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wissensmanagement Heft 3 / 2015
IT-SystemeLeitartikel

Mit SharePoint zum Enterprise 2.0

von Katja Heumader

Die Arbeitswelt wandelt sich und mit ihm die Unternehmen. Dass Kommunikation im Team nur face-to-face möglich ist und alle Mitarbeiter fünf Tage die Woche 40 Stunden lang im gleichen Büro sitzen, das war gestern. Heute rücken Themen wie Work-Life-Balance, flexibles Arbeiten, Home-Office und Teilzeitmodelle in den Vordergrund – und mit ihnen die Frage, wie Kommunikation und der Zugriff auf wichtige Dokumente innerhalb von Projekten und Teams organisiert wird. Die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelt ist nur möglich durch einen anderen Trend: die Digitalisierung. Unternehmen müssen heute den Weg zum Enterprise 2.0 gehen und ein „vernetztes Unternehmen“ werden. Sie müssen Daten und Dokumente virtuell zur Verfügung stellen und Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern und Kollegen unabhängig von Raum und Zeit ermöglichen.

Die Arbeitswelt wandelt sich und mit ihm die Unternehmen. Dass Kommunikation im Team nur face-to-face möglich ist und alle Mitarbeiter fünf Tage die Woche 40 Stunden lang im gleichen Büro sitzen, das war gestern. Heute rücken Themen wie Work-Life-Balance, flexibles Arbeiten, Home-Office und Teilzeitmodelle in den Vordergrund – und mit ihnen die Frage, wie Kommunikation und der Zugriff auf wichtige Dokumente innerhalb von Projekten und Teams organisiert wird. Die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelt ist nur möglich durch einen anderen Trend: die Digitalisierung. Unternehmen müssen heute den Weg zum Enterprise 2.0 gehen und ein „vernetztes Unternehmen“ werden. Sie müssen Daten und Dokumente virtuell zur Verfügung stellen und Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern und Kollegen unabhängig von Raum und Zeit ermöglichen.

Enterprise 2.0 bedeutet Kooperation und Vernetzung

Entscheidungswege und die Zusammenarbeit in Teams sind heute immer weniger von Hierarchien geprägt. An die Stelle von Top-down-Entscheidungen durch Projektleitung, Abteilungs- oder Konzernspitze treten vernetzte Strukturen, in denen kooperativ entschieden wird. Diese vernetzten Entscheidungswege passen zum digitalen Unternehmen: Denn auch die Cloud- und Web-2.0-Anwendungen, die im Enterprise 2.0 zum Einsatz kommen, zeichnen sich durch Vernetzung, Transparenz und flache Hierarchien aus. Deshalb unterstützen technologische Anwendungen wie SharePoint auch die Transformation der Unternehmenskultur. Sie sind damit weit mehr als nur ein technisches Tool. Sie machen Offenheit und Flexibilität erst möglich. Nur auf den ersten Blick ist die Einführung solcher Technologien ein IT-Thema. Denn die Technik ist nur das Mittel, über das ein grundlegender Wandel initiiert und gefestigt wird.

Das Management ist gefragt

Bei der Einführung von webbasierten Anwendungen und Enterprise-2.0-Technologien muss das Management mit gutem Beispiel vorangehen. Nur so können ein digitales Wissensmanagement und virtuelles Projektmanagement glaubwürdig vertreten und nachhaltig eingeführt werden. Viele Firmen haben allerdings noch Nachholbedarf, was Vernetzung angeht. Im privaten Bereich sind Web-2.0-Anwendungen nicht mehr wegzudenken; der Siegeszug in Unternehmen läuft bislang nur schleppend. Die Einführung lohnt sich aber. Webbasierte Anwendungen sind immer dann von Nutzen, wenn Unternehmen mit Geschäftspartnern, Kunden und Zulieferern zusammenarbeiten, Teams nicht am gleichen Ort arbeiten, Projekte koordiniert werden müssen, Dokumente geteilt werden.

