wissensmanagement - April / Mai 2020

Titelthema

Wissensmanagement mit Office 365 & SharePoint

Die Informationsflut droht uns zu überholen: Unternehmen geraten bei dem Versuch, die täglich steigenden Datenmengen zu bewältigen, an ihre Grenzen. In Folge dessen bleiben wertvolle Wettbewerbsvorteile ungenutzt – weil Daten nicht ausgewertet werden, Wissen nicht vernetzt ist und die Mitarbeiter nicht kollaborativ zusammenarbeiten. IT-Tools können helfen. Sie automatisieren die Informationsflüsse und bringen die Akteure an einem (virtuellen) Tisch zusammen. Die Lösungen aus dem Hause Microsoft zählen bei den Unternehmen dabei zu den Favoriten. Doch was können Office 365 & SharePoint tatsächlich leisten? Und was hat es mit dem brandneuen „Project Cortex“ auf sich, das die Wissensarbeit künftig revolutionieren soll? Antworten erhalten Sie in der aktuellen Ausgabe von „wissensmanagement – Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration“.


Wichtiger Hinweis

Corona-bedingt erscheint die aktuelle Ausgabe nur als E-Paper

von wissensmanagement - Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration

Auf Grund der Covid-19-Pandemie erscheint die Ausgabe April/Mai 2020 von „wissensmanagement – Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration“ ausschließlich in elektronischer Form. Als Abonnent können Sie sich die aktuelle Ausgabe als E-Paper downloaden.

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Editorial

Digital arbeiten – der Stresstest

von Oliver Lehnert

Virtuelle Vernetzung, digitale Kollaboration - der Wandel hin zur New Work macht verteiltes Arbeiten möglich. Aber wie gut funktioniert die Interaktion "auf Distanz" tatsächlich? In der Regel versuchen Anwenderberichte, Simulationen und Stresstests Antworten auf diese Frage zu finden. Doch angesichts der aktuellen Covid-19-Pandemie und des damit einhergehenden Shutdowns werden die Digitalisierungsstrategien der Unternehmen und ihre IT-Infrastrukturen derzeit - quasi ohne Vorwarnung - auf die Probe gestellt. Weite Teile der Welt arbeiten vom Home-Office aus. Entsprechende Szenarien wa­ren nur in den wenigsten Organisationen vorgesehen, sind nun aber von heute auf morgen zur Realität geworden.

Praxis Wissensmanagement

Paradigmenwechsel

Streets Smarts – Navigatoren im digitalen Wandel

von Anne M. Schüller

Wir stecken mittendrin im größten Change-Prozess aller Zeiten. Dringender als jemals zuvor werden in den Unternehmen nun Menschen gebraucht, die durch den Wandel lotsen. Hier kommen die "Street Smarts" ins Spiel. Mit frischen Gedanken und unkonventionellen Vorgehensweisen sind sie bei dieser Herausforderung erste Wahl.


Dokumentenmanagement

Suchen Sie noch oder finden Sie schon?

von Guntram Meusburger

Ein Großteil der Arbeitszeit wird damit verbracht, wichtige Informationen und bereits erarbeitete Unterlagen oder Lösungen zu suchen. Häufig werden die gewünschten Inhalte jedoch auch nach längerem Durchstöbern der Fileserver nicht gefunden. Meist liegt die erfolglose Suche an der dezentral organisierten und unstrukturierten Ablage.


Lernen & Weiterbilden

Viktoriaschule Aachen setzt auf Cloud-managed WLAN

von Frank Schilden

In einer Gruppenarbeitsphase recherchieren Schülerinnen und Schüler gemeinsam zu einer aktuellen Frage im Geschichtsunterricht mit schuleigenen Tablets. Währenddessen stellt ein Physik-Lehrer im Fachraum seiner Klasse online Materialien zur Verfügung und streamt im Anschluss daran über WLAN die Aufzeichnung eines aufwändigen Experiments mit dem Beamer. Nach dem Unterricht sichten Lehrkräfte Arbeitsergebnisse ihrer Schüler aus der Lernplattform der Schule und nachmittags verteilt die Schulverwaltung die digitalen Kurslisten für das kommende Halbjahr. Der Schulalltag an der Viktoriaschule Aachen ist im vollen Gange, im Hintergrund arbeitet zuverlässig ein Cloud-basiertes Netzwerk


Best Practice

Universität St. Gallen: So funktioniert Lernen heute

von Immo Gehde, Jens Neumann

Wissen managen, Wissen vermitteln, Kompetenz aufbauen - wer kann das besser, wer ist auf diesem Feld erfahrener als eine Universität? Welche Rolle also spielen digitale Technologien für die Wissensvermittlung an einer Hochschule? Besonders ambitioniert positioniert sich die Universität St.Gallen (HSG). Sie sieht sich als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten in Europa und legt großen Wert auf qualitativ hochwertige und innovative Lehre. So gibt es u.a. ein eigenes Teaching Innovation & Media Lab (TIL) - mit dem Ziel, das Potenzial der Digitalisierung für neue Lehr- und Unterrichtsmodelle fokussiert zu nutzen. Und das geschieht mit Nachdruck, denn die HSG modernisiert auch ihre virtuelle Lernumgebung.


