2014/8 | Fachbeitrag | Best Practice

Virtueller Projektraum: Verteiltes Arbeiten 2.0

von Stefanie Albrecht

Inhaltsübersicht:

Die direkte Kundenansprache am Point-of-Sale ist für viele B2C-Unternehmen trotz des boomenden Online-Handels weiterhin einer der wichtigsten Vertriebs- und Marketingkanäle. Erst recht bei erklärungsbedürftigen bzw. beratungsintensiven Produkten. Für viele Unternehmen ist eine eigene Vertriebsorganisation mit Kundenberatern aufgrund des Kostendrucks im Handel aber wenig effektiv. Sie setzen lieber auf Dienstleistungen von Marketing-, Trainings- und Vertriebsexperten wie der Münchner PACT COMMUNICATION GROUP.  Neben 160 fest angestellten Mitarbeitern greift das Unternehmen auf ein großes Netzwerk von projektbezogenen Mitarbeitern zurück. Um immer den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und dabei alle relevanten Prozesse im Blick zu behalten, setzt die PACt AG eine neue Lösung für die Vertriebs- und Personalplanung. Doch die Entwicklung stellte alle Beteiligten vor eine besondere Herausforderung: Statt die Software vor Ort zu planen und umzusetzen, war das Projektteam über zwei Standorte verteilt, die Umsetzung erfolgte daher in einem innovativen virtuellen Projektraum.

Softwareentwicklung: Scrum vs. Wasserfall

Ein gemischtes Team aus zehn Mitarbeitern arbeitete in München, dem Firmenstandort von PACT; das zweite, achtköpfige Team saß in Dresden, dem Stammsitz von Saxonia. Zwar sind diese Bedingungen bei Softwareentwicklungsprojekten nicht ungewöhnlich, für die einzelnen Projektmitarbeiter und für das Projekt selbst stellt eine Arbeit über verteilte Standorte aber immer eine Herausforderung dar. Zumal Saxonia schon seit Längerem auf das agile Projektmodell Scrum setzt. Im Gegensatz zum Wasserfall-Modell, bei dem der Softwareentwicklungsprozess aus klar voneinander getrennten einzelnen Phasen besteht, die nacheinander abgearbeitet werden, setzt Scrum auf ein freieres, schlankeres und flexibleres Projektvorgehen, bei der Auftraggeber und Auftragnehmer sukzessive während der Umsetzung die einzelnen Anforderungen definieren. Diese werden in Aufgaben, so genannte User Stories, übertragen, über deren Umsetzung ein Scrum-Master wacht. „Einer der zentralen Vorteile des Scrum-Modells ist der andauernde, direkte Austausch mit dem Auftraggeber“, erklärt Andreas Mönch, Vorstand der Saxonia AG. „Dies wirkt sich positiv auf die Realisierungszeit aus und garantiert, dass nur das umgesetzt wird, was der Auftraggeber auch wirklich benötigt. Wenn sich Anforderungen erst im Verlauf der Entwicklungsarbeit genau definieren lassen, hat man mit Scrum keine Schwierigkeiten, das Projekt entsprechend anzupassen. Das Vorgehen ist also äußerst zielorientiert.“

Verteiltes Arbeiten im virtuellen Raum

Um die im agilen Vorgehensmodell geforderte Abstimmungsnähe trotz verteilter Entwickler-Teams sicherzustellen, griffen die Beteiligten auf eine  Collaboration- und Projektmanagement-Lösung zurück, die die Entwickler-Teilteams in einem realitätsgetreuen virtuellen Projektraum zusammenbringt“, erklärt Andreas Mönch. „In dieser ganz eigenen Entwicklungsumgebung erleben Mitarbeiter dank Videotechnik die Arbeit über verteilte Standorte wie die Arbeit in einem großen gemeinsamen Büro.“

Der virtuelle Projektraum kombiniert hochwertige und genau auf die räumlichen Gegebenheiten angepasste Telepräsenz-Systeme mit interaktiven Scrum-Aufgabenboards zur Visualisierung des Projektfortschritts. Die verteilten Projektarbeitsräume verfügen über Monitore, die die gesamte Breite einer Bürowand einnehmen. Auf diesen Monitoren wird das Bild des anderen Projektraums dargestellt – in einem permanenten Videostream. Durch eine intelligente Kameraperspektive wird den Teilteams auf der Auftragnehmer- und der Kundenseite der Eindruck vermittelt, sie säßen in einem Raum. Zusammen mit einem entsprechend abgestimmten Audio-System, das eine direkte, natürliche Kommunikation erlaubt, wird die Illusion perfekt. Daneben steht in allen Projekträumen Aufgabenboards bereit. Sie synchronisieren alle Veränderungen, die an einem der Boards vorgenommen werden, in Echtzeit mit den Boards der anderen Standorte. Damit sind alle Teammitglieder immer auf demselben Informationsstand.

Die Boards stellen alle Funktionen, wie sie ein analoges Scrum-Modell fordert, bereit. Sie kombinieren sie mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einer komfortablen Touchgesten-Steuerung. Dank der Boards arbeiten die verteilten Teams über die gesamte Projektdauer hinweg transparent, effizient und in revisionssicheren Sprints zusammen. Aufgabenzettel, so genannte User Stories, müssen nicht mühsam von Hand auf einem Flipchart verwaltet und anschließend in die Projektmanagementsoftware eingepflegt werden, und sie gehen auch nicht mehr verloren. Ein zeitaufwendiges Suchen oder ein Nachbearbeiten daraus resultierender Fehler wird dank der durchgängigen Abbildung und Archivierung aller Prozessschritte gänzlich vermieden.

