2017/5 | Titelthema | Sharepoint

Projekte und Wissen visualisieren und steuern – mit MindManager Enterprise und Microsoft SharePoint

von Rainer Obesser

Microsoft SharePoint ist bei knapp 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen im Einsatz; rund 100 Millionen Anwender weltweit nutzen die Lösung für Team-Collaboration und Dokumentenmanagement hinter den firmeneigenen Firewalls oder als Cloud-Plattform in Form von Office 365 SharePoint. Gerade Letztere bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine kostengünstige Collaboration-Plattform. Auch der Einsatz als Wissens- und Contentmanagement- sowie als Aufgaben- und Projektmanagement-Lösung findet zunehmend breitere Anwendung.

Immer öfter werden jedoch auch Stimmen laut, die von einer mangelnden SharePoint-Akzeptanz sprechen. Folglich entstehen mehr und mehr Applikationen, die den Umgang mit SharePoint leichter und intuitiver machen. So ist auch die aktuelle MindManager-Enterprise-Version mittlerweile gut in die SharePoint-Umgebung integriert und unterstützt so den Umgang mit dieser Microsoft-Anwendung nachhaltig. Der Nutzer kann mit visuellen MindManager-Maps genau so arbeiten wie mit anderen Office-Dokumenten unter SharePoint.

Durch das flexible und dynamische Erfassen und Ordnen von (Projekt-) Informationen in einer übersichtlichen Map-Ansicht profitiert der Anwender von einer bequemeren Arbeitsorganisation. Das visuelle Dashboard stellt SharePoint-Inhalte in einen neuen Kontext und erleichtert die Navigation zwischen den zahlreichen SharePoint-Listen und -Dokumenten. Die Funktionen des Visualisierungstools gehen dabei weit über das klassische Mindmapping hinaus, ohne jedoch die intuitive Handhabung und die Flexibilität der Methode einzubüßen.

Visualisierung schafft Durchblick

Visualisierung dient generell einem besseren Überblick, einem schnelleren Erkennen von Zusammenhängen und einem leichteren Fokussieren auf das Wesentliche. Visualisierung fördert außerdem ein besseres und vor allem nachhaltiges Verstehen, erleichtert die Kommunikation im Team und unterstützt das Erkennen von Zusammenhängen. Die Generierung von visuell ansprechenden Maps ist in Bezug auf die Akzeptanz nicht zu unterschätzen; zudem wird auch die Methode selbst in der Regel als sehr motivierend wahrgenommen.

Die Software ermöglicht, Informationen sehr schnell zu erfassen und zu strukturieren. Hier ist das Thema der Einfachheit und intuitiven Handhabung von zentraler Bedeutung, um die Arbeit mit Informationen im Alltag möglichst effizient zu unterstützen. Im Gegensatz zu Post-Its, Whiteboards und anderen herkömmlichen Methoden zur Sammlung von Ideen und Informationen erfordert die digitale Lösung kein zeitaufwendiges Protokollieren, Umkleben oder Neuschreiben. In der Map-Ansicht können verschiedene Szenarien durchgespielt und Ergänzungen und Änderungen jederzeit vorgenommen werden.

Schneller Informationszugriff dank Schnittstellen

Das Arbeiten im Geschäftsalltag erfordert den einfachen und schnellen Zugriff auf Informationen, die in der Regel an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung stehen: Auf Websites, in Spreadsheets, E-Mails oder komplexeren Systemen. D.?h. in den meisten Fällen sind die erforderlichen Informationen zwar verfügbar, jedoch über viele verschiedene Informationsquellen verteilt, so dass ein allgemeiner Überblick fehlt. Dieser ist jedoch für eine erfolgreiche Teamarbeit und ein gemeinsames Projektverständnis unabdingbar.

MindManager bietet zahlreiche Schnittstellen (u.?a. zu MS Office, MS Project und MS SharePoint), die eine schnelle Aggregation verteilter Informationen erlauben. Dazu werden diese Informationen nicht einfach nur verlinkt, sondern unmittelbar im Kontext der jeweiligen Map dargestellt. Dadurch kann man Informationen aus unterschiedlichen Quellen in den aktuellen Themenkontext einbeziehen und Zusammenhänge schneller identifizieren. Die Synchronisation mit den angebundenen Systemen unterstützt die Vermeidung von Redundanzen und sorgt dafür, dass die Informationen in der Map stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Informations- und Wissenslandkarten sowie Navigationsmaps

Von vielen Anwendern – speziell Neueinsteigern – wird die SharePoint-Navigation über Sites, Listen und unterschiedliche Ansichten als sehr gewöhnungsbedürftig, unübersichtlich und oft zu komplex wahrgenommen. Dies führt vielfach zu einer geringen Akzeptanz von SharePoint und dazu, dass viele Inhalte übersehen, nicht gefunden und dann neu generiert werden.

