wissensmanagement - Dezember/Januar 2018

Titelthema

Collaboration – und woran sie häufig (noch) scheitert

Collaboration ist Wissensarbeit. Doch die Motivation, sein Know-how aktiv zu teilen und sein immaterielles Kapital uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen, ist mitunter gering. Was in dynamischen Start-ups längst zur Selbstverständlichkeit geworden ist, bedarf in mittelständischen Betrieben oder komplexen Konzernstrukturen noch immer viel Überzeugungsarbeit. Oder zumindest äußerer Anreize, nicht selten in Form von monetärer Belohnung. Auf Dauer kann Collaboration so aber nicht gelingen. Doch unzureichender Wissensaustausch führt unweigerlich zu Effizienzverlusten und Wettbewerbsnachteilen. Wie also lässt sich Collaboration leben? Wo verstecken sich die entscheidenden Stellschrauben, um das Teilen von Wissen als gängige Arbeitsmethode zu etablieren? Innovative Tools und selbsterklärende IT-Werkzeuge sollten zum Handwerkszeug für Wissensarbeiter werden. Die Motivation, sie zu nutzen, muss dabei intrinsisch entstehen. Möglich wird das durch wissensförderliche Rahmenbedingungen und bahnbrechende Ansätze, wie Working Out Loud.


Editorial

Die Zutaten erfolgreicher Collaboration

von Oliver Lehnert

Wann gelingt Collaboration? Warum scheitert sie häufig? Und welche Maßnahmen sollten Unternehmen ergreifen, wenn Collaboration einmal nicht gelungen ist? Mit diesen Fragen beschäftigen sich unsere Wissensmanagement-Experten im aktuellen Titelthema. Eigentlich – und das ist besonders auffällig – scheint uns Collaboration doch längst in Fleisch und Blut übergegangen zu sein. Laut Statistischem Bundesamt nutzen dreiviertel aller Firmen bereits Social Media. Der Anteil der weniger Digitalaffinen geht in der Gesellschaft stetig zurück. 81 Prozent der Bundesbürger sind online, mehr als jeder Dritte gilt sogar als digitaler Vorreiter. Das ergab der Digitalindex der Initiative D21. Warum ist Collaboration dann häufig so schwierig?

Praxis Wissensmanagement

Erfahrungswissen

Polizei, Bundeswehr & Co.: Wissenstransfer im Einsatz

von Johannes C. Müller, Eva-Maria Kern

Feuerwehr, Polizei, Katastrophenschutzorganisationen oder Streitkräfte sind ein spezieller Teil von sogenannten High Reliability Organizations, also Hochzuverlässlichkeitsorganisationen. Das Begehen von Fehlern in diesen Organisationen kann schwerwiegende Folgen für Leib und Leben aller involvierten Akteure haben. Gleichwohl treten dort weit weniger Unfälle und Störungen auf, als statistisch zu erwarten wären. Der richtige, weil bewusste und nachhaltige, Umgang mit der Ressource Wissen ist daher von besonderer Relevanz.


Dokumentenmanagement

Smart Capture beim Energiekonzern innogy: Erfolgreicher dank unstrukturierter Daten?

von Enno Lückel

Eine Bitkom-Umfrage zeigt, wie es um die Digitalisierung in deutschen Unternehmen wirklich steht: In drei Viertel der Organisationen (75 Prozent) basieren mindestens die Hälfte der Prozesse auf Papierdokumenten, in 19 Prozent sind es sogar noch alle betrieblichen Abläufe. Materialscheine, Rechnungen und Stundenzettel sind nur einige von vielen Beispielen. Doch diese Situation stellt die Verantwortlichen vor unterschiedliche Herausforderungen: Es ist nahezu unmöglich, Transparenz über die vorliegenden Informationen zu gewinnen. Entsprechend ist nur in den wenigsten Fällen klar, welche Daten mit welchem Wert und welcher Sensibilität wo im Unternehmen gespeichert oder abgelegt sind. Dies führt dazu, dass einerseits in Anbetracht der DSGVO erhebliche Gefahren lauern und andererseits potenzielle Erkenntnisse für den Business-Erfolg ausbleiben. Ein Lösungsansatz: Smart Capture mittels Supervised Machine Learning.