Datentransfer

Content Delivery: Wissen schnell & sicher verteilen

von Thomas Stark

Wenn es darum geht, zuverlässig, sicher und in sehr guter Qualität große Datenmengen wie Videos, Schulungs- und Seminarmaterialien an eine Vielzahl von Studenten oder Mitarbeiter zu senden, dann sind Content Delivery Networks (CDN) die beste Wahl. Bei CDNs handelt es sich um weltweite Servernetzwerke, die die angeforderten Daten dezentral an die Empfänger in der Nähe senden. Sie bieten Schutz vor Cyberattacken und vermeiden zudem den Datentransport über suboptimale Verbindungen. Mehr als die Hälfte des Datenverkehrs im Internet läuft heute über CDNs.

Titelthema

Künstliche Intelligenz

Project Cortex: Künstliche Intelligenz in Microsoft 365

von Michael Greth

Im November 2019 hat Microsoft auf der Ignite in Orlando "Project Cortex" vorgestellt. Damit will der Digital-Workplace-Experte eine ganz neue Ära des Wissensmanagements einläuten und in den Unternehmen etablieren. Doch was genau bedeutet das? Was kann man von Project Cortex erwarten? Und wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus?


IT-Tools

Der Weg zum Digital Workplace

von Mark Heyen

Mit Office 365 stellt Microsoft ein breites Spektrum an Lösungen zur Verfügung, welche sich in Web- und Cloud-Services sowie lokal installierbare Software unterteilen. Die Web-Anwendungen beinhalten Online-Versionen der typischen und bekanntesten Features wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook. Sie werden üblicherweise unter dem Namen Microsoft Office Online zusammengefasst. Neben den Online-Office-Anwendungen sind weitere Bestandteile wie Webspace für Websites, Exchange Online, SharePoint Online, Access, Publisher, Skype for Business, Power BI, Delve, Teams, Yammer enthalten. Insgesamt also ein breites Portfolio an Lösungen. Die Anwendungspalette reicht von der Kollaboration & Kommunikation über die einfache Bereitstellung & Verwaltung von Daten bis hin zum orts- und zeitunabhängigen Zugriff. Der größte Vorteil liegt sicherlich in der "Virtualisierung" des Arbeitsplatzes und den vielfältigen Möglichkeiten, über die Grenzen der Unternehmensinfrastruktur hinaus mit anderen zusammenzuarbeiten.


Digitalisierung

Zehn Tipps für den Rollout von MS Teams

von Inga Feischen

Immer mehr Unternehmen führen die Office 365-Suite und damit auch die Applikation Microsoft Teams als zentrales Tool für digitalen Austausch und Zusammenarbeit ein. Spätestens bis zum 31. Juli 2021, wenn Skype for Business Online eingestellt und durch Microsoft Teams ersetzt wird, brauchen Unternehmen eine Stra­tegie für die Einführung und Nutzung von Teams. Nur so lässt sich vermeiden, dass sie zum Selbstläufer wird und kommunikativer "Wildwuchs" entsteht. Für einen erfolgreichen Rollout sollten Sie die folgenden zehn Tipps beachten.


Trends

Google G Suite als Alternative zu Office 365

von Maximilian Boos

Deutschland ist ein Microsoft-geprägtes Land. Die meisten von uns sind mit Microsoft-Office-Programmen aufgewachsen. Privat waren die Office-Tools in der Regel schon auf unseren Heim-PCs vorinstalliert. Präsentationen in der Schule haben wir mit PowerPoint gehalten und die Seminararbeiten für die Hochschule mit Word geschrieben. Auch im Business-Kontext gab es lange Zeit keine wirkliche Alternative zum Rundum-Sorglos-Paket von Microsoft. Mit den heute veränderten Anforderungen an eine Office-Suite in Sachen Mobilität und Zusammenarbeit und dem daraus resultierenden Schritt in die Cloud hat sich das allerdings geändert.


