2015/2 | Dokumentation + Kommunikation | Sharepoint

SharePoint-Integrationen für visuelles Wissensmanagement

von Steven Bashford

Microsoft SharePoint hat sich in den vergangenen Jahren immer mehr als Portal für kollaboratives Wissensmanagement im Unternehmen etabliert. Dabei stellt es mächtige Wergzeuge und Konzepte für die zentrale Ablage, Versionierung, Kategorisierung und das schnelle Wiederfinden von Informationen und Wissen zur Verfügung – um nur einige wenige Aspekte zu nennen. SharePoint ist ein Werkzeugkasten, der immer leistungsfähigere Tools für das Implementieren von Wissensmanagement-Lösungen bereitstellt. Lösungspartner, wie beispielsweise Mindjet, nutzen darüber hinaus die Möglichkeit, weiterführende Werkzeuge für in SharePoint nicht adressierte Anforderungen zu integrieren.

Herausforderung: Verteilte Informationen mit verschiedenen Wissenskontexten

Ein Aspekt, der immer mehr zum Tragen kommt, ist die Möglichkeit, Informations- bzw. Wissenspakete in unterschiedlichen Wissensbereichen aggregieren bzw. wiederverwenden zu können. In der Regel verteilen sich heute viele Informationen, die zu einem Wissensbereich gehören, über viele SharePoint-Sites und -Bibliotheken. Ziel der Aggregation ist es, zusammengehörende Informationen auch im Überblick und Zusammenhang sehen zu können, da dies für das Verständnis und die Wissensbildung elementar ist. Wichtig ist dabei sicherlich, dass Informationen nicht kopiert und Redundanzen vermieden werden.

Eine besondere Herausforderung bringen Wissensbereiche mit sich, die häufigen Änderungen unterliegen, wie z.B. bei Projekten und unseren alltäglichen Aufgaben. Hier gilt es, Wissensstrukturen zu schaffen, die alle relevanten Informationen zur Planung oder Umsetzung umfassen. Auch wenn oder gerade weil es sich dabei oftmals um sehr kurzlebige und temporäre Wissensstrukturen handelt, die nach Ablauf einer Aufgabe oder eines Projekts i.d.R. nicht mehr verwendet werden (auch wenn Dokumentation und Erfahrungsberichte von hohem Wert sein könnten).

Zwar bietet SharePoint z.B. über Web-Parts die Möglichkeit, Inhalte aus unterschiedlichen Sites oder Bibliotheken in einem Überblick zusammenzufassen. Dies erfordert aber in der Regel die Einbeziehung eines Administrators oder Site-Owners, der bei der hohen Anzahl und Frequenz solcher Benutzeranforderungen schnell an sein zeitliches Limit stößt. Und auch Web-Parts liefern nicht unbedingt die Flexibilität und Möglichkeiten, um beliebige Zusammenhänge zwischen einzelnen SharePoint-Informationselementen adäquat kombinieren und darstellen zu können.

Die Herausforderung besteht daher heute darin, Benutzer in die Lage zu versetzen, selbst Informationen schnell in einen Wissenskontext zu bringen. Gerade für die Umsetzung der vielen täglichen Aufgaben, in die immer mehr Informationen aus unterschiedlichsten Quellen einfließen, wird eine entsprechend schnelle und benutzerbezogene Aggregation von Informationen immer wichtiger. Benutzer müssen möglichst einfach und flexibel Informationen aus unterschiedlichen SharePoint-Sites oder anderen Ablageorten zusammenführen können. Außerdem ist es hilfreich, Wissen auch so darzustellen, dass es überschaubar und transparent bleibt und daraus nachhaltig Wissen bei den Benutzern entstehen kann.

Lösungsansatz: Visuelles Business-Information-Mapping

Es gibt schon seit längerem Lösungen für SharePoint, um die beschriebenen Herausforderungen zu adressieren. Eine dieser Lösungen ist MindManager Enterprise, die auf der Mindmapping-Methode basiert, aber zahlreiche Möglichkeiten für Informationsintegration, Aufgaben-Management und komplexere Darstellungsmöglichkeiten enthält. Die Wissens-Visualisierung mittels Maps umfasst das visuelle und intuitive Erfassen sowie das dynamische Strukturieren und Aufbereiten von Wissen in so genannten Wissenslandkarten oder Business-Information-Maps.

Ausgehend von einem zentralen Thema – z.B. einem Wissensbereich oder Informationen zu einer Aufgabenstellung – werden in sogenannten Unterzweigen Informationen immer weiter aufgegliedert und verfeinert, sodass sich eine visuelle Struktur ergibt, die übersichtlich und leicht verständlich ist. Die Zweige dieser Wissenslandkarten können dann nach Bedarf mit weiteren Detailinformationen, wie z.B. Textnotizen, Bildern, Symbolen, Tags und Hyperlinks, angereichert werden. Letztere erlauben u.?a. das Verlinken von SharePoint-Inhalten.