Advertorial

Welche Rolle spielen Sie? Rollen und Funktionen bei WBI Wissensmanagement

von Guntram Meusburger

Einer der häufigsten Gründe für das Scheitern eines Wissensmanagement-Projekts ist die fehlende Definition der notwendigen Rollen. Nur durch eine klare Beschreibung der Funktionen, können Aufgaben bestmöglich vergeben und Verantwortungsbereiche transparent dargelegt werden. Bei WBI Wissensmanagement sind die Aufgaben klar an die dafür Verantwortlichen adressiert.


Interview

Ein Traditionsunternehmen auf dem Weg nach Digitalien

von Christopher Rheidt, Daniel Wagenführer

TA Triumph-Adler ist ein traditionsreiches Unternehmen aus dem Dokumentenmanagement. Wie viele andere Mittelständler und Familienbetriebe auch stand die Organisation vor der Herausforderung des digitalen Wandels. Wie gelingt es, neue Prozesse und Strategien einzuführen – und sich dabei dennoch treu zu bleiben? Wie schafft man es, die Mitarbeiter für diese Reise zu begeistern? Wo lauern die größten Fallen? Und woher bekommt man Inspiration und Anregung für eine erfolgreiche Umsetzung? Darüber sprach „wissensmanagement – Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration“ mit Christopher Rheidt und Dr. Daniel Wagenführer, die ihr Unternehmen – die TA Triumph-Adler GmbH – erfolgreich in eine digitale Organisation verwandelt und ihre Erfahrungen in Form eines Reiseberichts, dem „Digital Tour Book“ veröffentlicht haben.

Titelthema

Krisenmanagement

Vorsicht Shitstorm! Wenn Collaboration ein Krisenmanagement braucht …

von Inken Kuhlmann-Rhinow

Soziale Medien gehören mittlerweile ganz selbstverständlich zur Unternehmenskommunikation. Bereits 73 Prozent der Firmen nutzen diesen Kanal. Dabei sollten sich die Verantwortlichen auch des Risikos eines so genannten „Shitstorms“ bewusst sein und entsprechend Vorsorge treffen. Natürlich erfordert nicht jeder kritische Tweet eine Krisenstrategie. Gleichzeitig hat es häufig Vorteile, frühzeitig auch auf Kritik einzelner Kunden in den sozialen Medien zu reagieren. Denn so lassen sich handfeste Social-Media-Krisen in vielen Fällen schon im Voraus vermeiden. Eskaliert die Situation dennoch, ermöglicht ein Krisenmanagementplan eine schnelle und abgestimmte Reaktion.


Wissenstransfer

WOLlen Sie Ihr Wissen teilen?

von Nicole Lehnert

Daimler macht es, BMW auch. Und Siemens. Bosch sowieso. Working out loud, kurz WOL, ist eine regelrechte Bewegung, der sich mehr und mehr Organisationen anschließen. Laut geht es dabei allerdings nur selten zu. Still aber auch nicht. WOL zielt darauf ab, wertvolles Know-how nicht länger zu verschweigen. Herrschaftswissen passt nicht zum agilen Mindset der Generation Y. Und auch nicht zur Wissenskultur innovativer Unternehmen. Daher organisieren sich die Mitarbeiter in so genannten Circles, in denen sie regelmäßig an ihrer persönlichen Weiterentwicklung arbeiten. Mit der Hilfe ihrer Kollegen und als Teil ihrer regulären Arbeitszeit. Verrückt? Nein. Im Gegenteil: Genial!


Collaboration

Wie muss Collaboration aussehen, damit wir effizient bleiben?

von Sabine Riedel

Digitalisierung, Vernetzung und Globalisierung beherrschen unsere Arbeitswelt. Entwicklungen und Trends wie diese tragen dazu bei, dass wir die Art unserer Zusammenarbeit kontinuierlich anpassen müssen. Ein Informationsaustausch muss auf dem schnellsten Weg und über Kontinente hinweg erfolgen, so dass Akteure richtig handeln können. Dabei sind große Datenmengen involviert: Laut IDC wird sich die Datenmenge bis zum Jahr 2025 verzehnfachen. Im Jahr 2025 werden weltweit rund 163 Zettabyte an Daten generiert werden. Zur Veranschaulichung: Das entspricht allen bei Netflix gespeicherten Serien und Filmen. Wie können wir also steigende Datenmengen geschickt austauschen und speichern, um nicht den Überblick zu verlieren?