Cloud-basiertes Wissensmanagement

Auch das Teilen von Wissen ist ein genuines Enterprise-2.0-Thema. Denn Wissen – vor allem das Wissen der Mitarbeiter – ist eine wertvolle Ressource. Durch ein gut organisiertes Wissensmanagement, das mit der Zeit geht und ins digitale Zeitalter passt, kann diese Ressource optimal genutzt werden. Die Software SharePoint von Microsoft ist eine Webanwendung, die die Digitalisierung von Unternehmen unterstützt und vorantreibt. Mit ihr kann man im virtuellen Team Projekte koordinieren und Aufgaben verwalten, innerhalb des Teams kommunizieren – ähnlich wie auf bekannten Social-Media-Plattformen – sowie Dokumente zentral abspeichern und bearbeiten.

Hindernisse bei der Einführung neuer Technologien

Allerdings ist die Einführung einer neuen Software wie SharePoint oft leichter gesagt als getan. Wenn neue technische Tools und Software in Unternehmen eingeführt wird, ist das immer wieder mit Problemen verbunden. Sei es, dass die Datenmigration Probleme macht, die bisherigen Kategorien nicht mit dem neuen System übereinstimmen oder dass Vorbehalte aus datenschutzrechtlicher Sicht die Akzeptanz für die neue Software beeinträchtigen – die Hindernisse sind vielfältig.

Deshalb gibt es verschiedene Dienstleister, die Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung begleiten. Sie stellen ihr Know-how bei der Einführung von SharePoint und anderen Cloud-Anwendungen zur Verfügung. Fünf Dienstleister, die Ihnen dabei helfen, zum Enterprise 2.0 zu avancieren, stellen wir Ihnen vor.

SharePoint – Dokumente besser finden durch automatische Inhaltsklassifikation

Inhaltsklassifikation von Dokumenten ist der Schlüssel zum Erfolg von Wissensmanagement-Projekten mit Microsoft SharePoint. Auch wenn die Daten eines Fileshares endlich im unternehmenseigenen SharePoint zu finden sind (z.?B. migriert durch den auf der CeBIT 2015 mit dem Innovationspreis IT der Initiative Mittelstand ausgezeichneten Layer2 Cloud Connector), ist es für den Benutzer nicht so leicht, schnell genau die Datei zu finden, die man braucht. Leichter wird es, wenn die Dateien einer Dokumentenbibliothek über die Suche anhand der Metadaten gefunden werden können. Inhaltsklassifikation mit Metadaten ist technisch gesehen die einzige Möglichkeit, das SharePoint List View Throttling für Listen bzw. Bibliotheken von über 5.000 Elementen bzw. Dokumenten zu überwinden und solche Listen weiterhin zu navigieren bzw. zu filtern.

Mit dem Layer2 Auto Tagger können SharePoint-Dokumente komplett automatisch im Hintergrund oder direkt beim Upload mit Metadaten versehen werden. Diese Metadaten wiederum können Sie über die Suche oder über zusätzliche Navigationen nutzen, um Ihren Mitarbeitern und Kollegen eine deutlich einfachere, intuitivere Auffindbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Die Verschlagwortung erfolgt hierbei anhand des Dokumenteninhalts, den Dokumenteneigenschaften oder dem Kontext und kann anhand von Klassifikationsregeln an Ihre vorhandenen Taxonomien angepasst werden.

http://www.layer2.de

Die Zukunft der Wissensorganisation im Arbeitsalltag

Die Menge an Wissen steigt in jedem Unternehmen stetig an – es aber sinnvoll zu nutzen, wird damit immer schwieriger. Informationen sind häufig verstreut, schwer auffindbar und ein großer Anteil des Wissens „schläft“ in den Köpfen der Mitarbeiter. Mit der steigenden Anzahl von Dateien nehmen zudem die Gefahren für Unübersichtlichkeit, doppelte oder chaotische Ablage und lange Suchzeiten zu. Anwendungen zur modernen Arbeitsplatzgestaltung bekämpfen solches Chaos wirksam. Über eine zentrale, strukturierte Ablage von Dokumenten und einer Verschlagwortung sorgen sie dafür, dass Informationen einfach und zuverlässig auffindbar sind. Über Check-in- und Check-out-Mechanismen und eine automatisierte Versionierung stellen sie sicher, dass zeitgleich immer nur eine Person die Inhalte bearbeitet und der letzte Stand stets klar ersichtlich ist. Definierte Workflows schließlich schaffen eine klare Transparenz über den Bearbeitungsstand und die Aufgaben der Beteiligten. Die Liste der Beispiele ließe sich beliebig verlängern – die Erkenntnis bleibt dieselbe: Beinah alle informationsintensiven Arbeitsabläufe könnten mit Hilfe entsprechender Mechanismen und Tools wie Microsoft SharePoint und Social-Networking-Werkzeuge wie Yammer verbessert werden. CONET unterstützt Kunden professionell im SharePoint-Umfeld von der technischen Einführung, über Beratung, Customizing und Entwicklung von individuellen Lösungen.