Nun ist es aber wichtig, die Informationen aus SharePoint nicht nur innerhalb einer Map zu verlinken, sondern die Inhalte auch direkt in der Map sehen zu können. Dadurch wird ein Wechsel zu den Sites und Bibliotheken, die die originalen Informationen beinhalten, vermieden und es wird möglich, Inhalte aus verteilten Informationsquellen direkt im Zusammenhang zu sehen, zu vergleichen und zu analysieren. Um dies umzusetzen, lassen sich Informationen aus SharePoint in MindManager einfach per Abfragen in eine Map integrieren, sodass ein manueller Aufwand für die Erfassung entfällt. Synchronisation sorgt dafür, dass die integrierten Informationen stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

Diese Art zu arbeiten, bietet viele Vorteile. Primäres Ziel ist es, Informationen in einem Überblick individuell erstellen und sehen zu können, um zum einen wechselseitige Abhängigkeiten und Zusammenhänge besser zu erkennen und nachhaltig verstehen zu können, und zum anderen keine Informationen, die für die Umsetzung von Projekten oder Aufgabenstellungen relevant sind, zu vergessen. Da diese bezogen auf bestimmte Aufgabenstellungen in einem visuellen Kontext auftauchen, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, etwas zu übersehen. Informationen lassen sich direkt aus dem Zusammenhang heraus finden und der sonst zeitraubende Suchaufwand für das Wiederfinden reduziert sich.

Durch die Möglichkeit, Map-Zweigen Aufgabeninformationen (Status, Priorität, Fälligkeit, Ressourcen etc.) visuell zuzuordnen, daraus Aufgaben zu generieren und diese direkt in eine SharePoint-Aufgabenliste zu übertragen oder mit dieser zu synchronisieren – beziehungsweise umgekehrt Aufgaben aus vorhandenen Aufgabenlisten in Maps (auch aggregiert) zu visualisieren, ergeben sich weitere Zusatznutzen über den Einsatz von Wissenslandkarten hinaus. Im Sinne eines „Collaborative Work Management“ lassen sich Maps nicht nur als Wissenslandkarte, sondern auch als leicht zu bedienendes Konzept- und Planungstool für Projekte – oder als Dashboard zum Visualisieren von Aufgabenschwerpunkten und Status einsetzen. Insofern sind Business-Information-Maps zugleich Projektplan als auch Wissenslandkarte.

Mit der Mapping-Methode sinkt auch die vielfach vorhandene Hemmschwelle zur Dokumentation von Wissen, da Wissen schnell und zunächst unstrukturiert in Stichworten (Zweigen) erfasst werden kann und dann per Drag&Drop in Beziehung gesetzt wird. So ergibt sich relativ schnell eine transparente und verständliche Wissensstruktur, ohne dass seitenweise Fließtext erstellt werden muss.

Komponenten der Lösung

Die Mindjet-Lösung MindManager Enterprise ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Lesen von MindManager-Maps direkt im Browser innerhalb der SharePoint-Umgebung. So können Maps problemlos allen SharePoint-Benutzern zur Verfügung gestellt werden – und jeder SharePoint-Benutzer hat ein weiteres, sehr einfach und intuitiv zu benutzendes Werkzeug zum Dokumentieren, zum Abbilden seines Wissens und zur visuellen Planung und Umsetzung von Aufgaben und Projekten zur Hand.

Über ein Mindjet Web Part lassen sich visuelle Maps auch direkt in SharePoint-Seiten einbinden, um z.B. wichtige Inhalte unmittelbar darzustellen oder um die Maps im wahrsten Sinne des Wortes als Karte zum gezielten Navigieren zu themenrelevanten oder häufig benötigten Inhalten in SharePoint zu benutzen: Eine offensichtliche Zeitersparnis und wertvolle Orientierungshilfe nicht zuletzt für unerfahrene oder gelegentliche SharePoint-Anwender, die noch nicht mit den Navigationskonzepten von SharePoint vertraut sind.

Fazit

Business-Information-Maps ermöglichen ein effektives und intuitives Wissensmanagement und eine wissensgestützte Umsetzung von Projekten. Dabei wird vor allem die Aggregation von verteilten Informationen in Wissenslandkarten adressiert. Benutzer können sich jeweils aufgabenbezogen schnell und effektiv ihre eigenen Wissenskontexte erstellen, die durch eine intuitive Visualisierung zu mehr Übersicht und Verstehen führen. Der Ansatz sorgt auch dafür, dass Benutzer Informationen schneller wiederfinden können und dass das Übersehen von relevanten Informationen vermieden wird. Zu guter Letzt führt ein einfacher und schneller Lösungsansatz auch dazu, die Hemmschwelle zur Wissensdokumentation bei Mitarbeitern herunterzusetzen.

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