Datenanalyse

Content meets Context: Wie wirkt der Digital Workplace?

von Anne Strunz

Der Digital Workplace - eine Plattform, auf der alle Tools, Informationen und Services für den Arbeitsalltag zur Verfügung stehen - spielt in Unternehmen eine immer bedeutendere Rolle. Gerade im Hinblick auf Effizienzsteigerungen und Mitarbeiterzufriedenheit. Umso wichtiger ist es, das volle Potenzial des Digital Workplace auszuschöpfen. Fragen wie die folgenden treiben dabei Verantwortliche der internen Kommunikation um: "Welche Inhalte sind besonders relevant für meine Mitarbeiter und Kollegen? Wie performen die erstellten Inhalte über alle verfügbaren Sprachen, Abteilungen und Plattformen hinweg? Und welches Content-Format erzeugt eigentlich das meiste Engagement?" Doch wie können Fragen dieser Art beantwortet werden?

Digitalisierung

Changemanagement

Digitalisierung & Co: Das Mindset entscheidet

von Uwe Reusche

"Wir wollen kundenorientierter werden." "Wir wollen innovativer werden." "Wir wollen agiler werden." Solche Entwicklungsziele verkünden Unternehmen immer wieder - nicht als Selbstzweck. Dahinter stecken unternehmerische Ziele. Zum Beispiel: Wir wollen mehr Umsatz und eine höhere Rendite erzielen. Oder: Wir müssen die Existenz unseres Unternehmens sichern. Also gestalten die Unternehmen ihre Organisation um. Zudem schulen sie ihre Mitarbeiter top-down in den Arbeitsweisen, die aus ihrer Warte zum Erreichen der Ziele nötig sind: beispielsweise im "Design Thinking". Doch nach einiger Zeit stellen sie nicht selten frustriert fest: In unserer Organisation hat sich zwar viel bewegt, doch unser Ziel - zum Beispiel agiler zu werden - haben wir nicht erreicht; und schon gar nicht das übergeordnete Ziel, den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern.


Customer Relationship Management

Mit dem Digital Workplace zu zufriedeneren Kunden

von Marcus Peters

Die Entwicklung und Optimierung digitaler Kontaktkanäle zur Förderung des Kundenerlebnisses gehören mittlerweile zur Standardaufgabe im Rahmen der Digitalen Transformation. Die Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes wird in diesem Kontext jedoch eher selten als relevante Anforderung genannt. Allerdings ist die Mitarbeiterbindung ein entscheidender Faktor für erfolgreiches Customer Experience Management (CEM). Doch wie lassen sich die beiden Konzepte - Digital Workplace (DWP) und CEM - so verbinden, dass sich Workplace-Vorhaben genau dort auszahlen, wo das Geld verdient wird: nämlich beim Kunden?

Human Resources

Unternehmenskultur

In vier Schritten zur agilen Organisation

von Dr. Daniela Kudernatsch

Unternehmen müssen die Qualität ihrer Leistung kontinuierlich erhöhen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Problem hierbei ist: Ihr Management kann in der von rascher Veränderung und sinkender Planbarkeit geprägten VUKA-Welt top-down immer schwieriger erkennen, inwieweit sich die Kundenwünsche und -bedürfnisse gewandelt haben und was nötig ist, um aus Kundensicht Qualität zu produzieren. Also müssen die Mitarbeiter lernen, selbst zu erkennen, was es zu tun gilt, um Qualität zu produzieren, und alleine oder im Team die nötigen Initiativen zu ergreifen.


Teamarbeit

Kollaboratives Lernen: Kompetenter durch Teamarbeit

von Michaela Moser, Luisa Keck

Aus personalpolitischer Sicht wird Teamarbeit häufig als Instrument zur Kompetenzförderung empfohlen. Allerdings ist nicht jede Form der Teamarbeit für alle Kompetenzarten gleichermaßen geeignet.


Leadership 2.0

Drei Mythen, die erfolgreiche Führung verhindern

von Stephan Kober

Nach wie vor ist es in Unternehmen gang und gäbe, Querdenken zu predigen, jedoch in alten Verhaltensweisen zu verharren. Man lässt vieles beim Alten, hofft aber gleichzeitig auf bessere Ergebnisse - schon Einstein formulierte, dass dieses Denken an Wahnsinn grenzt. Der Wille, Ziele zu erreichen, wird bei Mitarbeitern nicht durch das Vorlesen von PowerPoint-Präsentationen aktiviert. Wahres Querdenken bedeutet zum Beispiel, aus ganz anderen Bereichen - etwa der Feuerwehr - zu lernen, wie Mannschaften regelrecht aktiviert werden. Die herkömmlichen Methoden haben ausgedient.

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