Methode "Pi

mal Daumen" die aktuellen Verkaufszahlen hochzurechnen. Die

Entscheidungen, die daraus resultieren, können wohl nur mit

einer großen Portion Glück zum Erfolg führen. Das

Traurige daran ist, dass die notwendigen Daten eigentlich vorhanden

sind – der Produktmanager kann sie nur nicht nutzen und zur

Grundlage seiner Entscheidung machen.

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Alles unter einem Dach oder gewusst wie

Häufig hat ein Unternehmen viele kleine Datenansammlungen.

Um diese zu vereinheitlichen, eignet sich ein so genanntes Data

Warehouse. Hier werden Daten aus unterschiedlichen Quellen verschiedener

Unternehmensabteilungen in einer Datenbank vereint und kategorisiert.

Natürlich müssen die Daten aktualisiert werden, aber prinzipiell

wissen die Mitarbeiter, wo sie was finden können.

Mit diesem Datenpool sind die Möglichkeiten noch lange nicht

erschöpft, denn Unternehmen können weit mehr als nur Daten

sammeln. Unabhängig von einem Data Warehouse kann man intelligente

Reporting- und Analyse-Werkzeuge einsetzen, die sich unter dem Begriff

Business Intelligence zusammenfassen lassen. Mit einer Business-Intelligence-Lösung

gewinnt der Anwender aus Daten konkrete Informationen. So helfen

BI-Tools beispielsweise, das Kundenverhalten zu verstehen und Verkaufszahlen

zu analysieren. Nebenbei spart man Zeit und Kosten, denn benötigte

Informationen sind schnell und problemlos verfügbar und Sonderschichten

für mühsam per Hand zusammengestrickte Tabellen entfallen.

Mit Business-Intelligence-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen.

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Einstellungswandel: Demokratisierung der Informationsstrukturen

Betrachtet man die Geschichte von Business Intelligence und Knowledge

Management, so zeigen sich Parallelen: Seit Mitte der 80er Jahre

hat sich die Einstellung und somit auch die Technologie stetig geändert.

Früher konnten tatsächlich nur wenige Spezialisten aus

IT oder Datenbankverwaltung (eventuell noch aus Buchhaltung und

Controlling) Reports erstellen. Sie verfügten über die

notwendigen Kenntnisse, Informationen aus Datenbanken zu ziehen.

Damit hatten nur wenige Mitarbeiter überhaupt Zugang zu den

entsprechenden Informationen. Der Zeitaufwand war enorm, Datenbestände

zu durchforsten, die in unterschiedlichen Formaten gespeichert waren,

und daraus Berichte zu erstellen. Manchmal ließen sich erforderliche

Daten auch gar nicht zusammenführen. So mussten sich Anwender

meist mit unzureichenden Reports begnügen oder eventuell lange

darauf warten.

Heute sind die Voraussetzungen vorhanden, dass jeder autorisierte

Mitarbeiter schnell und einfach bestehende Berichte anfordern und

individuelle Auswertungen zusammenstellen kann. Mit den geeigneten

BI-Werkzeugen bewältigen Unternehmen die Datenflut und tragen

zum internen Wissensmanagement bei. Mitarbeiter können –

von jedem Browser aus – auch über mobile Endgeräte

Informationen abfragen.

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Informationen bitte – und zwar schnell

Wichtig ist, die richtigen Informationen den richtigen Personen

jederzeit zur Verfügung zu stellen und so die Qualität

der Entscheidungen zu verbessern. Reporting-Lösungen gewährleisten

heute in Echtzeit einen einfachen Zugriff auf Daten gleich welcher

Datenquelle – vom Data Warehouse bis hin zur Enterprise-Resource-Planning-Applikation.

Alle Mitarbeiter vom Geschäftsführer über den Personalleiter

bis hin zum Vertriebsassistenten haben Zugang zu den für sie

wichtigen Unternehmensdaten. Ein Mitarbeiter muss nicht zu einem

Experten für Datenanalyse werden, um die Informationen zu bekommen,

die für seine tägliche Arbeit notwendig sind. Endlich

können sich IT-Mitarbeiter in einem Unternehmen auf IT-Probleme

konzentrieren und müssen nicht jedes Mal den Informations-Broker

spielen, wenn die Vertriebsabteilung einen Bericht mit der Umsatzaufteilung

nach Region, Produkt, Kunden und Mitarbeitern benötigt. Auch

sind die Zeiten vorbei, in denen der Vertriebsleiter die ganze Abteilung

in Aufruhr versetzt, weil er fünf Minuten vor seinem Meeting

mit dem Geschäftsführer noch auf den aktuellen Bericht

wartet.