www.conet.de/entspannter-arbeiten.de

Wird eine neue Software im Unternehmen eingeführt, dann müssen sich die Mitarbeiter damit vertraut machen. Welche Möglichkeiten SharePoint bietet und wie man sie optimal nutzt, vermittelt R.K. PROFITS. Das Beratungsunternehmen hat sich auf die Anwendung von SharePoint in mittelständischen Unternehmen spezialisiert und bietet kostenlose Webinare zu SharePoint an.

Kreative Teamarbeit mit SharePoint

„Kreative Teamarbeit – unterstützt durch Microsoft SharePoint.“ Dies ist eine Spezialisierung von R.K. PROFITS – einer Marke der R.K. Consulting GmbH aus Nürnberg. So nutzen immer mehr Unternehmen die MySites von SharePoint und bauen dabei auch auf die Bereitschaft der Mitarbeiter, die eigenen Kompetenzen zu publizieren. Das Trainingsteam der R.K. PROFITS unterstützt die Unternehmen in dem wichtigen Aspekt der Anwenderakzeptanz von Schulungen bis hin zum Projekt-Marketing für Unternehmen. „Wissensmanagement bedeutet auch Wissen zu teilen – und hier bedarf es zunächst einmal der Bereitschaft der Mitarbeiter“, weiß die Leiterin der Trainingsabteilung Karin Boxel-Peitz zu berichten.

Projektorientiertes Wissen organisiert man hingegen in Teamsites – eine Spezialität des Consultingteams der R.K. PROFITS. Hier arbeitet themenbezogen ein interdisziplinärer Personenkreis wie z.?B. Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten effizient zusammen. Der Vorteil von SharePoint dabei: Alle Informationen und Dokumente sind gut strukturiert und an zentraler Stelle auffindbar. Damit ein Brainstorming auch virtuell gut funktioniert oder damit Fragen ans Team schnell ihr Ziel erreichen, braucht man „Community of Practice“-Methoden, die sich bei SharePoint gut einbinden lassen. „Man muss das Rad nicht neu erfinden“ meint Sebastian Wilms, Teamleiter SharePoint Consulting, und meint damit, dass es schon viele vorgefertigte Lösungen gibt. Diese gilt es, richtig zu platzieren.

R.K. PROFITS bietet weitere SharePoint Profits in kostenfreien Webinare auf ihrer Website an.

http://www.rk-profits.de

Sechs Tipps für bessere Geschäftsanwendungen in SharePoint 2013

Einhergehend mit der enorm gewachsenen Akzeptanz von SharePoint haben Unternehmen jeder Größe damit begonnen, SharePoint als Lösung für ihre alltäglichen Portal- und Collaboration-Anforderungen zu nutzen. Laut einer aktuellen Umfrage von Forrester Research erstellen bereits 52 Prozent aller SharePoint-Kunden kundenspezifische Anwendungen in ihrer SharePoint-Umgebung. Das Erstellen kundenspezifischer Anwendungen in SharePoint hat sich in der Vergangenheit als schwierig herausgestellt und in manchen Fällen zu instabilen SharePoint-Umgebungen geführt. Um einige dieser Schwierigkeiten zu beheben, hat Microsoft in seiner SharePoint 2013-Version das „App“-Model eingeführt. Das SharePoint App Model stellt ein Framework für die Erstellung kundenspezifischer SharePoint-Anwendungen bereit und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Integrität Ihrer SharePoint-Umgebung gewahrt bleibt. Auch wenn das App Model großartige Möglichkeiten bietet, halten es viele Entwickler für schwer nutzbar und suchen nach besseren Verfahren zur Anwendungserstellung in SharePoint 2013.

