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wissensmanagement Heft 6 / 2017
Dokumentation + KommunikationAdvertorial

Mehrwerte der Visualisierung in einer sich ändernden Geschäftswelt

von Jörg Steiss

Gesellschaftliche Veränderungen, wie der vor allem in Westeuropa immer deutlicher werdende demografische Wandel oder die zunehmende Internationalisierung von Unternehmen, haben entscheidenden Einfluss auf unsere Arbeitsweise sowie die Anforderungen an Prozesse und Mitarbeiter. Auch der Trend, dass Aufgaben in immer kürzerer Zeit erledigt werden sollen, erfordert eine schnellere Bereitstellung von relevanten Informationen und eine eindeutige Kommunikation in internationalen Teams sowie über Abteilungen hinweg. Deswegen wird auch die Bedeutung eines guten Wissensmanagements in den nächsten Jahren weiter zunehmen.

Gesellschaftliche Veränderungen, wie der vor allem in Westeuropa immer deutlicher werdende demografische Wandel oder die zunehmende Internationalisierung von Unternehmen, haben entscheidenden Einfluss auf unsere Arbeitsweise sowie die Anforderungen an Prozesse und Mitarbeiter. Auch der Trend, dass Aufgaben in immer kürzerer Zeit erledigt werden sollen, erfordert eine schnellere Bereitstellung von relevanten Informationen und eine eindeutige Kommunikation in internationalen Teams sowie über Abteilungen hinweg. Deswegen wird auch die Bedeutung eines guten Wissensmanagements in den nächsten Jahren weiter zunehmen.

Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein, steht vor allem der deutsche Mittelstand vor großen Herausforderungen. Da sind auf der einen Seite große Investitionen zu stemmen, um notwendige Modernisierungen voran zu treiben. Auf der anderen Seite darf die Komponente Mensch nicht unterschätzt werden: Mitarbeiter sind auf die Herausforderungen in internationalen Märkten und die anstehenden Veränderungen in den Unternehmen vorzubereiten. Nur mit ihnen gemeinsam wird sich die Zukunft gestalten lassen.

Informationen kontextbezogen richtig einordnen

Ein gemeinsames Verständnis über anstehende Projekte, warum diverse Änderungen notwendig sind und welche Aufgaben dabei jeder einzelne mitzutragen hat, sind eine wesentliche Voraussetzung. Leichter verständlich und einprägsamer sind dabei visuell aufbereitete Informationen. Sie helfen, Zusammenhänge besser zu verstehen und Einzelinformationen in den Kontext des Big Pictures zu setzen.

Häufig sind notwendige Informationen zwar vorhanden, aber verteilt in unterschiedlichen Ablageorten und Systemen, so dass kein einheitlicher Überblick gegeben ist. Das Zusammentragen in einen neuen Kontext bedarf eines entsprechenden Aufwands, ist aber für das gemeinsame Verständnis zukünftiger Prozesse, Aufgaben und Projekte unbedingt notwendig.

Die Bedeutung des Erfahrungswissens

Weitgehend unerfasst sind darüber hinaus Erfahrungen und Wissen langjähriger Mitarbeiter und Spezialisten. Diese Informationen systematisch zu dokumentieren ist langwierig und kommt im Arbeitsalltag meist viel zu kurz.

In der Datenverarbeitung hat man lange Zeit auf Softwarelösungen an sich als einzige Erfolgskomponente gesetzt. Dabei bieten Intranet-Lösungen und Datenbank-gestützte Systeme oder Strukturen auf Dateiservern gute Lösungsansätze, um Informationen zentral zu sammeln. Aber selbst populäre Marktplatzhirsche wie Microsoft SharePoint kämpfen mit der Fragestellung, den Anwendern die gesammelten Informationen bestmöglich kontextbezogen wieder zur Verfügung zu stellen. Für einzelne Mitarbeiter ebenso wie für Projektteams bleibt in der Praxis die Herausforderung, alle relevanten Informationen inklusive des individuellen Wissens für sich selbst, das Team oder gar das Unternehmen in einem Kontext zusammenzustellen und mit anderen teilen zu können. Zugriff auf Informationen heißt noch lange nicht, dass ich sie verstanden habe und in der Lage bin, sie effektiv und effizient zu nutzen. Wenngleich natürlich das Sammeln und Strukturieren von Information und Wissen die Eingangsvoraussetzung darstellt.

Wissen visuell abbilden

Bewährt hat sich hierfür die visuelle Darstellung im Map-Format oder auch in anderen Diagramm-Formaten, die über ihre jeweilige Struktur, den Inhalt bereits untermauern und verdeutlichen. Mindmaps machen nicht nur die Zusammenhänge deutlich, sondern erlauben auch einen schnellen Zugriff auf verlinkte oder integrierte Informationen, so dass sie als zentrales Cockpit oder Navigationsmap genutzt werden können. Hinzu kommt die intuitive und flexible Handhabung, die es Mitarbeitern erlaubt, ihr eigenes Wissen sowie individuelle Notizen und Kommentare zu ergänzen, um sie im jeweiligen Kontext auch anderen Kollegen oder externen Partnern zur Verfügung zu stellen. Dabei sind nicht nur Stichworte und Texte, sondern vor allem auch Bilder, technische Zeichnungen und andere Dokumente geeignet, entweder verlinkt oder direkt in die visuelle Darstellung eingebunden zu werden. Mitarbeiterwissen und praktische Erfahrungen werden somit als Unternehmenswert erhalten und können in zukünftige Projekte und Prozesse mit einfließen.