Verteiltes Wissen – im Team teilen

Verteilte Softwareentwicklungsprojekte profitieren in vielerlei Hinsicht von der Arbeit im virtuellen Raum: „Der Nutzen einer realistischen Projekterfahrung lässt sich nur bedingt quantitativ messen, ist aber unbestreitbar eines der wichtigsten Kriterien“, sagt Günther Buchner von PACT. „Unsere Entwicklerteams können nun unkompliziert und ohne Medienbrüche direkt miteinander kommunizieren und kleinere Herausforderungen ganz nebenbei im Dialog meistern. Ein enormer Effizienz- und Zeitgewinn. Hinzu kommt eine deutliche Steigerung der Motivation durch ein echtes Teamgefühl.“ Da die Videoübertragung nicht von Dritten mitgeschnitten werden kann, bleibt die Atmosphäre dabei immer gelöst. Alleine schon dank des professionellen und kreativen Austauschs wurde das Projekt schnell und mit einem optimalen Ergebnis umgesetzt. Dazu kommen die Einsparungen von Reisekosten, über die sich ab einer Projektdauer von vier bis sechs Monaten auch die Anschaffungskosten für die Telepräsenzsysteme amortisieren. 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

New Work: Worauf kommt es an?

WISSENplus
Im Gefolge der digitalen Transformation in Wirtschaft und Gesellschaft verändern sich auch die Anforderungen an die Mitarbeiter der Unternehmen - unter anderem weil die moderne Informations- und Kommunikationstechnik neue Formen der Arbeitsorganisation möglich macht. Deshalb drängen auch häufiger neue Mitbewerber auf den Markt, die die Geschäftsmodelle der etablierten Unternehmen in Frage stellen, wenn...

Weiterlesen

Modular & transparent: Projektmanagement im Team

WISSENplus
In der heutigen Arbeitswelt stehen Team-Mitglieder in Projekten vor vielen neuen Herausforderungen. Neben Großprojekten gibt es viele kleine, mittelgroße und wesentlich dynamischere Projekte, die schnelle Antwortzeiten erfordern und oftmals vielen Veränderungen während der Durchführung unterliegen, auf die zeitnah reagiert werden muss. Zudem sind die Team-Mitglieder in solchen Projekten häufig keine k...

Weiterlesen

Kollaborativ, effizient & kostengünstig: Projekte mit SharePoint erfolgreich realisieren

WISSENplus
Klassische Projektmanagement-Applikationen unterstützen die Projektverantwortlichen mit Funktionen zur Planung, Verwaltung und Steuerung von Projekten, Aufgaben und Ressourcen. Weitere Funktionen dienen der Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und dem Controlling. Typische Elemente sind Projektziele und Anforderungsdokumentation, Projektpläne, Aufgabenlisten mit Aktivitäten- und Terminplanung, Fo...

Weiterlesen

Das WIRus im Virus: Mit echter Zusammenarbeit zu mehr Sicherheit & Innovation

Meetingverbot, Homeoffice, Kurzarbeit. Fehlende technische Mittel, Distanz und reduziertes Zeitbudget. Drei Bedingungen und drei Ursachen, die Zusammenarbeit gerade massiv erschweren. Dabei ist der Impuls für Solidarität und ein neues WIR das wichtigste Geschenk, das uns die aktuelle Situation macht. Wir müssen die Chance nur wahrnehmen! Denn genau hier steckt das Potenzial, das uns in schwierigen ...

Weiterlesen

Wissensarbeit mit Microsoft

WISSENplus
Die Arbeitswelt wandelt sich. In der Fertigung wie in der Büroarbeit zieht die Digitalisierung ihre Kreise. Orte und Räume werden neu gedacht. Menschen wollen sinnstiftend arbeiten. Smartphones und Tablets lassen uns über die Cloud von überall und zu jeder Zeit arbeiten. Diese Veränderung nennen Experten disruptiv, weil sie keinen Stein auf dem anderen lässt. Der Wissensarbeiter als Teil eines vernetz...

Weiterlesen

Wissensmanagement in internationalen, unternehmensübergreifenden Forschungsprojekten

WISSENplus
Das Engagement in der Forschung und Entwicklung (F&E) ist für Unternehmen zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor geworden. Projektarbeit in diesem Bereich ist durch eine starke Wissensbezogenheit gekennzeichnet und das Umfeld wird als sehr dynamisch wahrgenommen. Um der Rolle von Wissen als Erfolgsfaktor in F&E-Projekten gerecht zu werden, stellt sich für Unternehmen die Frage nach einer systematisc...

Weiterlesen

Leistungsteams statt Endlosdiskussionen! Nie wieder demotivierende Arbeitsmeetings

WISSENplus
In typisch uneffektiven Meetings sitzen die Teilnehmer in mit Tischen und Stühlen üppig ausgestatteten Räumen. Sitzungsleiter und Experten mühen sich mit Präsentationen. Das unvermeidliche „Ich überspringe jetzt mal die nächsten 15 Folien“ aus der seligen Zeit der Overhead-Projektoren hat locker überlebt und natürlich ist die Quantität der Folien immer noch umgekehrt proportional zum Erkenntni...

Weiterlesen

Die Zukunft der Forschung sichern

WISSENplus
Nicht nur Unternehmen müssen sich mit komplexen Prozessen bei einer Projektplanung auseinandersetzen. Auch Universitäten kennen das Problem. Hier stellt die Forschung, welche auf dem Projektprinzip basiert, neben der Lehre eine der Hauptaufgaben dar. Wechselnde und zeitbefristete Projekte haben zur Folge, dass Forschungstätigkeiten einem ständigen Wandel von materiellen und immateriellen Ressourcen unte...

Weiterlesen