Das Whitepaper von K2 behandelt gängige Herausforderungen, mit denen bei der Erstellung von SharePoint 2013 Geschäftsanwendungen zu rechnen ist, mögliche und tatsächliche Auswirkungen sowie „Best Practice“-Ansätze für die Suche nach Lösungen, mit deren Hilfe sich die Anwendungsentwicklung in SharePoint 2013 für Ihr Unternehmen erfolgreicher gestalten lässt. Sie finden es unter

http://k2nelanding.k2.com/LP-6-Tipps.html

Oft sind es nicht die technischen Barrieren, die die Einführung von Cloud-Technologien in Unternehmen erschweren. Viel schwieriger zu überwinden sind die „Mauern in den Köpfen“. Datenskandale der jüngeren Vergangenheit haben nicht unbedingt dazu beigetragen, das Vertrauen in die Sicherheit des World Wide Webs zu fördern. Aber an der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Deshalb gilt es, durch Information und Aufklärung Misstrauen zu überwinden und die Akzeptanz für Anwendungen wie SharePoint zu fördern. Das hat sich impuls zum Ziel gesetzt – auf einer kostenlosen Veranstaltung werden verschiedene Aspekte rund um Datenschutz und Datensicherheit im Zusammenhang mit SharePoint genauer beleuchtet.

Heiter mit wolkig – SharePoint Online in der Praxis

Big Data, Cloud Computing, Mobile sowie Social und Security greifen immer mehr ineinander. Dies ist auch der Grundgedanke beim SharePoint-Einsatz in der Office-365-Cloud von Microsoft. Ein entscheidendes Kriterium bei der allgegenwärtigen Digitalisierung ist jedoch das Thema Sicherheit. Im internationalen Vergleich sind gerade in Deutschland die Vorbehalte gegen Cloud-Technologien überdurchschnittlich hoch.

Mit der Veranstaltung „Heiter mit wolkig – SharePoint Online in der Praxis“ am 19. Mai in Nürnberg will impuls die Möglichkeiten von Office 365 für Interessenten und Kunden transparenter machen und dabei SharePoint in der Cloud von mehreren Seiten beleuchten:

  • Datenschutz und Datensicherheit in SharePoint Online – ist die Cloud wirklich so schlecht wie ihr Ruf?
  • Meine Daten, deine Daten – wo sind meine Daten, wenn die Cloud abstürzt? Wie funktionieren hybride Szenarien?
  • Prozesse, Workflows und Mobility – Szenarien übergreifend abbilden.

Kern der Veranstaltung ist ein Expert Panel, in dem Fragen kritisch diskutiert werden. Die Teilnehmer setzen sich aus einem Spezialisten für Datenschutz, einem Kunden, der mit über 8.000 Mitarbeitern in die Cloud gegangen ist und dem Hersteller Microsoft zusammen. Die kostenfreie Veranstaltung findet am 19. Mai 2015 bei der impuls Informationsmanagement GmbH in Nürnberg von 10:00 bis 17:00 Uhr statt. Anmeldung und weitere Informationen unter

 

www.impuls-solutions.com.

Stolpersteine dank kompetenter Unterstützung aus dem Weg räumen

Hindernisse bei der Einführung neuer Technologien zu überwinden, ist eine Aufgabe, der sich Unternehmen stellen müssen, wenn sie auch morgen noch am Markt erfolgreich sein wollen. Keine Firma kann es sich heute leisten, wertvolles Wissen ungenutzt schlummern zu lassen. Die nachhaltige Modernisierung – das heißt die Digitalisierung – des Wissensmanagements ist deshalb eine zentrale Aufgabe für Unternehmen gleich welcher Größe. Gut, dass es kompetente Unterstützer gibt, die dabei helfen können, Stolpersteine aus dem Weg zu räumen.


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