Visualisierung hilft vor allem dort weiter, wo Wissen und Informationen in Zusammenhang gebracht, Abhängigkeiten erkannt und Entscheidungen vorbereitet werden, aber auch kommuniziert und umgesetzt werden müssen. Ein Tool wie MindManager erlaubt es, Informationen nicht nur zusammenzutragen, sondern diese jederzeit ändern und ergänzen zu können. Eine einmal erstellte Map kann durchgängig vom ersten Brainstorming oder Planungsmeeting bis hin zur Fertigstellung der letzten Aufgabe ohne Medienbrüche genutzt werden. Das bedeutet vor allem, dass alle Informationen jederzeit zur Verfügung stehen und aufgerufen werden können, egal in welcher Projektphase man sich befindet. Gleichzeitig ermöglichen unterschiedliche Ansichten und Filteroptionen, Informationen auch fokussiert anzeigen zu lassen.

Die richtigen Informationen im Blick

Visualisierung erleichtert jedem Einzelnen den Umgang mit neuen Herausforderungen, die beispielsweise auch das Arbeiten 4.0 mit sich bringen wird. Überblick und ein gemeinsames Verständnis des großen Ganzen lassen sich ebenso darstellen wie individuelle Aufgaben und gefilterte Fokusansichten.

Der Zeitdruck und die Reichweite, mit der Informationen und Wissen heute – und zukünftig wahrscheinlich noch mehr – aufgebaut und geteilt werden müssen, haben zugenommen. Während vor 15 Jahren traditionelle Kommunikationswege wie etwa Post und Fax im Alltag noch zu finden waren, wird heute selbst die Beantwortung von E-Mails innerhalb mehrerer Stunden als langsam wahrgenommen. Die Echtzeitkommunikation über Messenger, WhatsApp und Facebook erzeugt die Erwartungshaltung, auch im beruflichen Alltag unmittelbar zu kommunizieren. Da fehlt es oft an Zeit und Geduld, Information sinnvoll und abgesichert aufzubereiten, obwohl Wissen immer so aufgebaut werden sollte, dass es einen nachhaltigen Wert für das Unternehmen darstellt und die Qualität der Information gesichert ist.

Auf die Qualität der Darstellung kommt es an

Informationen also in möglichst kurzer Zeit qualitativ optimiert zur Verfügung zu stellen, ist eine neue große Herausforderung. Dazu bedarf es Werkzeuge wie etwa eine Mindmapping-Lösung, die nicht nur das schnelle und einfache Erfassen von Informationen unterstützt, sondern auch die schnelle Bereitstellung und Verteilung der entsprechenden Daten erlaubt, sei es durch eine zentrale Ablage oder durch die Integration mit anderen im Unternehmen genutzten Systemen und Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder MS Project.

Und die Herausforderung, unter einem immer stärker werdenden Zeitdruck immer mehr leisten zu müssen, steigert auch das Bedürfnis, wiederholbare Erfolgsmuster und -strukturen in Form von standardisierten Prozessen anzuwenden. Hier geht es darum, sowohl mit entsprechenden Vorlagen zu arbeiten als auch das Debriefing durch die Vergleichbarkeit von Abläufen, Arbeitspaketen, Projektphasen und Prozessschritten zu optimieren. Im Grunde genommen geht es darum, der Erfolgskomponente Mensch die Möglichkeit zu geben, die Vielfalt ihrer Aufgaben in einer sich konstant immer schneller drehenden Welt mit den für sie bestens geeigneten und zu beherrschenden Werkzeugen zu bewältigen.

In jedem Fall sollte eine entsprechende Lösung dem Anwender in seiner täglichen Arbeit Hilfestellung geben und Erleichterung verschaffen. Der Fokus darf nicht allein auf der Technik liegen, sondern darauf,

  • wie der einzelne Anwender, über alle Hierarchie- und Anwendungsstufen hinweg, mit Unterstützung der Technik seine Arbeit besser, schneller und zielgerichteter erledigen kann,
  • wie er sich eingebunden fühlt in neue Projekte und Prozesse, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein.

Dazu sind ein guter Überblick und ein Grundverständnis über alle zur Verfügung stehenden Informationen nötig.

Die Angst vor Neuerungen muss der Neugier auf Verbesserungen ein Stück weit weichen, ohne dabei den Blick auf die Nachhaltigkeit und Qualität von Wissensbildung zu vernachlässigen. Information und Wissen, die zur Verfügung gestellt werden, müssen in Zukunft anders überprüfbar sein und der Umgang mit ihnen erfordert mehr als nur die schnelle Verteilung, sondern auch ein hohes Maß an verantwortungsvollem Umgang eines jeden Mitarbeiters.

Der Wissensaustausch mit Mitarbeitern und Kollegen wird sich nicht komplett digitalisieren lassen, sondern muss auch in Zukunft auf einer persönlichen Ebene stattfinden können. Umso wichtiger ist aber dann, eine qualitativ hochwertige und für anderen leicht verständliche Dokumentation.

Fazit

Wichtig ist zunächst ein gemeinsames Verständnis für die Einführung eines standardisierten Wissensmanagement-Prozesses und die klare Kommunikation der Vorteile für jeden einzelnen Mitarbeiter. Kommunikationsstile, Technik und Darreichungsform ändern sich und damit ist das Wissensmanagement auch immer wieder in einen Veränderungsprozess gezwungen.


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