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Der Quantensprung zum Wissen

Die Bereitstellung von Wissen an die jeweiligen Nutzer ist die

Voraussetzung, dass es effizient genutzt wird. BI-Lösungen

sind Bestandteil des heute so heiß gehandelten Wissensmanagements,

da sie auch den gezielten Informationsaustausch via Internet über

räumliche und zeitliche Grenzen hinweg ermöglichen.

Angenommen, es ist 19:00 Uhr abends in Norddeutschland. Frau Meier

benötigt für das spontan einberufene Meeting morgen um

8:30 Uhr dringend einen Bericht über die Entwicklung der Umsatzzahlen

im Münchner Raum und einen Umsatzvergleich. Der Kollege aus

München hat aber noch eine Woche Urlaub. Was nun?

Mit speziellen Business-Intelligence-Tools können Mitarbeiter

unternehmensweit und über alle Ländergrenzen hinweg auf

Datenquellen zugreifen. Ein Beispiel hierfür bietet die BI-Lösung

Crystal Enterprise des US-amerikanischen Softwareanbieters Crystal

Decisions. Mit dem integrierten Reporting-Tool greift Frau Meier

auf die gewünschte Datenbank der Münchner Filiale zu.

Nach wenigen Klicks ist der Bericht erstellt. Ein weiterer Tastendruck

und der Vergleich zwischen den Umsatzzahlen von Süd- und Norddeutschland

steht. Frau Meier verschickt nun noch die erstellten Reports an

alle Teilnehmer der morgigen Sitzung – zur Vorbereitung.

Vorteil einer guten BI-Lösungen ist, dass unabhängig

von Format, Applikation und Betriebssystem Berichte und Analysen

generiert und verteilt werden. Unternehmensweit oder auch darüber

hinaus beispielsweise an Kunden können Mitarbeiter selbst Berichte

über das Intra- oder Internet zur Verfügung stellen. Durch

das vollständig webbasierte Crystal Enterprise werden Berichte,

die mit Crystal Reports oder Crystal Analysis erstellt wurden, unverzüglich

genutzt und sind über alle Unternehmensbereiche hinweg verfügbar.

Funktionen, die es zum Beispiel erlauben, unterschiedliche Ansichten

beziehungsweise Aggregationsebenen (Drill-Down-Funktion) eines Berichtes

zu sehen, bleiben dabei erhalten und erleichtern das Aufnehmen der

gesuchten Information.

Heute geht es nicht mehr nur darum, innerhalb eines Unternehmens

50 oder 100 Arbeitsplätze mit Reporting- und Abfrage-Tools

auszustatten, sondern über das Web Tausenden von Benutzern

den reibungslosen Ablauf ihres Tagesgeschäfts zu erleichtern.

Zeitraubende manuelle Auswertungen und deren postalischer Versand

haben ein Ende. Das gewünschte Informationspaket wird einfach

per Mausklick über das Web an den Empfänger übermittelt.

Oftmals wurden in Unternehmen mühsame und langwierige Projekte

erarbeitet, nur um herauszufinden, dass ähnliche Projektdaten

bereits vorhanden waren, aber nicht unternehmensweit verteilt wurden.

Der Frust und Mehraufwand an Kosten und Zeit kann mit der richtigen

Reporting-Lösung vermieden werden. Entscheidend ist, dass Informationen

unternehmensweit verteilt werden. Dies bezieht sich sowohl auf strukturierte

Daten, wie sie in Datenbanken zu finden sind, als auch auf unstrukturierte

Daten aus Intranet-Sites, Microsoft-Word- oder Lotus-Notes-Dokumenten.

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Fazit

Business-Intelligence-Werkzeuge helfen, benötigte Informationen

zu gewinnen und bedarfsgerecht verfügbar zu machen. Aber mit

IT alleine lässt sich erfolgreiches Wissensmanagement selbstverständlich

nicht betreiben. Die Technologie ist hier immer Mittel zum Zweck.

Sie kann zwar Daten zur Verfügung stellen, die Suche erleichtern

und Informationen verteilen – es liegt jedoch an den Mitarbeitern,

Informationen und Wissen zu teilen. Prinzipiell sollte sich eine

Unternehmenskultur vom Denken "Wissen ist Macht" verabschieden,

dann funktioniert auch das Wissensmanagement.