In visuellen Maps lassen sich wichtige Inhalte themenbezogen zusammenfassen und – im wahrsten Sinne des Wortes – als Karte zum gezielten Navigieren zu den benötigten Inhalten in SharePoint nutzen: eine offensichtliche Zeitersparnis und wertvolle Orientierungshilfe nicht zuletzt für unerfahrene oder gelegentliche SharePoint-Anwender, die noch nicht mit den Navigationskonzepten von SharePoint vertraut sind.

Benutzer werden außerdem in die Lage versetzt, selbst Informationen in einen Wissens- oder Projektkontext zu bringen. Anwender können dazu Informationen aus unterschiedlichen SharePoint-Sites oder anderen Ablageorten in einer Map zusammenführen. Dabei werden die Daten einfach aus SharePoint-Listen und -Bibliotheken per Abfragen in die visuelle Ansicht übernommen. Die Synchronisation sorgt dafür, dass die integrierten Informationen stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

Die auf der Mindmapping Methode basierende Arbeitsweise erlaubt das visuelle und intuitive Erfassen sowie das dynamische Strukturieren und Aufbereiten von Wissen in so genannten Wissenslandkarten oder Business-Information-Maps. Durch die Bereitstellung einer speziellen MindManager Viewer App für SharePoint können diese Wissenslandkarten von allen SharePoint-Anwendern – unabhängig von einer installierten MindManager Software – einfach mit einem Browser geöffnet und benutzt werden.

Mit der Mapping-Methode sinkt auch die vielfach vorhandene Hemmschwelle zur Dokumentation von Wissen, da Wichtiges schnell und zunächst unstrukturiert in Stichworten (Zweigen) erfasst und dann später per Drag&Drop in Beziehung gesetzt und ergänzt werden kann. So ergibt sich relativ schnell eine transparente und verständliche Wissensstruktur, ohne dass seitenweise Fließtext erstellt werden muss.

Projekte planen und umsetzen

Initiale Kreativ- und Planungsphasen sind in den meisten Projektmanagement-Systemen nur schwer umzusetzen. Auch SharePoint beinhaltet keine speziellen Funktionen, die bei der gemeinsamen, initialen Abstimmung im Team und der Erstellung eines ersten Plans helfen. Dass alle Beteiligten jedoch stets auf dem gleichen Informationsstand sind und das so genannte „Big Picture“ vor Augen haben, macht oft den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem aus dem Ruder gelaufenen Projekt aus.

Sind Ziele, Budgets und Prioritäten für ein Projekt einmal klar definiert, besteht der nächste Schritt in aller Regel im Entwurf eines detaillierten Zeitplans, der sämtliche zu bestimmten Zeitpunkten und von bestimmten Personen abzuschließende Aufgaben umfasst. Die Projektplanungsfunktionen von MindManager erleichtern das Festlegen von Aufgaben, Ressourcen und Meilensteinen und helfen, Verantwortlichkeiten zu ermitteln, Abhängigkeiten darzustellen, Risiken zu identifizieren und Zeitpläne zu visualisieren.

Dank der Visualisierung von Ressourcen und Terminen in einer Map kann jedes Teammitglied die eigenen Aufgaben im Rahmen des Gesamtprojektes auf einfache Weise identifizieren und gegebenenfalls mit Zusatzinformationen ergänzen. Es besteht vor allem auch die Möglichkeit, sich nach bestimmten Kriterien markierte Aufgaben – zum Beispiel nach Fälligkeitsdatum, Priorität oder Status – gefiltert anzeigen zu lassen.

Um diese Aufgaben dann auch in SharePoint-Aufgabenlisten verfügbar zu machen, lassen sich diese aus der Map heraus synchronisieren. Sie können nun sowohl in MindManager als auch in SharePoint bearbeitet und abgeglichen werden. Die Synchronisation hält die Aufgaben in beiden Systemen bzw. Ansichten auf dem aktuellsten Stand und erlaubt den Mitgliedern eines Projekt-Teams, mit dem jeweils angemessenen Werkzeug zu arbeiten und die Mehrwerte beider Lösungen simultan zu nutzen.

Fazit

Eine funktionsstarke Visualisierungssoftware auf Mindmapping-Basis sorgt für eine übersichtliche Darstellung von SharePoint-Inhalten in Form von Mindmaps. Sie vereinfacht das Erfassen und Strukturieren von Wissen und Informationen in so genannten Wissenslandkarten, welche über eine Viewer App allen SharePoint-Benutzern zur Verfügung stehen. Zudem unterstützt das Werkzeug Teams dabei, Projekte zu planen und Aufgaben zu generieren und diese in SharePoint an das Team zu verteilen. Die bessere Übersicht aufgrund der visuellen Darstellung und die einfache Möglichkeit, Informationen zielgerecht zuzuordnen, erleichtern das gezielte Auffinden von und das Arbeiten mit projektbezogenen Informationen in SharePoint enorm. Die Folge: Support-Anfragen nehmen ab, die SharePoint-Nutzung steigt (wieder) an. Wissen ist schneller verfügbar und leichter kommuniziert.

Die Integration von MindManager Enterprise und SharePoint ermöglicht es Unternehmen, den Umgang mit Projekten und Wissen nachhaltig zu verbessern.