Digitalisierung

Auf der Schwelle zur digitalen Ära

von Martin Reckel

Innovationen, Veränderungen, Dynamik – in einer nie gekannten Geschwindigkeit verändert sich die Welt, wie wir sie kennen. In immer kürzeren Zyklen vergrößert sich das Wissen, technische und medizinische Innovationen überholen uns, sie verändern unser Leben, unsere Arbeit und unsere Umwelt nachhaltig.

Digitalisierung

Automatisierung

Zeitgewinn bei Routineaufgaben: Den Aufwand für HR-Prozesse um 50 Prozent senken

von Gunther Ebert

Obwohl die Digitalisierung in vielen Unternehmensbereichen Einzug gehalten hat, ertrinken die meisten Personalverantwortlichen noch immer in Aktenbergen, kämpfen mit dem Zettelchaos und verlieren kostbare Arbeitszeit bei der Dokumentenablage. Das Verbesserungspotenzial bei administrativen Prozessen in der HR-Abteilung wird häufig übersehen – Prozessoptimierungen in Produktion, Vertrieb und Buchhaltung scheinen auf den ersten Blick wichtiger. Dabei ist kaum jemand so involviert in die Unternehmenskultur und hat so viel Einfluss auf das Arbeitsklima wie die „Personaler“. Es ist also höchste Zeit, sich diese zentrale Abteilung genauer anzusehen.


IT-Tools

Von Edge Computing bis Künstliche Intelligenz: Die Top-Trends im Informationsmanagement

von Jos Bischoff

EIM-Plattformen, die auf die neuesten IT-Trends wie Edge Computing, Big-Data-Analyse oder Künstliche Intelligenz reagieren, schöpfen das Innovations- und Effizienzpotenzial für Professionals erst richtig aus. Denn anders als die Analysten von Gartner 2017 mit „The Death of ECM and Birth of Content Services“ prophezeiten, reicht der alleinige Fokus auf Content heute nicht mehr aus. Vielmehr geht es um das Managen und Nutzen strukturierter sowie unstrukturierter Informationen. Um diese zusammenzuführen, bedarf es eines Enterprise-Information-Management-Systems. Dieses verknüpft die unterschiedlichen Informationsquellen prozess- und organisationsübergreifend miteinander. Auf diese Weise stehen dem richtigen Mitarbeiter alle relevanten Informationen zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung. Darüber hinaus können neue Technologien agil einfließen. Fünf Trends stehen dabei besonders im Fokus.


Performance-Check

Personalisierte Inhalte und intelligente Suche: Stoßen Content-Management-Systeme an ihre Grenzen?

von Tjeerd Brenninkmeijer

Der Gesamtblick auf den Kunden ist heute wichtiger denn je, um ihn mit personalisierten Inhalten versorgen zu können. Dafür bedarf es innovativer Technologien. Content-Management-Systeme stoßen hier zunehmend an ihre Grenzen. Um neue Kunden zu gewinnen, zufriedenzustellen und langfristig zu binden brauchen Unternehmen mehr Flexibilität, eine komfortable Navigation sowie eine intelligente Suche – alles Features, die eine Digital-Experience-Plattform (DXP) mitbringt.


Gesetzgebung

Cybersecurity Act: Mehr Sicherheit im digitalen Raum?

von Simone Rosenthal

Der für Ende 2018 geplante EU-Cybersecurity-Act soll die Cybersicherheit in der Europäischen Union erhöhen, was umfangreiche Änderungen für Unternehmen mit sich bringen wird.

Human Resources

Trends

Recruiting 4.0: Von Jobbots bis Robo-Recruiting

von Philipp Leipold

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Disruption, Globalisierung und Digitalisierung – Arbeitgeber und -nehmer stehen großen Herausforderungen gegenüber. Und genau deswegen müssen Arbeitgeber jetzt interne Prozesse und Angebote neu überdenken und an die geänderten Rahmenbedingungen anpassen. In diesen maximal bewerberfreundlichen Zeiten sind schicke Büros und ein Rund-um-die-Uhr-Wohlfühl-Angebot genauso entscheidend, wie ein moderner Rekrutierungsprozess. Ein Umdenken bei Unternehmen und Personalern ist unabdingbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch welche konkreten Prozesse und Abläufe müssen von Unternehmern und HR-Abteilung eingeführt und berücksichtigt werden, damit sie zukunftsfähig bleiben?


Demografie

Fachkräftemangel erfordert Umdenken: Recruiting steht vor einer neuen Ära

von Frank Rechsteiner

Arbeitgeber melden immer neue Rekorde beim Fachkräftemangel: Die demografische Zeitbombe tickt. Wer sie entschärfen will, muss im Recruiting komplett neue Wege gehen. Engpässe bestehen vor allem in technischen Berufen, wie im aktuellen „MINT-Frühjahrsreport“ des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) zu lesen ist. [1] So gab es im April über 314.000 offene Stellen in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik, was einem Anstieg von rund 13 Prozent gegenüber dem Vorjahresmonat entspricht. In die Berechnung flossen Ausbildungsberufe, Meister, Techniker und akademische Berufe ein; besonders stark wirkt sich der Fachkräftemangel im IT-Bereich aus.


Weiterbildung

Die Mitarbeiterbildung muss smarter werden!

von Sabine Schnorr

Die Digitalisierung macht auch vor der Mitarbeiterentwicklung nicht halt. Fachkräfte möchten agil lernen. Unternehmen müssen im Talentmanagement neue Wege gehen und verstärkt in die Fortbildung ihrer Mitarbeiter investieren.


Immaterielles Kapital

Wissenserwerb muss informeller, kollaborativer & erfolgsorientierter werden

von René Proske

Schulungsprogramme sind in der unternehmensinternen Fortbildung von zentraler Bedeutung. Zunehmend werden Präsenz-Trainings mit digitalen Elementen kombiniert – daraus resultieren Blended-Learning-Konzepte. Auch über den Bereich von Fortbildung hinaus unterstützen verschiedene Formate von Meetings und Events (M&E), wenn es um das Wissensmanagement in Organisationen geht.

Trends

Leadership 2.0

Abschied vom Vorgesetzten: Digitaler Wandel erfordert agile Teams in holokratischen Strukturen

von Harald Korsten

Inflationär verwendete Begriffe mutieren zu Phrasen. Im Mainstream-Nachgeplapper verschwimmen deren ursprüngliche Kernbedeutungen, wie bei „disruptiver Transformation“ oder, seit über 25 Jahren, bei „Coaching“. Dieses Schicksal droht nun auch dem lateindeutschen Adjektiv „agil“, das bei manchen Führungskräften bereits genervtes Augendrehen verursacht. Erst recht, wenn Imponiersprachler meinen, es auch noch „äidschail“ aussprechen zu müssen. Echte agile Teams sind allerdings unglaublich leistungsstark. Die sie umgebende Organisationsstruktur ist revolutionär, ganz zu schweigen vom Verhalten der sie nach Kräften fördernden Führungskräfte – die im gewohnten Sinne gar keine mehr sind.


Best Practice

Wie Holokratie das Wissensmanagement verändert: Bosch, Daimler & Co. berichten von ihrem Führungsalltag

von Michael Sudahl

„Hierarchie, Anarchie, Holokratie“ ist ein Bonmot, das gerne benutzt wird, um die Sinnlosigkeit agiler Organisationsstrukturen zu verdeutlichen. Und dennoch sind immer mehr Konzerne, Start-ups und Mittelständler gewillt, sich von patriarchischen Führungsformen zu verabschieden und testen agile Modelle. So nehmen laut einer Studie des Personaldienstleisters Hays und der PAC-Unternehmensberatung agile Methoden einen hohen Stellenwert ein: Bereits zwei Drittel der befragten Firmen halten sie für wichtig und 40 Prozent nutzen sie zu Teilen. Allerdings gibt es Widerstände: Konkurrenzdenken verhindert vernetztes Handeln (72 Prozent). Das Tagesgeschäft beansprucht zu viel Zeit (65 Prozent). Und auch die geringe Akzeptanz bei den Mitarbeitern (55 Prozent) steht im Weg.

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